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Einfach online zusammenarbeiten mit den Microsoft Online Services by Björn Brand, Steven Greenhill, Helmut Reinke

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Zusammenarbeiten im Team
Die einzige Konstante ist der Wandel:
Dokumente bearbeiten
Hoffentlich haben Sie die Aufgabenliste nicht vergessen. Dort hatten
wir Aufgaben für den Website-Launch gestellt, u.a. das Schreiben
der drei Produktdatenblätter. Nun würde man ja hoffen, dass Aufga-
ben im Laufe des Projekts erledigt werden oder zumindest, dass sich
der Status ab und zu ändert.
Alte Dokumente einfach ersetzen
Die einfachste und häufi gste Änderung eines Dokuments ist eine
Aktualisierung. In unserem Fall möchte unsere Marketingleiterin
Frau Lotz das neue Datenblatt hochladen. Wenn sie selber keinen
Zugriff auf die Online Services hätte, würde sie mir das Dokument
zuschicken, sodass ich das für sie hochladen könnte. In diesem Fall
würde die Datei das bestehende Datenblatt einfach überschreiben.
Da wir allerdings Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen
fördern möchten und Marketing auch stets Zugriff auf bestimmte
Dateien braucht, hat die Marketingleiterin ihr eigenes Konto. So
macht es eigentlich mehr Sinn für sie, das Dokument einfach direkt
aus SharePoint heraus zu öffnen.
Das können Sie auch machen: Klicken Sie einfach auf das Doku-
ment und dann auf die Option Bearbeiten (
1).
So öffnet sich die Anwendung (in diesem Fall Microsoft Word),
damit Sie eine Änderung vornehmen können. Wenn Sie fertig
sind, speichern Sie einfach das Dokument. Es wird automatisch die
bestehende Version ersetzen, sodass nur die aktuelle Version online
verfügbar ist.
Manche Dateiformate werden hier nicht unterstützt. Sollte dies bei
Ihnen der Fall sein, müssen Sie gegebenenfalls die nächste Version
lokal erstellen und diese dann hochladen.
Dokumente lassen sich in
SharePoint direkt öffnen
Je nach Hochlademetho-
de sollten Sie besonders
aufpassen, ob die Meta-
daten nach dem Hochla-
den passen.
1
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Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Alte Versionen archivieren
Während wir schon dabei sind, sollten wir vielleicht die Versions-
möglichkeiten in SharePoint erwähnen. Was passiert, wenn Sie doch
einen älteren Stand eines Dokuments brauchen, etwa für Archi-
vierungszwecke oder weil sich Neuerungen als fehlerhaft erwiesen
haben? In solchen Fällen ist es sinnvoll, ältere Kopien eines Doku-
ments beizubehalten, damit Sie schnell darauf zugreifen können.
1. Stellen Sie sicher, dass Sie sich in der richtigen Dokumentbiblio-
thek befi nden.
2. Klicken Sie nun auf Einstellungen und dann auf Einstellun-
gen für Dokumentbibliothek.
3. Im linken Abschnitt wählen Sie die Option Versionierungs-
einstellungen.
4. Unter Dokument-Versionsverlauf möchten Sie Hauptver-
sionen erstellen und die letzten drei Hauptversionen bei-
behalten (zu Haupt- und Nebenversionen lesen Sie mehr
auf Seite 190).
5. Die anderen Einstellungen lassen Sie so, wie sie Ihnen
vorgeschlagen werden.
Eigenschaften und Einstellungen eines Dokuments
ändern
Wenn Sie den Mauszeiger über ein Dokument (oder über ein Lis-
tenelement) führen, erscheint ein Dropdownpfeil daneben (
1). Ein
Klick darauf öffnet das Menü mit den verschiedenen zur Verfügung
stehenden Optionen.
Mit den Versionierungsein-
stellungen können Sie den
alten Stand eines Dokuments
archivieren
4
4
Hier können Sie Einstel-
lungen für ein Dokument
vornehmen
1
Dieser Pfeil erscheint nicht in der
Datenblattansicht. Wechseln Sie
zurück zur Standardansicht, um die
Einstellungen eines Dokuments zu
ändern. Die eingeblendeten Meta-
daten bzw. Eigenschaften können
Sie selbstverständlich direkt in der
Datenblattansicht bearbeiten.
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Zusammenarbeiten im Team
Eigenschaften anzeigen
Hier lassen sich die Metadaten anzeigen.
Eigenschaften bearbeiten
Wenn Sie die Metadaten bearbeiten möchten, klicken Sie hier. Da
die Metadaten auc
h beim Bearbeiten angezeigt werden, wird dieser
Befehl viel häufi ger benutzt als Eigenschaften anzeigen.
Berechtigungen verwalten
Bisher haben w
ir die Berechtigungen nur auf Seiten- bzw. Biblio-
theksebene verwalt
et. In SharePoint ist es dagegen möglich, Be-
rechtigungen für ein einzelnes Dokument (oder auch ein einzelnes
Element innerhalb einer Liste) zu setzen. Da der Administrati-
onsaufwand allerdings sehr hoch ist, empfehlen wir separate Bibli-
otheken, in denen sensible Dateien abgelegt werden. Sonst ist auch
das Risiko sehr hoch, dass ein vertrauliches Dokument aufgrund
eines kleinen administrativen Fehlers von unbefugten Personen
gelesen werden könnte.
Vergessen Sie nicht, dass ein Benutzer nur die Dokumente sehen
kann, für die er mindestens Lesezugriff hat. Wenn wir in unserem
Fall die PowerPoint-Präsentationen nur für die interne Gruppe
zugänglich machen würden, dann sähe das Übersetzungsbüro nur
die drei Word-Dateien in der Bibliothek.
In Microsoft Word bearbeiten
Dieser Befehl ist relativ selbsterklärend und ändert sich selbst-
verständlich,
je nachdem, was für ein Dateityp angeklickt wurde.
Alternativ könnten Sie natürlich einfach auf das Dokument selbst
klicken und die Option zum Bearbeiten wählen.
In 2007 Microsoft Offi ce System können die Dokumenteigen-
schaften unterhalb der Multifunktionsleiste angezeigt werden und
Sie haben auch die Möglichkeit, eine zum Lesen geöffnete Datei
zu bearbeiten, indem Sie auf die Schaltfl äche Dokument bearbei-
ten klicken (
1).
Die Integration zwischen
SharePoint und Offi ce 2007
macht die Arbeit viel leichter
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