Microsoft Access 2010 - Die offizielle Schulungsunterlage (77-885)

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Abfragen formulieren

Die Grundaufgabe einer Abfrage besteht darin, bestimmte Datensätze oder

Teile davon aus Tabellen herauszufiltern und das Ergebnis nach bestimmten

Kriterien zu sortieren. Man spricht dabei von einer Auswahlabfrage. Sie

können dieses Aufgabenspektrum noch erweitern und außerdem über diverse

Aktionsabfragen bestimmte Datensätze aktualisieren oder löschen oder auch

neue Tabellen darüber erstellen lassen.

In dieser Lektion werden wir uns zunächst mit dem einfachsten Typ von

Abfragen – der Auswahlabfrage – beschäftigen, mit deren Hilfe im Prinzip

Daten aus der zugrunde liegenden Tabelle gefiltert oder sortiert werden.

Abfragen werden aber auch für andere Aufgaben eingesetzt: Sie können

beispielsweise die in einem Feld der Abfrage anzuzeigenden Werte aus den

Werten anderer Felder berechnen lassen. Außerdem erlauben es Aktions-

abfragen, den Datenbestand der zugrunde liegenden Tabellen zu ändern. Sie

können damit beispielsweise neue Tabellen erstellen oder bereits vorhandene

aktualisieren. In der folgenden Lektion 5 werden wir Ihnen auch zeigen, wie

man die Inhalte mehrerer Tabellen über eine Abfrage zusammenführt.

Lernziele

 Abfragen erstellen

 Aktionen in Auswahlabfragen

 Feldinhalte berechnen

 Arbeiten mit Aktionsabfragen

Wenn Sie die in dieser Lektion beschriebenen Übungen nachvollziehen

wollen, können Sie dafür die Beispieldatei Datenbank4.accdb aus dem

Ordner Aufgaben öffnen. Die Resultate dieser Arbeit finden Sie in der

gleichnamigen Datei im Ordner Ergebnisse.

Beispieldatei:

Datenbank4

Abfragen erstellen

Um in einer Datenbank eine neue Abfrage zu erstellen, benötigen Sie zumin-

dest eine Tabelle in der Datenbank, deren Daten als Grundlage für die Arbeit

dienen können. Wenn Sie bereits Abfragen definiert haben, können Sie auch

den damit erzeugten Datenbestand als Grundlage für eine weitere Abfrage

benutzen. Beispielsweise können Sie in einer ersten Abfrage die zu einem

bestimmten Kunden gehörenden Datensätze herausfiltern und dann noch-

mals einen Filter einsetzen, der die Daten aus dem laufenden Monat heraus-

filtert. Das könnten Sie zwar auch in einer einzigen Abfrage erledigen, aber

vielleicht benötigen Sie die Aufteilung in zwei Filterabfragen noch für andere

Zwecke.

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Übung 1: Einfache Abfrage über einen Assistenten anlegen

Zum Anlegen einer Abfrage steht ein Assistent zur Verfügung, in dem die

wichtigsten Informationen in einer Schrittfolge abgefragt werden.

Lernziel 4.1

1. Markieren Sie die Tabelle im Navigationsbereich, die der Abfrage zugrun-

de liegen soll. Benutzen Sie Tabelle1. Sie können diese auch öffnen.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Erstellen in der Gruppe Abfragen auf

Abfrage-Assistent. Das Dialogfeld Neue Abfrage wird angezeigt.

3. Hier müssen Sie entscheiden, welchen der Assistenten Sie verwenden

möchten. Wählen Sie für diese Übung die Option Auswahlabfrage-

Assistent. Nach dem Bestätigen über OK wird der Assistent gestartet.

4. Legen Sie im Feld Tabellen/Abfragen fest, welchen Datenbestand Sie als

Grundlage der Abfrage benutzen wollen. Belassen Sie es bei der einzigen

vorhandenen Tabelle1.

5. Legen Sie das bzw. die in der Abfrage zu verwendenden Felder fest. Sie

können dazu nacheinander einzelne Felder markieren und dann auf die

Schaltfläche mit der nach rechts weisenden Pfeilspitze klicken. Über-

nehmen Sie auf diese Weise die Felder Vorname, Nachname, Ort und

Nettoumsatz. Wenn Sie einmal alle Felder übernehmen wollen, klicken

Sie auf die Schaltfläche mit der doppelten Pfeilspitze.

Diese Felde

r

werden für die

Abfrage über-

nommen

Wenn Sie anschließend wieder Tabellenfelder entfernen möchten, benut-

zen Sie entsprechend die Schaltflächen mit den nach links zeigenden

Pfeilspitzen.

6. Nach einem Klick auf Weiter können Sie festlegen, ob Sie eine Detail-

oder eine Zusammenfassungsabfrage erstellen möchten. Belassen Sie es

bei der Voreinstellung Detail.

7. Klicken Sie auf Weiter und geben Sie der Abfrage einen Namen. Editieren

Sie den Vorschlag und benutzen Sie den Namen Abfrage1.

8. Klicken Sie zum Abschluss auf Fertig stellen. Die Abfrage wird erstellt und

in der Datenblattansicht angezeigt. Sie enthält die vorher ausgewählten

Datenfelder der Tabelle.

54 Kapitel 4