O'Reilly logo

Einfach online zusammenarbeiten mit den Microsoft Online Services by Björn Brand, Steven Greenhill, Helmut Reinke

Stay ahead with the world's most comprehensive technology and business learning platform.

With Safari, you learn the way you learn best. Get unlimited access to videos, live online training, learning paths, books, tutorials, and more.

Start Free Trial

No credit card required

108
Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
E-Mail und Kalender
Microsoft Outlook, basierend auf dem Exchange Server, nimmt
sicher eine zentrale Stellung bei der Zusammenarbeit ein – egal ob
als Windows-Client oder als Webaccess-Anwendung.
Tag 1 – E-Mail und Kalender
Brian verwendet die für ihn konfi gurierte Microsoft Online Services -
Anmeldung, um Microsoft Outlook 2007 zu starten. Mit einem Klick
auf E-Mail und Kalender (1) öffnet sich das auf seinem Arbeitsplatz
bereits installierte Microsoft Offi ce Outlook 2007 automatisch.
Wir gehen bei unserem Buchszenario davon aus, dass auf den
Arbeitsplätzen der Firma SharePoint Online Microsoft Offi ce 2007
mit den Programmen Outlook 2007 und Word 2007 installiert
ist. Für die Verwendung von E-Mail und Kalender steht alternativ
auch Microsoft Of ce Outlook Web Access zur Verfügung, des-
sen Anwendung wir im Verlauf unserer Geschichte noch näher
beschreiben werden.
Durch den Einsatz der Microsoft Online Services steht Brian und
seinen Kollegen eine komplett vernetzte Outlook-Umgebung zur
Verfügung. Brian kann
Termine planen,
Aufgaben managen,
E-Mails empfangen, verfassen und versenden,
Konferenzräume des Unternehmens buchen,
Teamkalender zusammenstellen,
automatische Regeln erstellen,
Abwesenheits- und Stellvertretungsfunktionen nutzen …
Diese Liste könnte man noch beliebig weiterführen. Vielleicht
kennen Sie Outlook bereits von Ihrem Arbeitsplatz oder Ihrem
Computer zu Hause. Mit den Online Services steht Ihnen nahezu
der gesamte Funktionsumfang eines Microsoft Exchange Server zur
Verfügung. Dieser ermöglicht die sichere Speicherung und Synchro-
nisation aller Postfächer, den E-Mail-Transport und die vernetzte
Zusammenarbeit.
1
109
Kommunikation im Team
Gehen Sie auf Entdeckungsreise! In diesem Buch zeigen wir Ihnen
Funktionen, von denen wir glauben, dass sie für Sie interessant
sind. Die Online Services halten mit minimalem administrativem
Aufwand fast alle Funktionen eines »großen« Exchange Server
bereit.
Möchten Sie sich noch intensiver mit den Themen Outlook und
Exchange Server befassen, dann schauen Sie auf den folgenden
Internetseiten nach:
Microsoft Outlook 2007: http://of ce.microsoft.com/de-de/outlook/
FX100487751031.aspx
Microsoft Exchange Server: http://www.microsoft.com/germany/
exchange/default.mspx
Doch zurück zu Brian, der gerade seinen E-Mail-Eingang kontrol-
liert und eine Angebotsanfrage vorfi ndet:
Bereits an dieser Stelle spielen die Online Service mit ihren kombi-
nierten Kommunikationsdiensten ihre Stärken voll aus. Brian sieht
auf den ersten Blick, dass sein Kollege
Dirk Diestelhorst verfügbar ist (1) und
dass er ihn direkt per Offi ce Communi-
cator ansprechen könnte, falls er Fragen
zur aktuellen E-Mail hat.
Der Outlook 2007-Postein-
gang von Brian Smith
Outlook 2007 mit Offi ce
Communicator-Status
1
110
Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Zu diesem Zeitpunkt hat Brian alle Informationen, die er braucht,
um ein Angebot für den Kunden zu erstellen. Zum Abschluss stellt
er das fertige Angebot als Word-Datei in einer dafür vorgesehenen
Dokumentbibliothek des unternehmenseigenen SharePoint-Portals
bereit. Das funktioniert folgendermaßen:
1. Brian öffnet den Bereich Unternehmensportal der Online Ser-
vices.
Hier bekommt er die zur Verfügung stehenden Dienste und
auch das Microsoft SharePoint Online-Unternehmensportal
angezeigt (2).
2. Brian klickt im Bereich Firmenintranet den Hyperlink Share-
Point Online an (
3) und gelangt so zum Firmenintranet (4), das
in den Kapiteln zuvor bereitgestellt, konfi guriert und angepasst
wurde.
Durch das Hinzufügen der Webadresse in die Favoriten des
Internet Explorer oder ein beliebiges anderes Programm, kann
der Zugriff auf das Firmenintranet noch schneller durchgeführt
werden. Auch alle anderen Bereiche können mit dieser Methode
noch schneller erreicht werden.
3. Hier hat Brian die Möglichkeit, die Datei mit dem Angebot
bereitzustellen. Hochladen, direkt aus Word nach SharePoint
speichern und viele andere Möglichkeiten stehen zur Verfügung.
Brian lädt das Dokument in die Bibliothek hoch.
3
2
1
111
Kommunikation im Team
4. Was hat das Ganze denn nun mit E-Mail und Kalender zu tun?
Ganz einfach: Brian klickt auf den Menüpunkt Aktionen (5) und
dann auf Verbindung herstellen mit Outlook (6), um die Doku-
mentbibliothek mit seinem Outlook 2007 zu verbinden.
Das Firmenintranet der
Firma SharePoint Online
6
4
5
Diese Funktion ist erst ab der Ver-
sion 2007 von Outlook verfügbar.
Sie können mit den Online Services
aber auch ältere Versionen von
Outlook verwenden.
6
112
Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
5. Sicherheit spielt eine große Rolle. Im Internet Explorer muss
Brian das Öffnen seiner Outlook-Anwendung durch die Intra-
netseite zulassen (7).
6. Auch seinem Outlook muss Brian dann noch die Verbindung
zur Webseite bestätigen (8).
Anschließend steht die Dokumentbibliothek in Outlook 2007 bereit
(9) und wird für unterwegs, auf einem Laptop, sogar automatisch
synchronisiert.
Der Vorteile des beschriebenen Vorgangs liegen auf der Hand:
Brian hat auch unterwegs, z.B. auf seinem Laptop, alle Dateien
zur Verfügung.
Es gibt keine dezentrale Datenablage und somit wissen alle über
den aktuellen Stand des Dokuments Bescheid.
Das Dokument »v
erstopft« keine Postfächer, durch Weiterlei-
tungen etc.
Sie müssen der Website
das Starten Ihres lokalen
Outlook-Programms
gestatten
Auch Outlook möchte
auf Nummer sicher gehen
8
7

With Safari, you learn the way you learn best. Get unlimited access to videos, live online training, learning paths, books, interactive tutorials, and more.

Start Free Trial

No credit card required