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Einfach online zusammenarbeiten mit den Microsoft Online Services by Björn Brand, Steven Greenhill, Helmut Reinke

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Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Tag 2 – Sofortnachrichten
Brian startet am Morgen seinen Rechner. Weil der Offi ce Commu-
nicator so konfi guriert ist, dass er automatisch aktiviert wird, kann
Brian sofort den Onlinestatus seiner Kollegen sehen. Er ruft Dirk
Diestelhorst an, um mit ihm ein Audiogespräch zu beginnen.
Am Tag zuvor haben wir gesehen, dass schriftliche Unterhaltungen
mit Sofortnachrichten durchgeführt werden können. Heute verwen-
det Brian die Funktion Communicator-Anruf, um eine Sprachver-
bindung herzustellen.
1. Brian klickt das entsprechende Symbol an.
Die Audiofunktion kann nur genutzt werden, wenn die Teilnehmer
über Lautsprecher und Mikrofon, vorzugsweise ein Headset, an
ihren Arbeitsplätzen verfügen. Oft genügt auch die Multimedia-
Ausstattung eines Laptops. Vor dem intensiven Einsatz sollte die
Qualität der Ausrüstung und der Verbindung zwischen den Stand-
orten getestet werden.
Mit den Microsoft Online Services ist derzeit eine 1-zu-1-Audio-
verbindung möglich, sogenannte Audiokonferenzen (sprich: mehr
als zwei Teilnehmer) sind momentan weder in Offi ce Communi-
cator noch in Offi ce Live Meeting in Deutschland freigeschaltet.
Es bleibt abzuwarten, wie die Dienste zukünftig erweitert werden.
Greifen Sie bitte für Audiokonferenzen auf einen der zahlreichen
in Deutschland verfügbaren Telefonkonferenzanbieter zurück. Die
Kombination mit den Microsoft Online Services ist problemlos
möglich.
Die ergänzende Verwendung von Webkameras ist bei beiden
Lösungen möglich!
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Dirk ist als Einziger verfügbar
Wenn es mehr zu besprechen
gibt, hilft ein Anruf
1
139
Kommunikation im Team
2. Der Anruf wird bei Dirk signalisiert: »Es klingelt!«
3. Dirk nimmt das Gespräch mit einem Mausklick an.
4. Brian und Dirk unterhalten sich wie an einem normalen Telefon
miteinander. Der Onlinestatus beider Gesprächsteilnehmer än-
dert sich automatisch. Somit sind die anderen Kollegen darüber
informiert, dass gerade ein Gespräch stattfi ndet, sodass sie keine
vergeblichen Anrufe starten werden. Ein echter Zeitkiller in
Unternehmen wird hiermit eliminiert!
5. Brian und Dirk tauschen einige Ideen am »Telefon« aus und be-
schließen, Nina zu fragen, ob sie noch Änderungen am Angebot
vornehmen möchte.
Es ist zwar keine Konferenz per Communicator-Anruf möglich,
aber eine Unterhaltung mit Sofortnachrichten kann mit beliebig
vielen Teilnehmern gleichzeitig geführt werden.
6. Brian fügt Nina einfach per Drag & Drop der Unterhaltung mit
Dirk hinzu.
4
3
2
Alle Kollegen können sehen,
dass Brian und Dirk zurzeit
nicht ansprechbar sind
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Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
7. Jetzt können sich alle drei (schriftlich) unterhalten und stimmen
das weitere Vorgehen ab.
8. Brian beendet die Konferenzunterhaltung, indem er das Fenster
schließt.
Ein Ausschnitt aus der
Konferenzunterhaltung zwi-
schen Brian, Nina und Dirk
Per Drag & Drop werden
Nina und Dirk von Brian
in eine Unterhaltung
einbezogen
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6
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Kommunikation im Team
Zusammenfassung Tag 2 – Sofortnachrichten
An diesem Tag haben Sie gesehen, dass es mit dem Offi ce Com-
municator ganz einfach möglich ist, die Teamkommunikation zu
optimieren. Folgende Funktionen haben Sie kennengelernt:
Einsatz des Offi ce Co
mmunicator als unternehmensinternes
Telefon
Weitere Funktionen der Onlinestatusmeldungen
Verwendung des Offi ce Communicator für eine Konferenz-
unterhaltung (Online-Chat)
Tag 3 – Sofortnachrichten
Brian nutzt kurz vor dem Flug nach Frankfurt noch eine weitere
interessante Funktion des Offi ce Communicator, die »Statusnotiz «.
Brian trägt »Flug von London nach Frankfurt« in das Notizfeld ein
(1). Bei Nina Lotz sieht er, dass sie sich bereits im Meeting mit der
Geschäftsführung befi ndet. Sie hat offensichtlich auch ihre Status-
notiz gepfl egt, erkennbar an dem kleinen Notizzettel-Symbol (2).
Steht der Mauszeiger darüber, erscheint die Statusmeldung (3). Der
letzte Status bleibt natürlich auch erhalten, wenn Sie gerade offl ine
sind, so wie Brian gleich im Flugzeug.
Die eben beschriebene Funktion wird häufi g unterschätzt. Wenn sie
jedoch Einzug in die Kommunikationskultur Ihres Unternehmens
gehalten hat, dann erspart sie viel Zeit und Nerven.
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2
1
Brians Offi ce Communi-
cator – Statusnotiz

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