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Einfach online zusammenarbeiten mit den Microsoft Online Services by Björn Brand, Steven Greenhill, Helmut Reinke

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Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Im Englischen redet man oft vom Unterschied zwischen »data«
(Daten bzw. Fakten) und »information« (Informationen). Denn bei
»data« reden wir nur von Zahlen oder Einträgen in einer Liste, die
getrennt von der Praxis sind und die uns nicht wirklich weiterbrin-
gen. Der Begriff »information« impliziert im Gegensatz dazu einen
Bezug: Diese Informationen sind für einen Zweck bestimmt.
Und das Gute in SharePoint: Sie können den Zweck selber defi nie-
ren und somit harte Fakten in für Sie nutzbare Informationen um-
wandeln. Dies erreichen Sie durch die Nutzung von Ansichten, die
einfach eine andere Sichtweise auf bereits bestehende Daten geben.
Da Sie eine Liste vom Typ Aufgaben erstellt bzw. übernommen ha-
ben, sind einige nützliche Ansichten bereits eingebaut; Sie können
diese natürlich bearbeiten oder durch neue Ansichten ergänzen.
Die Standardansichten
Wie gesagt, gibt es für Aufgabenlisten standardmäßig mehrere
Ansichten, um Ihre Arbeit zu erleichtern. Diese Ansichten sind oben
rechts zu fi nden, wo die aktuell aktive Ansicht (in diesem Fall Alle
Aufgaben (1) steht.
Hier eine kurze Zusammenfassung dieser Ansichten:
Alle Aufgaben: Hier we
rden alle Aufgaben aufgelistet.
Heute fällig: Zeigt nur die Aufgaben an, die heute fällig sind.
Meine Aufgaben: Zeigt nur die Aufgaben an, die mir, d.h. dem
angemeldeten Benutzer zugewiesen worden sind.
Nach eigenen Gruppen: In ShareP
oint ist es möglich, eine Aufga-
be einer Gruppe statt einer Person zuzuweisen. Mit dieser An-
sicht sehe ich die Aufgaben der Gruppen, in denen ich Mitglied
bin (diese Ansicht wird relativ selten benutzt).
Nach Zuweisung sortiert: Die Reihenfolge w
ird nach Ressource
bzw. Mitarbeiter sortiert.
Offene Aufgaben: Blendet alle erledigten Vorgänge aus, sodass
nur die offenen Aufgaben bleiben.
Den Baum im Wald sehen – mit Ansichten arbeiten
Die Standardansichten
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Zusammenarbeiten im Team
Wer macht was?
SharePoint schaut immer danach, wer gerade eingeloggt ist. Des-
wegen bieten
Ansichten wie Meine Aufgaben große Vorteile, weil
sie sich automatisch anpassen, je nachdem, wer sich gerade online
befi ndet. Somit bekommt jeder Mitarbeiter eine Sicht darauf, was
für ihn relevant ist. Die Kehrseite davon ist aber nicht zu vergessen:
Wenn Sie die Aufgaben eines Mitarbeiters sehen möchten, brau-
chen Sie eine andere Ansicht.
Oder stellen Sie sich folgendes Szenario vor: Unser Unterneh-
men SharePoint Online möchte die Aufgaben der verschiedenen
Mitarbeiter durchgehen. Da sich die Mitarbeiter an verschiedenen
Standorten befi nden, wird entschieden, einen Onlinetermin
mit Live Meeting durchzuführen. Nun müsste jeder Mitarbeiter
nacheinander seinen Bildschirm freischalten, sodass die anderen
Teammitglieder sowie der Projektleiter genau das sehen, was der
Mitarbeiter auch selbst sieht. So lassen sich Ausreden wie »Aber ich
habe diese Aufgabe nicht gesehen« vermeiden.
Gerne können Sie zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln,
um die Sichtweise auf die Informationen zu ändern. Sollten Sie
noch in der Datenblattansicht sein, so vergessen Sie bitte nicht, den
letzten Eintrag mit
(¢) abzuschließen, sonst geht die letzte Ände-
rung verloren, wenn Sie von der Seite wegnavigieren.
Die bisher benutzte Datenblattansicht war eine sozusagen tem-
poräre Ansicht. Sie basierte auf der Ansicht Alle Aufgaben und hat
uns geholfen, Daten schnell einzugeben. Möchten Sie diese Ein-
gabemöglichkeit als permanente Ansicht anbieten, so müssen Sie
eine neue Ansicht vom Typ Datenblatt erstellen. Dann lässt es sich
sogar einrichten, dass diese Ansicht immer als Erstes auftaucht,
sodass Ihre Mitarbeiter ihre Daten schneller pfl egen können.
In den nächsten Schritten werden wir hauptsächlich mit der Stan-
dardansicht arbeiten. Obwohl die Datenblattansicht sehr gut für
die Eingabe von Informationen ist, sind manche Funktionalitäten
wie z.B. Gruppierungen hiermit nicht möglich und wir sind deswe-
gen mit der Standardansicht ein wenig fl exibler.

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