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Einfach online zusammenarbeiten mit den Microsoft Online Services by Björn Brand, Steven Greenhill, Helmut Reinke

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Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Webkonferenzen
Bei Telefonkonferenzen sprechen mehrere Menschen miteinander,
die räumlich voneinander entfernt sind. Bei Videokonferenzen kann
man sich bzw. besprochene Gegenstände gegenseitig sehen. Bei
Webkonferenzen kommt dazu noch die Möglichkeit, gemeinsam am
Computer zu handeln, beispielsweise ein Dokument zu bearbeiten.
Diese Technologie hat sich bereits weit verbreitet und wird immer
häufi ger benutzt.
Tag 1 – Webkonferenzen
An diesem Tag in unserer Geschichte fi ndet noch keine Webkonfe-
renz statt.
Tag 2 – Webkonferenzen
Nina und Brian wollen das Angebot für Contoso noch etwas »auf-
peppen« und verändern in einer gemeinsamen Webkonferenz das
Layout. In diesem Teil unserer Geschichte kommt der Live Meeting-
Dienst zum Einsatz. Mit Microsoft Offi ce Live Meeting erhalten die
Anwender der Microsoft Online Services folgende Möglichkeiten:
Durchführung von Webkonferenzen mit internen oder externen
Teilnehmern
Die maximale Anzahl der Teilnehmer hängt vom jeweils gebuch-
ten Leistungspaket ab. Im Standardpaket sind bis zu 15 gleichzei-
tige Teilnehmer in einer Konferenz möglich.
Freigabe von Desktops, Präsentationen und anderen Daten
während der Konferenz
Verwendung von Webkameras (z.B. Microsoft RoundTable)
Für die Verwendung von Audiofunktionen wird derzeit ein wei-
terer Telefonprovider benötigt, der vom Administrator Ihrer Online
Services konfi guriert werden kann. Technisch ist Microsoft Offi ce
Live Meeting in der Lage, Audiofunktionen und -konferenzen
zu unterstützen. Diese Funktionalität wird jedoch momentan in
Deutschland nicht angeboten.
Planung von Webkonferenzen mit der webbasierten Live
Meeting-Konsole
Durchführung von spontanen Webkonferenzen aus dem Offi ce
Comm
unicator heraus (wird im folgenden Szenario beschrie-
ben)
Aufzeichnung der durchgeführten Webkonferenzen zur späteren
Verw
endung z.B. als »Webinar «-Aufzeichnung für Kollegen, die
nicht live teilnehmen konnten
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Kommunikation im Team
Die Aufzeichnung erfolgt auf einem oder mehreren der teilneh-
menden lokalen Rechner, sofern der Administrator der Online
Services diese Funktion erlaubt hat. Eine Aufzeichnung auf
dem zentralen Verwaltungsserver ist technisch möglich, wird in
Deutschland aber derzeit nicht angeboten.
Brian verwendet den Offi ce Communicator , um eine Webkonferenz
mit Nina zu aktivieren.
1. Er öffnet das Kontextmenü zum Eintrag von Nina Lotz in
seinem Offi ce Communicator und wählt Jetzt Besprechung über
Live Meeting-Dienst abhalten.
2. Daraufhin erhält Nina eine Einladung zur Besprechung, die sie
annimmt.
Start eines Live Meetings
über das Kontextmenü
des Offi ce Communicator
Einladung zur Live Meeting-
Besprechung auf Ninas
Computer
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Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
3. Die webbasierte Live Meeting-Konsole startet und Nina wird
aufgefordert, ihren Namen anzugeben, um sich in der Bespre-
chungslobby zu registrieren.
Die Besprechungslobby ist vor allem für Webkonferenzen interes-
sant, die einen festen Starttermin haben. Wenn Webkonferenzen
mit mehreren Moderatoren stattfi nden, können die eingeladenen
Teilnehmer nach Abschluss der Vorbereitungen »hereingelassen«
werden.
4. Nina wartet nun darauf, dass Brian sie aus der Lobby »abholt«.
Die Besprechungslobby ist in
unserem Szenario aktiviert,
kann aber vom Administrator
der Online Services auch de-
aktiviert werden, sodass man
sofort in die Webkonferenz
durchgestellt wird.
4
3
127
Kommunikation im Team
5. Brian klickt in der Menüleiste auf Besprechung und holt Nina
aus der Lobby ab.
Bei aktivierter Lobby kann es schon mal passieren, dass Sie
vergessen, einen Teilnehmer abzuholen. Behalten Sie also die
Besprechungslobby im Auge, vor allem zu Beginn einer Konferenz.
Benötigen Sie die Lobby nur selten, bitten Sie Ihren Administrator,
diese Funktion standardmäßig abzuschalten.
6. Nachdem Brian Zugriff gewähren (6) angeklickt hat, bekommt
Nina signalisiert, dass sie an der Besprechung teilnehmen kann
(7); siehe Abbildung nächste Seite.
6
5
Besprechungslobby –
Zugriff gewähren
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Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Beide Teilnehmer sind nun im virtuellen Konferenzraum miteinan-
der verbunden (8).
Je nachdem, welches Live Meeting-Fenster wir nun betrachten, ste-
hen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung. Genau genommen
hat Brian als Referent bzw. Moderator einige Funktionen mehr zur
Verfügung als Nina. Er kann Nina jedoch jederzeit mit der Funk-
tion Als Referenten höher stufen (9) ebenfalls erweiterte Funktionen
gewähren.
Bevor unsere Geschichte weitergeht, werfen wir einen Blick auf die
wichtigsten Funktionen des Microsoft Offi ce Live Meeting -Fensters.
Live Meeting – Teilnehmer-
status aus Brians Sicht
Brian kann Nina den Refe-
rentenstatus geben
9
8
7

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