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Einfach online zusammenarbeiten mit den Microsoft Online Services by Björn Brand, Steven Greenhill, Helmut Reinke

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Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Sofortnachrichten
Den Begriff »chatten« kennt inzwischen jeder, der in irgendeiner
digitalen Form in der modernen Welt unterwegs ist. Im Internet
gibt es zahlreiche kostenlose Tools für diesen Zweck, von Microsoft
beispielsweise den Windows Live Messenger. In den Online Services
nimmt der Offi ce Communicator diese Rolle ein.
Tag 1 – Sofortnachrichten
Brian hat eine E-Mail mit einer Angebotsanfrage erhalten und
möchte das Angebot nun ungestört ausarbeiten. Er teilt seinen Kol-
legen durch eine Statusänderung seines Offi ce Communicator mit,
dass er momentan nicht gestört werden möchte (1).
Der Offi ce Communicator verfügt über zahlreiche sinnvolle Status-
meldungen , die sogar mit dem Zustand des Computers und dem
jeweiligen Outlook-Kalender automatisch abgeglichen werden. Ist
der Computer gesperrt, weil Sie sich gerade nicht an Ihrem Arbeits-
platz befi nden, dann schaltet der Communicator beispielsweise
automatisch auf Abwesend.
Verwenden Sie die Optionen des Offi ce Communicator, um auto-
matische Statusmeldungen für Ihre Bedürfnisse einzurichten. Sie
nden das betreffende Menü links oben im Fenster des Commu-
nicator neben dem Programmlogo (
2).
2
1
135
Kommunikation im Team
Die Parameter für eine solche »Sperre« können ebenfalls in den
Optionen des Offi ce Communicator verändert werden (4).
Nachdem Brian die Ausarbeitung seines Angebots fertiggestellt hat,
möchte er Dirk noch nach dem vom Kunden gewünschten Lie-
fertermin fragen. Er beschließt, Dirk via Offi ce Communicator zu
kontaktieren.
Mit dem Einsatz des Offi ce Communicator sollten unbedingt auch
Änderungen des Kommunikationsverhaltens im Unternehmen
etabliert werden. Hierzu zählen u.a. folgende Verhaltensweisen:
Beachtung der Onlinestatusmeldungen der Kollegen
Intelligente Wahl des Kommunikationsmittels (E-Mail, Telefon,
Offi ce Communicat
or etc.) je nach Bedarf
Unbedingte Vermeidung von doppelten Nachrichten mit glei-
chem Inhalt über mehrere Kommunikationsmitt
el hinweg
Beachten Sie auch, dass es einige Zeit in Anspruch nehmen kann,
bis sich alle Mitarbeiter an die neuen Kommunikationsmethoden
gewöhnt haben.
4
3
Nachdem Brian seinen Status auf Nicht stören gestellt hat, können
ihm die Kollegen keine Sofortnachrichten mehr schicken (3).
136
Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Mit einem Doppelklick auf den Namen von Dirk Diestelhorst
beginnt Brian die Unterhaltung (5).
Auf Dirks Computer erscheint eine Meldung (
6). Übrigens:
Es spielt in diesem Fall keine Rolle, dass Brian Nicht stören aktiviert
hat, er kontaktiert schließlich von sich aus Dirk, der Verfügbar ist.
Dirk klickt die Meldung an und es entsteht eine kurze Unterhal-
tung . Den Beginn dieser Unterhaltung sehen Sie in der Abbildung
(7).
7
6
5
Meldung auf dem
Computer von Dirk
Verlauf der kurzen
Unterhaltung
137
Kommunikation im Team
Brian hat jetzt alle Informationen, um das Angebot fertigzustellen.
Das alles hat er schnell und ohne einen zeitaufwendigen Telefon-
anruf oder eine Mail, auf deren Antwort er hätte warten müssen,
erledigt. Der Offi ce Communicator beschleunigt also den Informa-
tionsaustausch und die Entscheidungsfi ndung im Unternehmen.
Die Wahl des Kommunikationsmittels sollte natürlich den Inhalt
der benötigten Informationen berücksichtigen. Eine intensive Dis-
kussion über das erstellte Angebot via Offi ce Communicator wäre
sicher nicht zweckmäßig.
Zusammenfassung Tag 1 – Sofortnachrichten
Am Ende des ersten Tages unserer Geschichte haben Sie die fol-
genden Möglichkeiten des Offi ce Communicator kennengelernt:
Cleverer Einsatz von Statusmeldungen
Verwendung der Sofortnachrichtenfunktion
Brian schickt das fer
tige Angebot als Word-Dokument per E-Mail
mit Outlook an Dirk und macht zufrieden Feierabend.
Verwendung von Emoticons
Halt, Stopp!
Echte Online Services-Profi s verschicken ein
Word-Dokument natürlich nicht per E-Mail
an einen Kollegen, sondern stellen es in
einer SharePoint-Bibliothek bereit. Das spart
Platz im Postfach und ermöglicht die weitere
Zusammenarbeit. Wie das am besten funk-
tioniert, können Sie am Ende des Abschnitts
»Tag 1 – E-Mail und Kalender«, Seite 110 ff.
nachlesen.
Emotionen zeigen
Der zielgerichtete Einsatz von sogenannten
»Emoticons « in einer Unt
erhaltung bietet sich
an, um Emotionen und Gedanken während
einer Unterhaltung mitzuteilen. Vor allem
lockern sie die bei vielen am Anfang unge-
wohnte Art dieser schriftlichen Konversation
auf.

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