Handbuch für Wirtschaftsarchive, 2nd Edition

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5. Bestandserhaltung

len im Unternehmen über Ausweichräume klar wird. Dabei darf man sich

nicht beirren lassen: Notfallvorsorge ist ein undankbares Geschäft. Solan-

ge kein Notfall eintritt, wird man dabei eher Unverständnis oder leichten

Spott ernten. Wenn der Notfall allerdings eintritt und keine Vorbereitun-

gen getroffen wurden, wird zurecht Kritik laut, schlimmer noch, der ver-

meidbare Verlust wichtiger Unterlagen und historischer Quellen wird un-

vermeidbar.

5.4.4 Schutzmaßnahmen bei Nutzung und Ausstellung

5.4.4.1 Sorgfaltspflichten beim Ausheben und beim Transport

Wenn Archivalien gebraucht und benutzt werden, ist dies erfreulich und

bestätigt die Archivarin oder den Archivar in der Bewertungsentschei-

dung. Meist kann man jedoch auch vom Aussehen der Archivalien auf die

Nutzungsfrequenz schließen, was weniger erfreulich ist. Sind Schäden ein-

getreten, kann das auf mangelnde Sorgfalt beim Umgang mit den Archiva-

lien durch den Benutzer oder etwa beim Kopieren einzelner Seiten, häufig

aber auch auf Ausheben, Transport und Zurücklegen zurückzuführen sein.

In Archivbehältern fachgerecht verpackte Akten sind beim Ausheben,

Transport und Zurücklegen hinreichend geschützt. Aushebe- und Trans-

porteinheit sollte daher immer die komplette Schachtel oder der Behälter

sein, nicht einzelne Akten. Wenn Archivschachteln mit horizontal liegen-

den Akten allerdings beim Herausnehmen aus dem Regal geneigt oder ge-

kippt werden, besteht auch bei verpacktem Archivgut die Gefahr mechani-

scher Schäden. Die Schachteln müssen sich auch beim Transport und bei

der Zwischenlagerung im Benutzerraum ständig in horizontaler Lage be-

finden. Wie Archivgut aller Art müssen auch Behälter oder Schachteln auf

dem Transportwagen gegen Herabfallen gesichert sein. Generell gilt für

Akten wie für alle Archivalien, daß grundsätzlich Transporthilfen wie Ak-

tenwagen oder Tragekörbe verwendet werden sollen. Sind die Akten nicht

in Behälter oder Schachteln verpackt, sondern nur mit Umschlagpapier

versehen und gebündelt und stehen buchmäßig oder auf der langen Seite

im Regal, muß dafür gesorgt werden, daß sie weder zu eng noch zu auf-

gelockert stehen und etwa durch Schräglage deformiert werden. Das Aus-

heben und Zurücklegen muß bei solcher Aufstellung besonders sorgfältig

vorgenommen werden, besonders, wenn Aktenpakete verschnürt sind. Wo

durch das Ausheben Lücken entstehen, müssen diese durch Buchstützen

abgesichert oder mit Schaumstoff ausgefüllt werden.

An Geschäftsbüchern oder auch kleinformatigen Büchern der Biblio-

thek entstehen die typischen Schäden wie deformiertes oder eingerissenes

Kapital (Zierband) oder abgerissene Rücken durch falsches Herausneh-

men aus dem Regal. Bände hinter dem oberen Kapital zu greifen, um sie