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Einfach online zusammenarbeiten mit den Microsoft Online Services by Björn Brand, Steven Greenhill, Helmut Reinke

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Zusammenarbeiten im Team
Neue Spalten erstellen
Diese Funktionalität läuft in der gleichen Art und Weise ab wie bei
den Listen, aber da es im Bereich der Dokumentverwaltung andere
Schwerpunkte gibt, werden wir auf das Thema noch einmal kurz
eingehen.
Firmengeheimnisse behalten
Sie haben schon ein wenig über Berechtigungen erfahren. Eine zu-
sätzliche Möglichkeit, Sicherheit auf einem methodischen Niveau zu
fördern, liegt auf Spaltenebene. Stellen Sie sich folgendes Szenario
vor: Sie arbeiten bei unserem Unternehmen SharePoint Online und
sind für den Produktvertrieb zuständig. Zu Ihren Dokumenten ge-
hören sowohl Datenblätter, die an Kunden geschickt werden sollen,
als auch strategische Dokumente, die unbedingt intern gehalten
werden müssen.
Die Berechtigungen, die Sie in SharePoint setzen, gelten natürlich
nur für Menschen, die auch Zugriff auf die Online Services haben,
und so brauchen Sie eine andere Methode, um die Vertraulichkeit
zu kennzeichnen.
Eine Lösung wäre es, zwei separate Bibliotheken zu erstellen: eine
interne und eine externe. Dies hat dann am meisten Sinn, wenn die
Externen über ein Konto für Ihre Microsoft Online Services-Um-
gebung verfügen, weil Sie eine Berechtigung ganz einfach auf die
bestimmte Bibliothek setzen können.
Streng vertraulich – Sicherheitsstufen setzen
Die Alternative wäre eine logische Kategorisierung der Dateien.
Dies fi ndet häufi g Einsatz,
wenn Dokumente nach außen geschickt
werden sollen. Denn Sie können die Vertraulichkeit jedes Do-
kuments durch sogenannte Metadaten oder Eigenschaften sehr
einfach kennzeichnen. Um was es dabei geht und was für Vorteile sie
bringen, fi nden Sie im Kasten »Was sind denn Metadaten?« auf Seite
179. Bevor Sie das jetzt aber lesen, hoffe ich, dass Sie mir einfach
glauben: Es macht Sinn, sie zu erstellen …
1. Klicken Sie auf Einstellungen und Spalte erstellen.
2. Geben Sie den Namen Vertraulichkeit ein.
3. Aktivieren Sie die Option Auswahl.
4. Wenn Sie ein bisschen nach unten scrollen, sehen Sie ein Feld, in
das Sie die Auswahlalternativen eingeben können. Als Auswahl-
möglichkeiten geben Sie Folgendes ein:
Intern
Extern
In Bearbeitung
178
Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
5. Die anderen Felder lassen Sie, weil Sie beispielsweise das Einge-
ben einer neuen Möglichkeit durch den Anwender verhindern
möchten.
6. Schließen Sie die Einstellungen mit OK ab.
Selbstverständlich könnten Sie diesen Vorgang wiederholen,
um weitere Kategorien zu defi nieren, die für Sie interessant sein
könnten. Auswahlfelder wie Sprache, Abteilung, Dokumenttyp (z.B.
Vertrag, Bericht, Angebot, Information) fi nden häufi g einen Platz
bei Dokumentbibliotheken. Wir konzentrieren uns aber lediglich
auf eine Spalte für Vertraulichkeit und eine Spalte für die Projekt-
phase.
Auswahlfelder sind bei
SharePoint häufi g zu fi nden
4
3
2
179
Zusammenarbeiten im Team
Was sind denn Metadaten?
Metadaten , auch Eigenschaften oder Attribute genannt, sind die
zusätzlichen Informationen,
die mit einem Dokument gespeichert
werden. Diese erscheinen in den verschiedenen Spalten einer
SharePoint-Liste oder -Bibliothek und ermöglichen das Filtern,
Gruppieren und Sortieren Ihrer Daten sowie natürlich das visuelle
Einordnen.
Selbst wenn die relevanten Spalten in einer bestimmten Ansicht
nicht vorhanden sind, verwaltet SharePoint diese trotzdem mit
dem Dokument zusammen und sie können auch beispielsweise
für eine Gruppierung benutzt werden.
Obwohl Sie keine Berechtigungen auf Basis dieser Eigenschaften
defi nieren können, sind sie trotzdem ein gutes Mittel, Ihre
Dokumente zu organisieren und sofort sehen zu können, ob ein
bestimmtes Dokument nach außen gegeben werden darf.
Es fällt Ihnen am Anfang vielleicht schwer, sich an diese Metadaten
im Vergleich zu »normalen« Ordnerstrukturen zu gewöhnen.
Aber stellen Sie sich vor, Sie haben zehn Produkte und jeweils
zwei interne und zwei externe Dokumente pro Produkt. Mit einer
normalen Hierarchie hätten Sie wahrscheinlich einen Ordner je
Produkt und dann einen Unterordner Intern und einen Extern (es
sei denn, Sie gehen ein größeres Risiko ein, interne Dokumente
aus Versehen nach außen zu schicken).
So müssen Sie sehr oft durch die Struktur klicken, um die ver-
schiedenen Dokumente zu fi nden, während Sie mit SharePoint
auf einen Blick sehen können, welche Dokumente zu welcher
Projektphase, Geschäftseinheit oder sonstigen Kategorie gehören.
Vergleichen Sie selbst:
Ordnerstruktur und
SharePoint
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Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Alles getrennt – interne und externe Bibliotheken
Um erhöhte Sicherheit zu gewährleisten, können Sie auch eine
separate Bibliothek erst
ellen und die Berechtigungen hierfür setzen.
Vergessen Sie nicht, dass die Berechtigung en nur Sinn für Menschen
machen, die Zugriff auf Ihre Online Services haben.
1. Klicken Sie auf Websiteaktionen und Erstellen und erstellen
Sie eine neue Bibliothek, wie Sie es schon im Abschnitt »Eine
Dokumentbibliothek erstellen« gemacht haben. Diese Bibliothek
nennen Sie Vertraulich.
2. Klicken Sie anschließend auf Einstellungen und Einstellungen für
Dokumentbibliothek.
3. Hier sehen Sie eine Vielfalt an Einstellungsmöglichkeiten für
Ihre Bibliothek. Von hier aus können Sie übrigens neue Spalten
oder Ansichten erstellen und können auch Workfl oweinstellun-
gen vornehmen bzw. ändern.
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2
Die möglichen Einstellungen
für die soeben erstellte
Dokumentbibliothek

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