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IT-Projektverträge: Rechtliche Grundlagen by Christoph Zahrnt

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2.2 Geschäftliches (»kaufmännisches«) Bestätigungsschreiben
2.2 Geschäftliches (»kaufmännisches«) Bestätigungsschreiben
Die Grundsätze zu einem solchen Bestätigungsschreiben wurden von der Recht-
sprechung für den kaufmännischen Geschäftsverkehr entwickelt. Diese hat des-
wegen von einem »kaufmännischen« Bestätigungsschreiben gesprochen. Sie hat
die Grundsätze aus § 346 HGB abgeleitet, dass im Handelsverkehr auf die dort
geltenden Gewohnheiten und Gebräuche Rücksicht zu nehmen ist 346 BGB
ist in Kapitel 1.1.3 (2) unter »Beispiele für Generalklauseln« abgedruckt].
Die Rechtsprechung hat diese Grundsätze zunehmend in allen Fällen ange-
wendet, in denen beide Vertragspartner geschäftsgewandt sind. Da das neue
Schuldrecht den Begriff des Unternehmers verwendet [Kapitel 1.1.1 (3)], spreche
ich von »geschäftlichen/unternehmerischen Bestätigungsschreiben«.
Der operative Begriff der Auftragsbestätigung [Kapitel 2.1.3 (2)] wird leicht
mit dem Rechtsbegriff des geschäftlichen Bestätigungsschreibens verwechselt.
Letzteres liegt aber nur dann vor, wenn bereits mündlich geschlossene Vereinba-
rungen bestätigt werden sollen (ausnahmsweise kommt es auch bei Klarstellun-
gen zu schriftlichen Vereinbarungen in Betracht). Ein als »Auftragsbestätigung«
bezeichnetes Schreiben [Kapitel 2.3.1 (2)] kann rechtlich gesehen ein gesch
äftli-
ches Bestätigungsschreiben beinhalten.
Darauf, wie der Absender das Schreiben bezeichnet, kommt es nicht an. Es
empfiehlt sich, deutlich zum Ausdruck zu bringen, dass »bestätigt« werden soll,
was bereits »vereinbart« und nicht nur besprochen worden ist. Denn wenn
jemand bestätigt, dass etwas »besprochen« worden ist, kann er schwerlich später
behaupten, dass etwas »vereinbart« worden sei.
(1) Übliche Wirkung
Das geschäftliche Bestätigungsschreiben soll den Abschluss des Vertrags und des-
sen Inhalt bestätigen und damit die Beweislage sichern. Wer ein solches Schreiben
macht, beugt späteren Auseinandersetzungen vor. Deswegen wird er für diese
Mühe »belohnt«:
Wenn der Empfänger auf ein solches Bestätigungsschreiben schweigt oder
diesem nicht unverzüglich widerspricht, gilt es grundsätzlich als korrekte Doku-
mentation der getroffenen Vereinbarung. Das Ergebnis entspricht der Situation,
dass beide Vertragspartner einen m
ündlich geschlossenen Vertrag nachträglich
beurkundet hätten. – Widerspricht der Empfänger, gilt nicht die Dokumentation,
sondern das, was vorher mündlich vereinbart worden ist. Für den, der das nun-
mehr wirkungslose Bestätigungsschreiben geschickt hat, kann es dann schwierig
sein, die mündliche Vereinbarung zu beweisen, wenn er sich auf diese beruft.
Der Empfänger kann seinen Widerspruch auch beschränken. Der restliche
Teil des Schreibens bleibt in dem Fall wirksam, dass die übr
igen Verei nbarungen
von den bestrittenen unabhängig sind. Der Empfänger kann auch erwidern, wie
die Vereinbarung nach seiner Erinnerung getroffen worden sei (und damit impli-
2 Der Vertragsabschluss in der Praxis
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zit widersprechen). Wenn er sich auf diese beruft, d.h. sie seinerseits geltend
macht, trägt er die Beweislast für die von ihm behauptete mündliche Vereinba-
rung.
Das geschäftliche Bestätigungsschreiben »wahrt« die vereinbarte Schriftform
(= hält sie ein).
Ein Bestätigungsschreiben, dem nicht unverzüglich widersprochen wird, ist
auch dann wirksam, wenn es von den tatsächlich getroffenen Vereinbarungen
abweicht; es sei denn
dass der Bestätigende arglistig abgewichen i st; das ist für den Empfänger oft
nicht zu beweisen;
dass die Abweichungen so groß sind, dass der Bestätigende vernünftigerweise
mit der Billigung der anderen Seite nicht rechnen konnte; auch das ist nur
schwer zu beweisen.
Das geschäftliche Bestätigungsschreiben wirkt auch, wenn noch nicht einmal ein
Vertrag geschlossen worden ist, der Bestätigende dies aber anni
mmt und seinen
Irrtum durch die Bestätigung zum Ausdruck bringt. Das Bestätigungsschreiben
bringt den Vertrag hier erst zustande. Das gilt dann nicht, wenn die Parteien von
einem Vertragsabschluss noch weit entfernt waren.
Die Grundsätze zum geschäftlichen Bestätigungsschreiben gelten auch wäh-
rend der Vertragsdurchführung für Änderungen/Ergänzungen des Vertrags oder
für vorgesehene Konkretisierungen, z.B. di e Aufgabenstellung zum Zeitpunkt des
Abschlusses des Vertrags in der Spezifikation.
(2) Beweislast
Wer sich auf ein Bestätigungsschreiben beruft, muss beweisen, dass Verhandlun-
gen stattgefunden haben (und – wie üblich – dass sein Schreiben der anderen Seite
zugegangen ist).
Der Empfänger, der der Bindungswirkung des Bestätigungsschreibens entge-
hen will, muss beweisen, dass er unverzüglich widersprochen hat bzw. einer der-
jenigen Fälle vorliegt, bei denen ein Widerspruch nicht erforderlich war.
(3) Gegenbestätigung
In der Praxis wird manchmal um Gegenbestätigung gebeten, also um Bestäti-
gung, dass die Vereinbarungen wie formuliert bereits getroffen worden sind. Dies
geschieht insbesondere, wenn es unsicher erscheint, ob sich der andere auf
geschäftlicher Ebene an einem geschäftlichen Bestätigungsschreiben festhalten
lassen wird.

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