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Zusammenarbeiten im Team
Startseite mal anders: Visio -Grafi ken einbinden
Wir haben ganz kurz die Vorteile der sogenannten MHT-Dateien
erwähnt. Es handelt sich hier um Webseiten, die in einer einzelnen
Datei zusammengefasst werden. Die Produkte aus der Microsoft
Offi ce-Reihe bieten diese Funktionalität bei Verwendung des Befehls
Speichern unter (dann die Option Webseite in einer Datei) an, und
sie bringt im Bereich SharePoint große Vorteile.
Am häufi gsten werden Grafi ken aus Microsoft Excel als Webseiten
in einer Datei gespeichert, sodass die Managementebene Dinge
wie »Key Performance Indicators« in einem gewöhnlichen Format
sehen kann. Diese lassen sich ja ganz einfach mithilfe des Seiten-
Viewer-Webparts einbinden und man muss die MHT-Datei einfach
im ersten Schritt hochladen.
Eine allerdings nicht so oft gesehene, aber trotzdem starke Möglich-
keit dieser Funktionalität liegt bei Microsoft Visio. Sie kennen die
Software sicherlich hauptsächlich aus dem Prozessbereich, in dem
Prozessschritte schnell und deutlich erfasst werden können. Aber
die Software lässt sich auch sehr gut dafür einsetzen, Unterneh-
mensstrukturen abzubilden. In der Abbildung auf dieser Seite sehen
Sie ein Beispiel dafür, wie so etwas aussehen könnte.
Mit Visio kann man natürlich auch Hyperlinks für die Bereiche ein-
betten und auf diese Weise lässt sich eine Grafi k als Navigationshilfe
einsetzen. So muss man nicht mehr unbedingt über die Standard-
navigation von SharePoint bestimmte Inhalte fi nden, sondern Sie
heben die wichtigsten Inhalte anhand der Visio-Grafi k hervor und
machen es für Ihre Mitarbeiter einfacher, Ihre Websitebereiche und
Daten zu fi nden.
Alle Kästchen sind visuelle
Hyperlinks zu bestimmten
Seiten
226
Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Um eine Visio-Grafi k für diesen Zweck vorzubereiten, klicken Sie
auf Datei/Als Webseite speichern. Klicken Sie dann auf die Schalt-
äche Veröffentlichen. Deaktivieren Sie alle Optionen außer Gehe
zu Seite (Navigationssteuerung) und bestätigen Sie mit OK. Die
erstellte HTML-Datei laden Sie einfach in SharePoint hoch und
verknüpfen sie wie besprochen mit einem Seiten-Viewer-Webpart.
Alternativ können Sie natürlich auch Microsoft SharePoint Desi-
gner benutzen, um Startgrafi ken zu erstellen. Viele Beispiele hierfür
nden Sie auf der Internetseite www.sharepointberater.de unter dem
Begriff »Prozesshaus«.
Übernehmen Sie diese
Einstellungen für Ihre
Visio-Datei
227
Zusammenarbeiten im Team
Verbotene Früchte
Obwohl eine solche Visio-Grafi k viele V
orteile mit sich bringt,
sollten wir vielleicht einmal kurz die Kehrseite der Medaille
betrachten. SharePoint arbeitet ja mit einem hoch entwickelten
Berechtigungskonzept . Wie Sie wissen, werden Inhalte stan-
dardmäßig nur angezeigt, wenn der Benutzer tatsächlich darauf
zugreifen darf. Sobald Sie anfangen, diese Standardnavigation mit
solchen Grafi ken zu umgehen, stehen auf einmal Verknüpfungen
da, für die ein Benutzer gegebenenfalls keine Berechtigung hat.
Sie kennen sicherlich die Geschichte von Adam und Eva aus der
Bibel, als Gott die ersten Menschen schuf und ihnen alles zur
Verfügung stellte. Nur eine Bedingung hatte er gesetzt: Dass sie
nicht von der Frucht eines bestimmten Baumes essen sollten. Sie
haben sich aber für klüger als Gott gehalten und aßen von der
verbotenen Frucht. Das Ergebnis: Sie kündigten die Beziehung
zu Gott auf und gingen ihren eigenen Weg. Dadurch sind Kriege,
Leid und Schmerzen in die Welt gekommen.
Ein ähnliches Prinzip haben wir mit SharePoint. Als Administrator
wissen Sie, dass bestimmte Benutzer nur auf bestimmte Inhalte
Zugriff haben sollten. Denn es gibt zahlreiche Benutzer, die einfach
nicht so viel Ahnung von SharePoint haben wie Sie, und sie wissen
nicht, was für Auswirkungen sie verursachen könnten. Sie klicken
wild rum (essen sozusagen von der verbotenen Frucht) und ma-
chen irgendeine wichtige Seite kaputt, weil sie die von Ihnen einge-
richtete Umgebung nicht verstehen. Aus diesem Grund müssen Sie
als Administrator das Ganze durch Berechtigungen schützen und
festlegen, von welchen Bäumen die Benutzer essen dürfen.
Haben Sie keine Angst: Selbst mit einer manuell eingerichteten
Navigation kommen unbefugte Benutzer nicht an die sensiblen
Inhalte! Der Benutzer erhält eine Fehlermeldung, dass er nicht auf
das gewünschte Dokument oder die gewünschte Seite zugreifen
darf. Aber die gleiche Gier, die Adam und Eva damals getrieben
hat, treibt auch heute jeden Menschen und auf jeden Fall den
durchschnittlichen SharePoint-Benutzer. Unserer Erfahrung nach
klicken sehr viele Benutzer auf die »verbotenen Früchte« und
verlangen Zugriff, ohne darüber nachzudenken.
Neben der Gefahr, einem Benutzer aus Versehen zu viele Rechte
zuzuweisen (was ja im Nachhinein schwierig zu überprüfen ist),
ist der Aufwand für die Administratoren nicht zu unterschätzen,
besonders wenn für jede Anfrage eine Rückmeldung gegeben
werden soll.
Die Navigationsgrafi ken sind also ein sehr mächtiges Instrument,
um die Akzeptanz von SharePoint zu erhöhen. Aber es lohnt sich,
darüber nachzudenken, welche Inhalte man dort verlinken sollte
und wie man mit dem Supportaufwand umgehen wird.
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