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Einfach online zusammenarbeiten mit den Microsoft Online Services by Björn Brand, Steven Greenhill, Helmut Reinke

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Zusammenarbeiten im Team
Endlich Dokumente für die Dokumentbibliothek
Damit die Dokumentbibliothek nicht Selbstzweck bleibt und Sie
sich im folgenden Abschnitt mit dem Arbeiten mit Dokumenten in
Bibliotheken beschäftigen können, laden Sie jetzt Dokumente hoch.
Kurz und knapp – ein einziges Dokument hochladen
Wenn Sie ein Dokument nach SharePoint hochladen möchten,
gehen Sie wie folgt vor:
1. Klicken Sie auf Hochladen.
2. Durchsuchen Sie Ihren Rechner nach dem hochzuladenden
Dokument, markieren Sie es und bestätigen Sie mit OK.
3. Jetzt können Sie die Metadaten einpfl egen.
4. Bestätigen Sie mit OK.
Anschließend müsste Ihre Bibliothek ungefähr wie in der gezeigten
Abbildung aussehen.
Ihr erstes Dokument in der
Dokumentbibliothek
3
2
184
Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Sie können alle möglichen Dateiformate hochladen, ob sie nun
von Microsoft stammen oder nicht. So lassen sich Offi ce-Doku-
mente wie Word-Dateien genauso gut in den SharePoint-Bibli-
otheken abspeichern wie andere Formate, z.B. PDF-Dateien von
Adobe Acrobat oder MMAP-Dateien von Mindjet MindManager.
Dokumente aus der Microsoft Offi ce-Familie bieten aber zusätz-
liche Möglichkeiten in der Verwaltung, besonders wenn Sie die
aktuellste Version von Microsoft Offi ce einsetzen.
Selbst größere Dateien wie CAD-Zeichnungen können in Share-
Point abgelegt werden. Bitte beachten Sie allerdings zuerst die
Speicherkapazität Ihres BPOS-Abonnements und auch die Tatsa-
che, dass es etwas Zeit in Anspruch nehmen kann, 50-MB-Dateien
hoch- oder herunterzuladen.
Dokumente, die innerhalb der letzten 24 Stunden hochgeladen
worden sind, werden übrigens mit dem grünen Text »! NEU«
hervorgehoben, damit Sie sofort auf Neuigkeiten aufmerksam
gemacht werden.
Was ist, wenn ich mehrere Dokumente hochladen
muss?
Selbstverständlich wäre die soeben benutzte Methode sehr mühsam,
wenn wir viele Dokumente auf einmal hochladen wollten. Hierzu
gibt es zwei andere Möglichkeiten, Dateien hochzuladen. Der Vor-
teil dieser Methoden liegt darin, dass Sie Zeit sparen. Der Nachteil:
Sie werden nicht sofort nach den Metadaten gefragt. Und wir wissen
alle, wie oft Sprüche wie »Ach, ich pfl ege das später.« sich doch als
falsch erweisen …
Sollten Sie diese Methoden dennoch benutzen, empfehlen wir
anschließend einen sofortigen Wechsel in die Datenblattansicht,
um die Metadaten schnell und direkt einzugeben.
Normal hochladen
1. Klicken Sie auf den Pfeil neben Hochladen und dann auf Mehre-
re Dokumente hochladen.
Sehr praktisch: Sie können
gleich mehrere Dokumente
auf einmal hochladen
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Zusammenarbeiten im Team
2. Wählen Sie die Dokumente aus und klicken Sie abschließend
auf OK.
Die Möglichkeit, mehrere Dokumente gleichzeitig hochzuladen,
besteht bei anderen Browsern evtl. nicht. Wir empfehlen hier
Microsoft Internet Explorer ab Version 7.
Explorer-Ansicht
Alternativ können Sie die Windows Explorer-Ansicht verwenden.
Den Aufruf
nden Sie im Menü zu Aktionen (1).
Nun öffnet sich die Bibliothek in Windows Explorer (
2), sodass Sie
Dokumente auch per Drag & Drop in die Bibliothek schieben kön-
nen. Dies ermöglicht auch das einfache Verschieben in eine andere
Bibliothek.
Auswahl wie im Windows
Explorer mit Kontrollkästchen
2
Die Explorer-Ansicht er-
möglicht das sehr schnelle
Hochladen von Dateien
1
2

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