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Abfragen formulieren
Die Grundaufgabe einer Abfrage besteht darin, bestimmte Datensätze oder
Teile davon aus Tabellen herauszufiltern und das Ergebnis nach bestimmten
Kriterien zu sortieren. Man spricht dabei von einer Auswahlabfrage. Sie
können dieses Aufgabenspektrum noch erweitern und außerdem über diverse
Aktionsabfragen bestimmte Datensätze aktualisieren oder löschen oder auch
neue Tabellen darüber erstellen lassen.
In dieser Lektion werden wir uns zunächst mit dem einfachsten Typ von
Abfragen – der Auswahlabfrage – beschäftigen, mit deren Hilfe im Prinzip
Daten aus der zugrunde liegenden Tabelle gefiltert oder sortiert werden.
Abfragen werden aber auch für andere Aufgaben eingesetzt: Sie können
beispielsweise die in einem Feld der Abfrage anzuzeigenden Werte aus den
Werten anderer Felder berechnen lassen. Außerdem erlauben es Aktions-
abfragen, den Datenbestand der zugrunde liegenden Tabellen zu ändern. Sie
können damit beispielsweise neue Tabellen erstellen oder bereits vorhandene
aktualisieren. In der folgenden Lektion 5 werden wir Ihnen auch zeigen, wie
man die Inhalte mehrerer Tabellen über eine Abfrage zusammenführt.
Lernziele
Abfragen erstellen
Aktionen in Auswahlabfragen
Feldinhalte berechnen
Arbeiten mit Aktionsabfragen
Wenn Sie die in dieser Lektion beschriebenen Übungen nachvollziehen
wollen, können Sie dafür die Beispieldatei Datenbank4.accdb aus dem
Ordner Aufgaben öffnen. Die Resultate dieser Arbeit finden Sie in der
gleichnamigen Datei im Ordner Ergebnisse.
Beispieldatei:
Datenbank4
Abfragen erstellen
Um in einer Datenbank eine neue Abfrage zu erstellen, benötigen Sie zumin-
dest eine Tabelle in der Datenbank, deren Daten als Grundlage für die Arbeit
dienen können. Wenn Sie bereits Abfragen definiert haben, können Sie auch
den damit erzeugten Datenbestand als Grundlage für eine weitere Abfrage
benutzen. Beispielsweise können Sie in einer ersten Abfrage die zu einem
bestimmten Kunden gehörenden Datensätze herausfiltern und dann noch-
mals einen Filter einsetzen, der die Daten aus dem laufenden Monat heraus-
filtert. Das könnten Sie zwar auch in einer einzigen Abfrage erledigen, aber
vielleicht benötigen Sie die Aufteilung in zwei Filterabfragen noch für andere
Zwecke.
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Übung 1: Einfache Abfrage über einen Assistenten anlegen
Zum Anlegen einer Abfrage steht ein Assistent zur Verfügung, in dem die
wichtigsten Informationen in einer Schrittfolge abgefragt werden.
Lernziel 4.1
1. Markieren Sie die Tabelle im Navigationsbereich, die der Abfrage zugrun-
de liegen soll. Benutzen Sie Tabelle1. Sie können diese auch öffnen.
2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf
Abfrage-Assistent. Das Dialogfeld Neue Abfrage wird angezeigt.
3. Hier müssen Sie entscheiden, welchen der Assistenten Sie verwenden
möchten. Wählen Sie für diese Übung die Option Auswahlabfrage-
Assistent. Nach dem Bestätigen über OK wird der Assistent gestartet.
4. Legen Sie im Feld Tabellen/Abfragen fest, welchen Datenbestand Sie als
Grundlage der Abfrage benutzen wollen. Belassen Sie es bei der einzigen
vorhandenen Tabelle1.
5. Legen Sie das bzw. die in der Abfrage zu verwendenden Felder fest. Sie
können dazu nacheinander einzelne Felder markieren und dann auf die
Schaltfläche mit der nach rechts weisenden Pfeilspitze klicken. Über-
nehmen Sie auf diese Weise die Felder Vorname, Nachname, Ort und
Nettoumsatz. Wenn Sie einmal alle Felder übernehmen wollen, klicken
Sie auf die Schaltfläche mit der doppelten Pfeilspitze.
Diese Felde
r
werden für die
Abfrage über-
nommen
Wenn Sie anschließend wieder Tabellenfelder entfernen möchten, benut-
zen Sie entsprechend die Schaltflächen mit den nach links zeigenden
Pfeilspitzen.
6. Nach einem Klick auf Weiter können Sie festlegen, ob Sie eine Detail-
oder eine Zusammenfassungsabfrage erstellen möchten. Belassen Sie es
bei der Voreinstellung Detail.
7. Klicken Sie auf Weiter und geben Sie der Abfrage einen Namen. Editieren
Sie den Vorschlag und benutzen Sie den Namen Abfrage1.
8. Klicken Sie zum Abschluss auf Fertig stellen. Die Abfrage wird erstellt und
in der Datenblattansicht angezeigt. Sie enthält die vorher ausgewählten
Datenfelder der Tabelle.
54 Kapitel 4

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