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Einfach online zusammenarbeiten mit den Microsoft Online Services by Björn Brand, Steven Greenhill, Helmut Reinke

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Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Bestehende Ansichten anpassen
Sofern Sie dafür die Berechtigung haben, können Sie eine Ansicht
für sich selbst, aber auch für andere anpassen. In diesem Fall möch-
ten wir die standardmäßig ausgeblendete Spalte Anfangsdatum in
unserer Ansicht Alle Aufgaben wieder anzeigen lassen.
Wechseln Sie also zunächst zur richtigen Ansicht und klicken Sie
anschließend noch einmal auf die Schaltfl äche Alle Aufgaben und
dann auf Ansicht ändern (1).
Nun lassen Sie uns die einzelne Bereiche der Konfi guration von
Ansichten durchgehen.
Name
Hier können Sie den Namen der Ansicht sowie die dazu passende
URL ändern (
2). In der Regel werden diese Angaben nur bei Tipp-
fehlern geändert.
Spalten
Hier haben Sie die Möglichkeit, die anzuzeigenden Spalten zu
defi nieren und die Reihenfolge dafür festzulegen. In unserem
Projekt wäre es hilfreich, die Spalte für Anfangsdatum einzublen-
den, und deshalb sollten Sie das entsprechende Kontrollkästchen
aktivieren (
3).
Nun wäre es darüber hinaus üblich, die Reihenfolge so anzupassen,
dass Anfangsdatum und Fälligkeitsdatum nebeneinander erscheinen.
Ein Blick auf die rechte Seite zeigt uns, dass Fälligkeitsdatum der
sechste Eintrag von links ist. Wenn wir also Anfangsdatum mit dem
Wer t 6 versehen, wird es zum sechsten Eintrag und Fälligkeitsdatum
wird automatisch nach rechts rutschen (an die siebte Position).
Jede Ansicht hat ihre
eigene URL
Sie können die Ansicht
auch ändern
2
1
167
Zusammenarbeiten im Team
Wenn Sie möchten, können Sie auch die Reihenfolge der anderen
Punkte für Ihre Bedürfnisse anpassen. SharePoint ignoriert die
Punkte, die nicht aktiviert sind und schaut in diesen Fällen nach der
nächsten aktiven Nummer. Das heißt: Wenn Sie beispielsweise die
erste Spalte Anlagen deaktivieren, würde SharePoint die Nummer
1 einfach überspringen und Titel (Hyperlink …) wird zum ersten
angezeigten Punkt.
Sortieren
Hier legen Sie die Reihenfolge der Elemente fest, die angezeigt
werden. Der Standardwert ID bezieht sich auf eine fortlaufende
Nummer, die beim Erstellen des Elements gesetzt wird. So basiert
die Standardreihenfolge darauf, in welcher Reihenfolge Sie die
Informationen beim ersten Mal eingegeben haben.
Sinnvoller ist vielleicht eine Sortierung nach Fälligkeitsdatum oder
besser noch eine Sortierung zuerst nach Phase und dann nach Fäl-
ligkeitsdatum (
4).
3
Anzeige und Reihenfolge
der Spalten lassen sich leicht
ändern
Schaffen Sie mehr Überblick
mit einer Sortierung
4
168
Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Filter
Der Filter hier in SharePoint ist sehr hilfreich. So können Sie z.B.
defi nieren, dass Elemente nur angezeigt werden sollen, wenn
% abgeschlossen weniger als 75% beträgt. Alternativ können Sie den
Wer t [Ich] eingeben, um etwa Ihre eigenen Aufgaben anzuzeigen.
Oder den Wert [Heute], um Berechnungen mit einem Datum zu
ermöglichen.
Termine, die innerhalb der nächsten sieben Tage fällig sind, lassen
Sie mit folgender Formel anzeigen (
5):
Fälligkeitsdatum
ist kleiner als
[Heute]+7
Da dieser Filter allerdings in einer Ansicht mit dem Namen Alle
Aufgaben nichts zu suchen hat, übernehmen wir diese Änderung
nicht. Nichtsdestotrotz ist es hilfreich zu wissen, was der Filter für
Ergebnisse bringen kann. Vielleicht möchten Sie hierzu eine neue
Ansicht erstellen, um mit den Möglichkeiten zu spielen.
Gruppieren nach
Hier können Sie defi nieren, nach welchen Spalten gruppiert werden
soll. Die Spalte Phase eignet sich gut für eine Gruppierung, ebenso
Zugewiesen an (
6), damit der Projektleiter eine Übersicht haben
kann, welche Mitarbeiter mit ihren Aufgaben zurechtkommen.
Filtern Sie unnötige
Informationen aus
5
169
Zusammenarbeiten im Team
Gesamt
Erinnern Sie sich an den Unterschied zwischen Daten und Informa-
tionen? Hier fi nden Sie ein sehr gutes Beispiel dafür, denn es lassen
sich bestimmte Kalkulationen automatisch berechnen, um eine
Vogelperspektive über die reinen Daten zu gewähren.
Hiermit wird eine Art Summenzeile für die gesamte Ansicht bzw.
für jede einzelne Gruppe generiert, die fl exibel pro Spalte defi -
nierbar ist. In unserem Fall würden wir folgende Ergebnisfelder
empfehlen (7):
% abgeschlossenMittel (d.h. Mittelwert)
AnfangsdatumMinimum
FälligkeitsdatumMaximum
KostenSumme
Alle anderen – Kein(e)
6
Gruppen sind für Analysen
sehr hilfreich
Summen und Berechnungen
ermöglichen schnelle Aus-
wertungen
7

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