Microsoft Access 2010 - Die offizielle Schulungsunterlage (77-885)

Aktionen in Auswahlabfragen

Die im vorherigen Abschnitt beschriebene Abfrage ist die Standardform der

Abfrage: die Auswahlabfrage. Verwenden Sie diese in Fällen, in denen es

beispielsweise darum geht, nur bestimmte Felder einer Tabelle anzeigen

zu lassen, alle Felder einer Tabelle darzustellen, den Namen eines Feldes zu

ändern, die Daten einer Tabelle nach bestimmten Kriterien zu filtern oder

zu sortieren und Kombinationen der genannten Fälle zu realisieren.

Übung 7: Die Abfrageergebnisse sortieren

Ein Sortieren können Sie in der Datenblattansicht einer Abfrage mit den-

selben Techniken durchführen, die Sie schon von Tabellen her kennen.

Lernziel 4.3

1. Sorgen Sie dafür, dass Abfrage1 in der Datenblattansicht angezeigt wird.

2. Setzen Sie die Einfügemarke in ein beliebiges Feld der Spalte, nach dessen

Inhalten sortiert werden soll, oder markieren Sie die gesamte Spalte.

3. Wählen Sie die Form der Sortierung, indem Sie in der Gruppe Sortieren

und Filtern auf Aufsteigend oder auf Absteigend klicken. Die Datensätze

werden nach den Eintragungen im vorher markierten Feld sortiert.

4. Um die Wirkung einer Sortierungsaktion wieder abzuschalten und zur

originalen Reihenfolge der Datensätze zurückzukehren, wählen Sie Alle

Sortierungen löschen in der Gruppe Sortieren und Filtern.

Übung 8: Die Abfrage selbst zum Sortieren benutzen

Sie können aber auch die Abfrage selbst so gestalten, dass sie die Daten

gleich in sortierter Form erzeugt. Dazu verwenden Sie die Einstellmöglich-

keiten im Feld Sortierung im Entwurfsbereich der Abfrage.

Lernziel 4.3

1. Erstellen Sie die gewünschte Abfrage. Für die Übung können Sie die

bereits definierte Abfrage2 in der Entwurfsansicht öffnen.

2. Geben Sie an, was sortiert werden soll, indem Sie in der entsprechenden

Spalte in das Feld der Zeile Sortierung klicken. Benutzen Sie für diese

Übung die Feldspalte Nachname.

3. Wählen Sie die Form der Sortierung über das Listenfeld zu dieser Zeile

aus. Wählen Sie beispielsweise Aufsteigend.

Hier wird die

Richtung de

r

Sortierung gewählt

4. Schalten Sie zur Kontrolle in die Datenblattansicht. Die Datensätze wer-

den nach den Inhalten des Feldes Nachname aufsteigend sortiert.

5. Wechseln Sie zurück zur Entwurfsansicht und schalten Sie die Sortierung

durch Wahl von (nicht sortiert) wieder ab.

60 Kapitel 4

Übung 9: Abfrageergebnisse filtern

Auch die Methoden zum Filtern von Abfrageergebnissen kennen Sie bereits,

wenn Sie Lektion 3 durchgearbeitet haben.

Lernziel 4.3

1. Öffnen Sie Abfrage2 in der Datenblattansicht und markieren Sie die Spal-

te Ort.

2. Klicken Sie in der Gruppe Sortieren und Filtern auf die Schaltfläche

Filtern. Sorgen Sie über die dann angezeigte Liste dafür, dass nur die

Datensätze mit dem Eintrag Fürth im Feld Ort angezeigt werden. Dazu

deaktivieren Sie (Alle auswählen) und aktivieren dann Fürth. Nach dem

Bestätigen über OK werden die Ergebnisse gefiltert.

3. Um die Wirkung des Filters abzuschalten, klicken Sie auf die Schaltfläche

Filter entfernen. Die Datensätze werden wieder vollständig angezeigt.

Auf weitere Filtertechniken werden wir noch beim Arbeiten mit Formularen

in Lektion 7 zu sprechen kommen.

Übung 10: Die Abfrage selbst zum Filtern benutzen

Sie können aber auch die Abfrage von vornherein so gestalten, dass die Er-

gebnisse gefiltert werden. Dazu verwenden Sie die Zeile Kriterien im Ent-

wurfsbereich.

Lernziel 4.3

1. Erstellen oder öffnen Sie die Abfrage wie gewohnt. Für diese Übung kön-

nen Sie die schon vorher benutzte Abfrage2 verwenden.

2. Geben Sie in der Zeile Kriterien die Filterbedingung ein. Zum Testen

können Sie die Spalte Ort benutzen. Sie können einfach einen in der

Tabelle verwendeten Feldinhalt eingeben – beispielsweise den Ortsnamen

Fürth. Access setzt die erforderlichen Anführungszeichen davor und

danach, wenn Sie sie nicht selbst eingeben.

3. Schalten Sie um zur Datenblattansicht der Abfrage. Darin werden dann

nur diejenigen Datensätze angezeigt, die den Filterbedingungen entspre-

chen.

4. Schalten Sie dann den Filter wieder aus: Wechseln Sie zurück zur Ent-

wurfsansicht und löschen den Eintrag in der Zeile Kriterien.

Abfragen formulieren 61