Einfach online zusammenarbeiten mit den Microsoft Online Services

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Einfach online

zusammenarbeiten

mit den

Microsoft Online Services

Um die SharePoint-Site zu öffnen, klicken Sie in der Navigations-

leiste auf Diensteinstellungen/SharePoint Online und dann auf den

Link Zur Website in der Spalte Website anzeigen (11).

Wer darf was – arbeiten mit Berechtigungen

Die SharePoint-Website ist angelegt – bisher haben jedoch nur Sie

Zugriff auf die Seite. Sie möchten aber, dass auch Ihre Mitarbeiter

mit den Dokumenten arbeiten. Dabei ist es Ihnen wichtig, dass

diese nicht aus Versehen gelöscht werden können. Um das zu steu-

ern, müssen Sie Berechtigungen vergeben:

1. Wechseln Sie, um weiteren Benutzern Zugriff auf die Share-

Point-Site zu geben, wieder zur Seite Diensteinstellungen.

Öffnen Sie dort den Bereich SharePoint Online.

2. Klicken Sie unter Website verwalten auf den Eintrag Websiteein-

stellungen.

Das Anlegen der SharePoint

Online-Websitesammlung

war erfolgreich? Glück-

wunsch!

Öffnen Sie die SharePoint-

Site, um die Richtigkeit zu prüfen

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10

Über die Website-

einstellungen geben Sie

Benutzern Berechtigungen

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Los geht’s! Der Weg zur Kommunikation

3. Es öffnet sich eine neue Seite, die Ihnen eine Vielzahl an Einstel-

lungsmöglichkeiten in Ihrem SharePoint zur Verfügung stellt.

Zum Einstellen der Benutzerberechtigungen ist jedoch lediglich

der Bereich Benutzer und Berechtigungen relevant. Klicken Sie

auf den Eintrag Benutzer und Gruppen.

4. Es öffnet sich eine Übersicht von den zurzeit berechtigten

Benutzern. Wie Sie der Abbildung entnehmen können, ist das

aktuell nur der Benutzer Admin sowie ein Systembenutzer, den

SharePoint für einige interne Funktionen benötigt. Um weitere

Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf Neu.

5. Klicken Sie im Bereich Benutzer/Gruppen auf das Adressbuch-

symbol Durchsuchen. Dies ist der einfachste Weg, neue Benutzer

hinzuzufügen.

6. Ist das Adressbuch geöffnet, können Sie dort nach einem Namen

oder auch nur nach Teilen des Namens suchen. Alternativ kön-

nen Sie hier auch eine Abteilung eingeben. Klicken Sie auf das

Symbol mit der Lupe, um die Suche zu starten.

7. Markieren Sie den gewünschten Benutzer im Ergebnisfeld der

Suche und klicken Sie auf die Schaltfl äche Hinzufügen. Klicken

Sie abschließend auf die Schaltfl äche OK.

7

6

4

3

Legen Sie neue Benutzer

an oder bearbeiten Sie die

bereits bestehenden

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Einfach online

zusammenarbeiten

mit den

Microsoft Online Services

8. Legen Sie im nächsten Schritt fest, welche Berechtigungen der

oder die neuen Benutzer haben soll(en). Aktivieren Sie entspre-

chend eines der Kontrollkästchen Vollzugriff, Entwerfen, Teilneh-

men oder Lesen.

9. Haben Sie die gewünschte Berechtigungsstufe aktiviert, können

Sie noch festlegen, ob die entsprechenden Benutzer eine Be-

nachrichtigung über ihre neue Berechtigung bekommen sollen.

Hier können Sie gegebenenfalls noch zusätzliche Informationen

eingeben, die dann in der E-Mail enthalten sind.

10. Bestätigen Sie Ihre Angaben durch Klicken auf die Schaltfl äche

OK.

Inwieweit unterscheiden sich die Berechtigungs-

stufen?

■ Ein Benutzer mit »Vollzugriff« hat alle Berechtigungen auf der

SharePoint-Sit

e. Er kann anderen Benutzern Berechtigungen

zuweisen, die SharePoint-Seiten bearbeiten, den Aufbau ver-

ändern und Listen erstellen und löschen. Diese Berechtigung

sollte nur an Administratoren oder entsprechend geschulte

Mitarbeiter vergeben werden.

■ Der Benutzer mit der Berechtigung »Entwerfen« kann zwar den

Aufbau der SharePoint-Seiten verändern und Listen erstellen,

allerdings keine Listen löschen, die er nicht selbst angelegt hat.

Außerdem kann er keinen Teilnehmern Berechtigungen geben.

Diese Berechtigung ist besonders wichtig für Personen, die mit

der Anpassung des SharePoints betraut sind.

■ Die Berechtigung »Teilnehmen« ist für Personen gedacht, die

mit der SharePoint-Site arbeiten dürfen. Sie können Listen

bearbeiten, dort Eingaben vornehmen und löschen. Allerdings

können sie keine eigenen Listen anlegen oder löschen.

■ »Lesen« ist für Personen gedacht, die selbst nichts an der Site

verändern dürfen, aber die Daten auf der Site einsehen können

sollen. Diese Berechtigungsstufe ist z.B. für Personen mit Infor-

mationenrecht innerhalb der Firma gedacht.

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