Microsoft Access 2010 - Die offizielle Schulungsunterlage (77-885)

Beziehungen definieren

Nachdem die Eindeutigkeit der Zuordnung durch das Setzen eines Primär-

schlüssels garantiert ist, können Sie Tabellen verknüpfen. Dafür gibt es meh-

rere sinnvolle Möglichkeiten:

 Bei der einfachsten Form der Verknüpfung werden Tabellen über ein-

deutige Inhalte in Beziehung gesetzt. Diese Beziehung zwischen den

Tabellen wird 1:1-Beziehung genannt, da für jeden Datensatz in einer

Tabelle ein Datensatz in einer anderen Tabelle vorhanden ist.

 Anders verhält es sich bei einer 1:n-Beziehung, bei der die zur Verknüp-

fung der Tabellen verwendeten Felder keine eindeutige, sondern eine

mehrdeutige Beziehung zulassen. In diesem Fall werden zu einem Daten-

satz der einen Tabelle meist mehrere Datensätze der anderen zugeordnet.

Sie können solche Verknüpfungen einerseits über Abfragen definieren. Diese

Form der Definition gilt dann aber nur für die Abfrage selbst. Wenn Sie die

Verknüpfung allgemein in der Datenbank nutzen wollen, können Sie die

Beziehungen in einem speziellen Fenster definieren.

Übung 4: Eine 1:1-Beziehung in einer Abfrage definieren

Beginnen wir damit, eine 1:1-Beziehung über den Entwurfsbereich einer

Abfrage zu formulieren. Zum Beispiel könnte eine Tabelle eine nur einmal

vorkommende Kundennummer enthalten. Eine zweite Tabelle könnte diese

Nummer und zusätzliche Adressdaten enthalten. Durch eine Verknüpfung

dieser beiden Tabellen über die Kundennummer ist eine Abfrage möglich, bei

der die Daten dieser beiden Tabellen zusammengefügt werden.

Lernziel 2.4

1. Erstellen Sie eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht und fügen Sie dazu

die beiden Tabellen Tabelle1 und Tabelle3 hinzu.

2. Ziehen Sie das Feld Kundennummer aus der Tabelle1 auf das Feld Kun-

dennummer in der Tabelle3 (oder umgekehrt). Eine Verbindungslinie

wird angezeigt.

3. Fügen Sie die gewünschten Feldnamen aus den verschiedenen Tabellen in

den Entwurfsbereich ein.

Diese Verbin-

dungslinie zeigt

die Verknüpfung

Tabellen verknüpfen 75

4. Schalten Sie zur Datenansicht um. Darin werden nun die Daten der bei-

den Tabellen zusammen angezeigt.

5. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen Abfrage1 und schalten Sie

zurück zur Entwurfsansicht.

Übung 5: Verknüpfung bearbeiten

Durch Ziehen eines Feldnamens auf einen anderen wird automatisch eine

bestimmte Form der Verknüpfung erzeugt, die über bestimmte Bedingungen

verfügt. Sie sollten diese kontrollieren, um sicherzustellen, dass diese Form

Ihren Absichten entspricht.

Lernziel 2.4

1. Doppelklicken Sie auf die Linie zwischen den Feldnamen, die die Ver-

knüpfung symbolisiert. Das Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften wird

angezeigt, in dem im oberen Teil die benutzten Tabellen und die für die

Verknüpfung verwendeten Feldspalten angezeigt werden. Sie können

über die Listenfelder gegebenenfalls andere Einstellungen wählen.

2. Der untere Teil liefert drei Optionen zur Anzeige der Datensätze. Stan-

dardmäßig werden nur Datensätze angezeigt, in denen die Inhalte der

verknüpften Felder gleich sind. Das führt gegebenenfalls dazu, dass

Datensätze aus der Tabelle1, die keine Entsprechung in Tabelle3 haben,

in der Datenblattansicht nicht mit angezeigt werden. Wenn Sie das ver-

meiden wollen, wählen Sie die zweite Option.

3. Schließen Sie nach dieser Kontrolle der Verknüpfungseigenschaften das

Dialogfeld Verknüpfungseigenschaften und dann auch die Abfrage.

Durch Anklicken der Linie und Drücken von (Entf) wird die Verknüp-

fung wieder gelöst. Die Inhalte der beiden Tabellen werden dann nicht

einander zugeordnet, sondern separat aufgelistet.

Tipp: Verknüp-

fung entfernen

76 Kapitel 5

Übung 6: Eine 1:n-Beziehung in einer Abfrage definieren

Bei einer 1:n-Beziehung wird die Verknüpfung mehrerer Datensätze zugelas-

sen. Das ist z.B. dann der Fall, wenn eine der Tabellen zwar über ein ein-

deutiges Primärschlüsselfeld Kundennummer verfügt, in einer zweiten Tabelle

die einzelnen Kundennummern aber mehrfach auftauchen – beispielsweise

im Zusammenhang mit den einzelnen Aufträgen dieser Kunden. Auch eine

solche Beziehung können Sie im Entwurfsbereich einer Abfrage formulieren.

Lernziele

2.4, 4.2

1. Erstellen Sie eine neue Abfrage in der Entwurfsansicht und fügen Sie dazu

die beiden Tabellen Tabelle1 und Tabelle4 hinzu.

2. Ziehen Sie das Feld Kundennummer aus Tabelle1 auf das Feld Kunden-

nummer in Tabelle4 (oder umgekehrt).

3. Fügen Sie die gewünschten Feldnamen aus den verschiedenen Tabellen in

den Entwurfsbereich ein.

4. In der Datenblattansicht werden die Daten miteinander verknüpft. Die

Kunden werden mehrfach angezeigt – separat für jeden Auftrag.

5. Speichern Sie diese Abfrage unter dem Namen Abfrage2 und schließen

Sie sie dann.

Auch in diesem Fall sollten Sie die gerade erstellte Verknüpfung kontrol-

lieren und gegebenenfalls modifizieren. Die automatisch gewählte

Option Beinhaltet nur die Datensätze, bei denen die Inhalte der ver-

knüpften Felder beider Tabellen gleich sind bewirkt hier, dass Kunden,

für die noch kein Auftrag abgewickelt wurde, nicht mit angezeigt werden.

Wählen Sie gegebenenfalls eine andere Option.

Tipp: Beziehung

kontrollieren

Tabellen verknüpfen 77