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Einfach online zusammenarbeiten mit den Microsoft Online Services by Björn Brand, Steven Greenhill, Helmut Reinke

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Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Aber ich habe doch Outlook Online …
Vielleicht ist dies jetzt eine gute Stelle, um zu erklären, warum wir
überhaupt Dokumente in SharePoint haben wollen. Kennen Sie
die Situation, wenn jemand Sie um ein Dokument bittet, Sie in
Ihrem E-Mail-Postfach oder auf Ihrem Rechner suchen und zwei
Versionen des gleichen Dokuments fi nden, ohne genau zu wissen,
welches Dokument das aktuelle ist? Und ob es mittlerweile eventuell
sogar eine neuere Version gibt, die Sie noch gar nicht kennen?
Mit der zentralen Verwaltung in den Online Services sehen Sie und
Ihre Mitarbeiter bzw. Partner zunächst immer die aktuellste Version.
Es ist übrigens auch möglich, ältere Versionen des gleichen Doku-
ments anzusehen und die Eingabe eines Kommentars beim Ver-
öffentlichen einer neuen Version anzufordern. So wissen Sie stets,
wann und warum Änderungen vorgenommen worden sind, und
natürlich auch von wem. Aber das Wichtigste ist es, den aktuellen
Stand vor Augen zu haben.
Außerdem sorgen Sie dafür, Ihr E-Mail-Postfach nicht aufgrund
großer Anhänge immer wieder zu überfüllen. Wie man so schön
sagt: »Weg von der Bringschuld, hin zur Holschuld«. Oder anders
ausgedrückt: Wenn ich ein Dokument fertig geschrieben habe,
speichere ich dieses in SharePoint, anstatt es an jeden in meiner
Organisation zu schicken, der das Dokument irgendwann vielleicht
brauchen könnte. So ist es jetzt die Verantwortung meines Mitarbei-
ters, das Dokument zu holen, wenn er es braucht. Lesen Sie auch im
Abschnitt »Benachrichtigungen statt E-Mails« auf Seite 194 mehr
Informationen dazu.
Dokumentverwaltung
in SharePoint bringt viele
Vorteile
Die Vorteile auf einen Blick
Entlastung
des Postfachs
Archivierung
Überall
aufrufbar
Aktuelle
Versionen
Berechti-
gungen
Vorteile

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