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Online Services in der Praxis
Recht ist ein sehr umfassendes Wissensfeld – oft ist das Wissen
jedoch nur in den Köpfen der Mitarbeiter vorhanden, sodass
andere nicht davon profi tieren können. Erstellen Sie doch ein
Wiki zum Thema »Recht«! Damit wissen alle Bescheid und es
geht keine Zeit durch eigentlich unnötige Informationssuche
verloren.
Mitarbeiter von Kanzleien sind in der Regel terminbestimmt
– ein Meeting jagt das nächste. Mit den Online Services ver-
walten Sie Termine online, behalten den Überblick, sehen alle
Mitarbeiter in einer Ansicht und wissen damit genau, wer wann
wo steckt.
Eine Akte kann geschlossen werden? Dann folgt jetzt die Rech-
nungsstellung und Erfassung der Umsätze und Kosten. Kein
Problem mit den Online Services – gleichzeitig können Sie
auch schauen, wie viel Umsatz Sie generell in diesem Jahr oder
mit einem bestimmten Mandanten gemacht haben. Oder Sie
schauen, wie viel Gewinn nur Sie allein der Kanzlei eingebracht
haben. Durch die umfangreichen Berichtsmöglichkeiten stehen
Ihnen viele Türen offen.
ROI durch Formulare – unbezahlbar!
»Onlineformulare im Unternehmen«. Das mag sich für den ein oder
anderen utopisch oder für »zu viel« anhören. In Wirklichkeit aber
sind Onlineformulare auch im kleinen Stil eine wirkliche Arbeits-
erleichterung und bringen vor allem einen Zeitgewinn mit sich. Die
Erfassung geht in Minutenschnelle – per Hand schreibt man vieles
nicht so schnell – und die Formulare sowie die darin enthaltenen
Formulardaten stehen anschließend zur weiteren Bearbeitung
sowohl für die Mitarbeiter als auch zu Auswertungszwecken zur
Verfügung.
Sicherlich: Kommunikation ist alles – dennoch muss man defi nitiv
nicht alle Belange persönlich beispielsweise mit dem Vorgesetz-
ten ausdiskutieren, mit dem Ergebnis, dass sich sowieso einer der
Beteiligten Notizen machen muss, um sich um das Besprochene zu
kümmern.
Typisches Beispiel sind Urlaubsanfragen, Supportanfragen oder
immer wiederkehrende Prozesse beispielsweise beim Eintritt neuer
Mitarbeiter ins Unternehmen. Auf diese drei Szenarien möchten wir
im Folgenden noch etwas genauer eingehen.
Das Urlaubsformular
Mit dem Urlaubsformular können Mitarbeiter ihren Urlaub bei
einem Vorgesetzten beantragen, ohne vorher nach einem Termin
zur persönlichen Abstimmung schauen zu müssen. Wie funktioniert
das?
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zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Interessant ist im ersten Schritt, dass der Name des Mitarbeiters au-
tomatisch eingetragen wird, da das Formular erkennt, welcher Be-
nutzer aktuell angemeldet ist. Die weiteren Daten zum Antragsteller
wie Telefonnummer, Abteilung, Vorgesetzter oder Urlaubsanspruch
in Tagen werden ebenfalls aus einer im Hintergrund angelegten
Liste übernommen – beispielsweise aus der Mitarbeiterliste.
Über eine Datenverbindung wird dabei der Name des Antragstel-
lers mit der Mitarbeiterliste verglichen und die Daten aus der Liste
werden in das Formular übertragen.
Als Nächstes füllt der Antragsteller die restlichen Felder aus und
gibt damit den Tag des Urlaubsbeginns und des -endes ein. Sollte es
sich um einen Sonderurlaub handeln, so kann auch das angegeben
werden.
Danach wird der Antrag durch den Antragsteller abgesendet und in
einer Bibliothek gespeichert.
Die vom Mitarbeiter ausgefüllten Felder im Bereich beantragter
Urlaub sind nach dem Absenden schreibgeschützt, damit keine
Änderungen am Formular mehr vorgenommen werden können.
Per hinterlegtem Workfl ow wird dann eine E-Mail an den entspre-
chenden Vorgesetzten verschickt, sodass dieser gleich sieht, dass ein
neuer Urlaubsantrag eingegangen ist. Diesen muss der Vorgesetzte
nun genehmigen oder – im schlechtesten Fall – ablehnen.
Nach dem Genehmigungsvorgang des Vorgesetzten wird dem
Antragsteller ebenfalls über einen Workfl ow eine E-Mail mit dem
Ergebnis seines Antrags geschickt.
Ist der Urlaub genehmigt, so werden die in Anspruch genommenen
Tage von den verfügbaren Tagen des entsprechenden Mitarbeiters in
der Mitarbeiterliste abgezogen. Handelt es sich dagegen um Sonder-
urlaub, so werden die Tage nicht abgezogen.
Kurz, knapp & knackig – das
Urlaubsformular für Ihre
Mitarbeiter

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