Microsoft Access 2010 - Die offizielle Schulungsunterlage (77-885)

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Tabellen verknüpfen

Damit eine Datenbank möglichst effektiv arbeiten kann, sollten Sie bestrebt

sein, in den Tabellen nur die Felder zu definieren, die Sie für eine korrekte

Arbeitsweise benötigen. Zusätzliche Felder verringern immer die Geschwin-

digkeit. Aus diesem Grund wird man auch Daten, die nicht immer gemein-

sam benutzt werden müssen, in verschiedenen Tabellen ablegen. Beispiels-

weise könnte man die Aufgaben für die Kundenverwaltung und für die Auf-

tragsverwaltung auf zwei Tabellen verteilen:

 Zur Kundenverwaltung benötigen Sie beispielsweise Datensätze, in denen

alle relevanten Kundendaten – wie Kundennummer, Namen, Adresse und

Telefonnummer – angegeben werden müssen.

 Für die Auftragsverwaltung benutzen Sie hingegen diverse auftrags-

bezogene Daten – wie Kundennummer, Auftragsnummer, Lieferdatum,

Rechnungsbetrag usw.

Eine solche Aufteilung hält die Datenbestände für jeden dieser beiden Berei-

che schlank. Um dann die Daten gemeinsam anzuzeigen, definieren Sie eine

Beziehung zwischen zusammengehörenden Elementen und können dann

diese Werte in einer Abfrage darstellen.

Lernziele

 Primärschlüssel

 Beziehungen definieren

 Tabellen aufteilen

Wenn Sie die in dieser Lektion beschriebenen Übungen nachvollziehen

wollen, können Sie dafür die Beispieldatei Datenbank5.accdb aus dem

Ordner Aufgaben öffnen. Sie finden darin alle Objekte, die für die

Durchführung der Übungen vorausgesetzt werden. Die Resultate dieser

Arbeit finden Sie in der gleichnamigen Datei im Ordner Ergebnisse.

Beispieldatei:

Datenbank5

Primärschlüssel

Wenn Sie Daten, die Sie in verschiedenen Tabellen abgelegt haben, gemein-

sam darstellen wollen, können Sie das über eine Verknüpfung der Tabellen

erreichen. Notwendig dafür ist ein Feld, mit dem eine Beziehung zwischen

den Datensätzen der Tabellen hergestellt werden kann. Um eine eindeutige

Kennung der Datensätze in der Tabelle zu erleichtern, setzen Sie einen

Primärschlüssel. Da sich die Werte in dem für den Primärschlüssel gewählten

Feld in den einzelnen Datensätzen unterscheiden müssen, verhindert das

Setzen eines solchen Schlüssels beispielsweise die Eingabe von doppelten

Datensätzen.

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Übung 1: Primärschlüssel setzen

Da die Bedingung des eindeutigen Inhalts manchmal nur schwierig zu erfül-

len ist – z.B. bei Namen, die ja durchaus mehrfach vorkommen können –,

werden häufig AutoWert-Felder als Schlüssel eingesetzt, bei denen der Inhalt

von Access automatisch weitergezählt wird. Sie könnten aber stattdessen

auch einen anderen Felddatentyp benutzen – beispielsweise Text oder Zahl.

In diesem Fall können Sie Werte im Feld in der Datenblattansicht selbst

eintragen. Access weigert sich aber, mehrfache Eintragungen desselben Wer-

tes in einem solchen Feld anzunehmen. Der Datentyp AutoWert liefert also

einige Vorteile.

Lernziel 2.4

1. Öffnen Sie Tabelle1 in der Entwurfsansicht.

2. Fügen Sie am Anfang der Feldliste ein weiteres Feld mit der Bezeichnung

Kundennummer ein. Wählen Sie dafür den Datentyp AutoWert.

3. Klicken Sie auf der Registerkarte Tabellentools/Entwurf auf die Schalt-

fläche Primärschlüssel. Das für den Primärschlüssel gewählte Feld wird

durch ein Schlüsselsymbol gekennzeichnet. Beachten Sie auch die Ein-

stellung Ja (Ohne Duplikate) für die Feldeigenschaft Indiziert.

Ein Symbol

zeigt das

Schlüsselfeld an

4. Speichern Sie die Änderungen in der Tabelle.

5. Schalten Sie zur Kontrolle der Ergebnisse zur Datenblattansicht um. Das

eingefügte Feld wird automatisch mit einer aufsteigenden Zahlenfolge ver-

sehen. Sie können diese Eintragungen nicht manuell ändern.

6. Schließen Sie die Tabelle.

72 Kapitel 5