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Zusammenarbeiten im Team
Das Heft in der Hand halten –
Übersichtsseiten meistern
Womit assoziieren Sie das Wort »Bericht«? Ist es bei Ihnen eher eine
Hass- oder eine Liebesbeziehung? Meiner Erfahrung nach sollte
man ganz ehrlich bei vielen Unternehmen lieber von Spezifi kationen
reden, denn jeder einzelne Punkt wird bis ins feinste Detail erklärt.
Oft habe ich das Gefühl, es gehe ums Schreiben um des Schreibens
willen und nicht darum, dass wichtige Informationen übermittelt
und verstanden werden. Noch schlimmer ist es eigentlich, wenn
sich die Länge eines solchen Dokuments dadurch rechtfertigen lässt,
dass der englische Begriff »Report« bevorzugt wird.
Manchmal frage ich mich, was der Zweck dieser Art Berichte ist.
Werden sie tatsächlich gelesen? Und wenn ja, weiß der Leser, auf
welche Punkte er besonders achten sollte? Es ist meiner Erfahrung
nach leider zu oft der Fall, dass in Unternehmen eine Schreib-Kultur
(statt einer Versteh-Kultur) herrscht. Dies nervt auf der einen Seite
natürlich den Leser, weil die Lektüre viel zu lange dauert, weil er
andere Aufgaben zu erledigen hat und weil er wegen des beschrie-
benen »Cry Wolf«-Prinzips wichtige Details übersehen kann.
Auf der anderen Seite bestehen Probleme auch für den Verfasser.
Dieser beschäftigt sich wochenlang mit einem Dokument, obwohl
er möglicherweise schon im Voraus weiß, dass seine Arbeit nicht
sorgfältig gelesen wird, was natürlich zu negativen Auswirkungen
für seine Motivation und die Qualität des Berichts führen kann.
Das verkehrte »Cry Wolf«-Prinzip ist dann hier zu erkennen: Es
wird einen Tag geben, an dem seine Arbeit tatsächlich gelesen wird,
aber wenn er sich früh daran gewöhnt hat, immer Schrott liefern zu
können, dann liefert er unbrauchbare Informationen auch zu dem
einen Zeitpunkt, wenn gute Statistiken benötigt werden.
Die OnePage -Methode in SharePoint
Sie haben vielleicht schon einmal von der OnePage-Methode
gehört. Hier geht es darum, Informationen auf das Wesentliche zu
reduzieren, um das Auffassungsvermögen des Lesers zu erhöhen.
Eine Frage an Sie: Hätten Sie lieber eine PowerPoint-Präsentation
mit 100 Folien, wovon nur drei oder vier für Sie interessant sind?
Oder eher zwei bis drei Seiten, die so aufgebaut sind, dass sie die
wichtigsten Informationen sofort anzeigen?
Ich hoffe, die Antwort ist bei jedem gleich. Je gezielter Ihre Infor-
mationen, desto einfacher ist es, Ihre Entscheidungen fundierter zu
treffen. Dieses Idealbild ist natürlich leichter gesagt, als getan. Die
Kunst liegt darin, sich zu entscheiden, was tatsächlich wesentlich ist.
Dies war natürlich auch schwierig für die Firma SharePoint Online,
aber mithilfe der Online Services lassen sich die Anforderungen
erfüllen.

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