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Einfach online zusammenarbeiten mit den Microsoft Online Services by Björn Brand, Steven Greenhill, Helmut Reinke

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Kommunikation im Team
Tag 3 – E-Mail und Kalender
Am Schluss unserer Geschichte treffen sich Nina, Brian und Dirk in
Frankfurt zu einem Gespräch über das weitere Vorgehen nach dem
Versand des Angebots. Nina übernimmt es, die anfallenden Aufga-
be n zu protokollieren, zuzuweisen und zu überwachen. Das ist mit
Unterstützung von Outlook ganz einfach.
1. Nina erstellt in ihrem Outlook-Client eine neue Aufgabe.
2
1
2. Sie klickt auf Aufgabe zuweisen (2) und weist sie Dirk zu. Durch
die von den Online Services zur Verfügung gestellte Benutzer-
verwaltung sind alle Kollegen in der Globalen Adressliste leicht zu
nden (3).
3. Nach einem Klick auf Senden (4) wird die Aufgabe dem Postfach
von Dirk zugestellt (5).
4
3
Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
4. Dirk kann auf die Aufgabe nun mit Zusagen oder Ablehnen
reagieren (6). Er klickt auf Zusagen. Damit wird die Aufgabe au-
tomatisch in die Aufgabenliste von Dirks Postfach eingetragen.
Des Weiteren erhält Nina eine Zusage, die ebenfalls automatisch
protokolliert wird.
6
5
Ninas Aufgabe in Dirks
Posteingang
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121
Kommunikation im Team
5. Ändert Dirk den Status der zugewiesenen Aufgabe, z.B. auf
Erledigt, wird Nina automatisch benachrichtigt und die Aufgabe
in ihrem Outlook-Postfach ebenfalls aktualisiert (7).
Diese Vorgehensweise funktioniert, wie bei allen anderen Beispielen,
natürlich nicht nur mit einer einzigen Aufgabe und einem Kollegen,
sondern mit beinahe unbegrenzt vielen Daten und in alle Rich-
tungen. Durch die Vernetzung der Postfächer untereinander kann
nichts verloren gehen.
Kommen wir nun zur letzten Funktion des dritten Tages. Vielleicht
haben sich diejenigen, die Outlook bereits als »Insellösung« verwen-
den, schon einmal darüber geärgert, dass die folgenden Funktionen
einfach nicht realisierbar sind, wenn der eigene Computer nicht
ständig läuft:
Verwendung des Abwesenheits-Assistenten
Nutzung von Weiterleitungs- und Sortierregeln
Das ändert sich mit dem Einsatz der Online Services. Im Folgenden
ein kleines Beispiel aus der Sicht unseres Protagonisten Brian Smith.
7
Der aktualisierte Aufgaben-
status von Dirk in Ninas
Postfach
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Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Brian hat das letzte Meeting des Tages in Frankfurt erfolgreich hin-
ter sich gebracht. Morgen hat er einen Tag frei. Obwohl sein Out-
look-Postfach morgen nicht verwendet wird, will er, dass Kollegen
und Kunden informiert sind.
1. Brian aktiviert den Abwesenheits-Assistenten seines Outlook
2007-Postfachs, indem er im Menü Extras den Befehl Abwesen-
heits-Assistent aufruft.
2. Er konfi guriert Datum und Uhrzeiten, an denen der Abwesen-
heits-Assistent aktiv sein soll (2), und schreibt einen Text für die
Kollegen (3). Außerdem formuliert er noch einen weiteren Text
für alle Empfänger Außerhalb meiner Organisation (4).
1
123
Kommunikation im Team
3. Brian bestätigt die Konfi guration mit OK, beendet Outlook
und fährt seinen Computer herunter. Den Rest übernimmt der
zentrale Mailserver der Online Services.
Zusammenfassung Tag 3 – E-Mail und Kalender
So, Brian Smith und seine Kollegen haben jetzt ihren Job getan. Die
Erkenntnisse, die Sie aus dem dritten Tag im Bereich E-Mail und
Kalender ziehen sollten, sind folgende:
Durch die konsequente Vernetzung der Outlook-Postfächer
wird das zuv
erlässige und schnelle Delegieren von Elementen
(Termine, Aufgaben, E-Mails etc.) möglich.
Regeln und Benachrichtigungen funktionieren auch bei abge-
schaltetem Outlook.
Der Abwesenheitstext für die
Kollegen von Brian
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3
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