O'Reilly logo

Einfach online zusammenarbeiten mit den Microsoft Online Services by Björn Brand, Steven Greenhill, Helmut Reinke

Stay ahead with the world's most comprehensive technology and business learning platform.

With Safari, you learn the way you learn best. Get unlimited access to videos, live online training, learning paths, books, tutorials, and more.

Start Free Trial

No credit card required

172
Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Balkendiagrammansicht
Wenn Sie Microsoft Project kennen, ist diese Ansicht sicherlich
nichts Neues für Sie, denn hier werden Informationen als Zeitbal-
ken in einem sogenannten »Gantt-Diagramm« angezeigt.
Access-Ansicht
Mithilfe von Microsoft Offi ce Access können Sie beispielsweise Be-
richte und Analysen erstellen, die auf den in der Liste zu fi ndenden
Informationen basieren.
Aus bestehender Ansicht
Wenn Sie ein kleines bisschen nach unten scrollen, sehen Sie die
Möglichkeit, mit einer bestehenden Ansicht zu beginnen (
2). So
können Sie Zeit sparen, indem Sie eine bereits existierende Ansicht
als Vorlage verwenden und nur kleinere Änderungen vornehmen.
Das ist oft zu empfehlen, anstatt eine bestehende Ansicht perma-
nent und für alle zu ändern.
Zeitstrahlen für die Projektaufgaben
Manchmal ist es auch ganz gut, die Aufgaben zu visualisieren. Denn
Listen sind zwar schön und gut, aber wenn ich tatsächlich sehe, wie
der Projektablauf aussieht, dann fallen mir bestimmte Aufgaben we-
sentlich leichter. Zum Beispiel kann ich sofort sehen, wenn Engpäs-
se entstehen oder wenn Lücken zwischen verschiedenen Aufgaben
gefüllt werden könnten.
Mit der Balkendiagrammansicht wird darüber hinaus der Status
einer Aufgabe (% erledigt) farblich dargestellt und Vorgänge lassen
sich im Browser sogar hin und her schieben, sodass Sie stets die
Kontrolle über Ihr Projekt haben. Voraussetzung für die Anzeige
Ihrer Aufgaben in der Balkendiagrammansicht sind Felder für ein
Anfangs- und ein Fälligkeitsdatum.
Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der Liste Aufgaben befi nden, kli-
cken Sie oben rechts auf die Ansicht-Schaltfl äche mit dem Namen
der aktuellen Ansicht und wählen Sie Ansicht erstellen. Anschließend
selektieren Sie die Balkendiagrammansicht (
1).
Basieren Sie Ihre neue An-
sicht auf einer bestehenden,
um Zeit zu sparen
Zeigen Sie Ihre Aufgaben
in visueller Form an
2
1
173
Zusammenarbeiten im Team
Ansicht konfi gurieren
Diese Ansicht benennen Sie einfach mit »Gantt « (so sind die
Balkendiagramme, die man von Microsoft Project kennt, weltweit
bekannt) und lassen die Spalten so wie vorgeschlagen.
Nun muss das Diagramm natürlich wissen, wo sich bestimmte
Informationen befi nden. Es könnte sein, dass Sie eine weitere Spalte
Prognose-Datum erstellt hätten. Die Ansicht müsste dann wissen, ob
die Zeitstrahlen auf Fälligkeitsdatum oder Prognose-Datum basieren
sollen.
In unserem Beispiel haben Sie es aber recht einfach, weil Sie bei den
Standardfeldern geblieben sind. So fällt es Ihnen leicht, die Spalten
zuzuordnen (
2).
Sortierung und Filter
Eine Sortierung möchten Sie hier natürlich auch einrichten, und
zwar nach Fälligkeitsdatum (in aufsteigender Reihenfolge), damit
Sie die bald zu erledigenden Aufgaben ganz oben sehen. Vielleicht
dann in zweiter Linie auch eine Sortierung nach Priorität (ebenfalls
aufsteigend), falls verschiedene Aufgaben am gleichen Tag fällig
sind.
Hier wäre es wahrscheinlich sinnvoll, ein Filterkriterium zu setzen,
sodass die bereits erledigten Aufgaben ausgeblendet werden. Geben
Sie hierfür die in der Abbildung gezeigte Bedingung an (
3):
Das Gantt-Diagramm muss
wissen, was es anzeigen soll
Filter für das Diagramm
2
3

With Safari, you learn the way you learn best. Get unlimited access to videos, live online training, learning paths, books, interactive tutorials, and more.

Start Free Trial

No credit card required