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Einfach online zusammenarbeiten mit den Microsoft Online Services by Björn Brand, Steven Greenhill, Helmut Reinke

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Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
Welche Aufgaben sind noch offen?
Vergessen Sie nicht das Ziel unserer Seite: Wir wollen uns auf das
Wesentliche konzentrieren. Und was könnte noch wesentlicher sein
als die To-do-Liste?
Bei SharePoint Online möchte unser Projektmanager genau diesen
Überblick behalten können: Welche Aufgaben sind noch offen und
bis wann sollen sie erledigt werden? Wenn er beispielsweise dabei
sieht, dass das Fälligkeitsdatum in der Vergangenheit liegt, kann er
ja eingreifen.
Dies lässt sich auch einfach einrichten. Klicken Sie zunächst in der
linken Webpartzone auf Webpart hinzufügen. Sie können im nächs-
ten Dialogfeld festlegen, welches Webpart Sie benutzen möchten.
Wie gesagt, stehen sehr viele Webparts zur Verfügung, aber durch
die Kategorisierung lässt sich das richtige gut fi nden.
Erstellen Sie ein Webpart,
um Ihre Aufgaben zu über-
wachen
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Zusammenarbeiten im Team
Da die Aufgaben aus einer bestehenden Liste kommen, müssen Sie
diese Liste unter der Kategorie Listen und Bibliotheken zuerst fi nden.
Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Aufgaben.
Bestätigen Sie den Vorgang mit einem Klick auf die Schaltfl äche
Hinzufügen und das Webpart wird erstellt.
Noch gefällt sie mir nicht …
Wie fi nden Sie Ihre Startseite für das Projekt jetzt? Sie sollte etwa so
aussehen wie in der folgenden Abbildung.
Wenn Sie so veranlagt sind wie ich, dann sind Sie hoffentlich längst
noch nicht zufrieden. Es gibt zu viele Vorgänge (sodass wir immer
wieder nach unten scrollen müssen) und die Aufgaben sind weder
sortiert noch für den Zweck einer To-do-Liste optimiert.
Ansicht anpassen
Der Schlüssel, diese Startseite für Ihre Bedürfnisse anzupassen, liegt
bei den Ansichten. Da wir schon weiter vorn in diesem Kapitel im
Abschnitt »Den Baum im Wald sehen – mit Ansichten arbeiten«
gesehen haben, wie man Ansichten bearbeiten kann, gehen wir diese
Schritte jetzt relativ schnell durch.
Übersichtsseite mit Aufgaben
206
Einfach online
zusammenarbeiten
mit den
Microsoft Online Services
1. Klicken Sie zunächst auf bearbeiten und dann auf Freigegebenes
Webpart bearbeiten.
Auf der rechten Seite erscheint jetzt ein Bearbeitungsbereich, in
dem Sie verschiedene Einstellungen für das Webpart vornehmen
können. Das Erste, das wir machen möchten, ist die Ansicht
anzupassen.
2. Klicken Sie auf den Dropdownpfeil neben <Aktuelle Ansicht>,
um die zur Verfügung stehenden Ansichten anzeigen zu lassen.
Da Sie hier die offenen Aufgaben sehen möchten, verwenden Sie
die gleichnamige Ansicht als Basis.
3. Bestätigen Sie mit OK und klicken Sie dann auf die Schaltfl äche
Übernehmen, um sicherzustellen, dass die Änderung vorgenom-
men wird.
Sofort sollten Sie sehen, dass die Ansicht auf der linken Seite
geändert worden ist. Nichtsdestotrotz ist sie immer noch nicht
ganz das, was unser Projektmanager haben will. Aber ich habe ja
gesagt, dass wir die bestehende Ansicht nur als Basis verwenden.
Für die Übersichtsseite sind noch ein paar Änderungen sinnvoll.
4. Klicken Sie deshalb auf Aktuelle Ansicht bearbeiten.
Änderungen, die hier gemacht werden, sind nur für die Über-
sichtsseite gültig und werden nicht auf die ursprüngliche Ansicht
übertragen.
Bestehende Webparts lassen
sich natürlich bearbeiten
2
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207
Zusammenarbeiten im Team
So kommen Sie nun zu dem Ihnen bereits bekannten Ansichts-Edi-
tor. Hier nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor:
Spalten
Die gewünschten Spalten können Sie jetzt wählen. Wir empfehlen
folgende (in dieser Reihenfolge):
1. Titel (Hyperlink zu Element mit Menü Bearbeiten)
2. Zugewiesen an
3. Fälligkeitsdatum
4. Phase
Sortieren
Sortieren wollen Sie zuerst nach Fälligkeits
datum (aufsteigend) und
dann nach Priorität (aufsteigend). So sehen Sie die Aufgaben chro-
nologisch sortiert, mit der zuerst fälligen Aufgabe ganz oben. Sollten
zwei Vorgänge am gleichen Tag fällig sein, werden die Aufgaben mit
höherer Priorität weiter oben angezeigt.
Selbst wenn Priorität nicht als Spalte angezeigt wird, können Sie
trotzdem nach dieser Spalte sortieren.
Filter
Der bereits angewendete Filter zeigt nur Aufgaben an, die nicht
abgeschlossen sind. Das ist in Ihrem S
inne und Sie können zum
nächsten Abschnitt gehen.
Andere Felder
Sie benötigen hier keine Gruppierung, keine Maximalwerte etc.
Aber eine Einst
ellung ist hier doch sehr wichtig: Noch werden alle
noch offenen Aufgaben im Projekt angezeigt (sie werden nur sor-
tiert) und da das Projekt noch nicht richtig angefangen worden ist,
stehen logischerweise sehr viele Vorgänge in der Liste.
Aufgrund des OnePage-Gedankens möchten Sie auf der Startseite
auf die wichtigsten (mit anderen Worten: die bald fälligen Aufga-
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