Microsoft Access 2010 - Die offizielle Schulungsunterlage (77-885)

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Verwaltungsaufgaben

Sie haben in den bisherigen Lektionen alle grundlegenden Tätigkeiten und

Techniken kennengelernt, die Sie für den Aufbau und die Verwendung einer

Access-Datenbank benötigen. In dieser letzten Lektion werden Sie mit eini-

gen zusätzlichen Verwaltungsaufgaben vertraut gemacht. Dazu gehören

einerseits Techniken, die Ihnen die Übersicht über die Datenbank erleich-

tern. Andererseits liefert Ihnen die Lektion auch einen Überblick über Arbei-

ten, die für das Ausdrucken von Datenbankobjekten wichtig sind, und eine

Zusammenstellung weiterer Wartungsaufgaben, die Sie an Datenbanken

durchführen können.

Lernziele

 Export und Import

 Datenbankobjekte drucken

 Wartung und Sicherung

Wenn Sie die in dieser Lektion beschriebenen Übungen nachvollziehen

wollen, können Sie dafür die Beispieldatei Datenbank9.accdb aus dem

Ordner Aufgaben öffnen. Die Resultate dieser Arbeit finden Sie in der

gleichnamigen Datei im Ordner Ergebnisse.

Beispieldatei:

Datenbank9

Export und Import

Microsoft Access stellt kein isoliertes System dar. Anstatt Informationen in

eine Tabelle eingeben zu müssen, können Sie Daten, die in anderen Datei-

formaten abgelegt sind, in Access verwenden. Mit einer ähnlichen Technik

können Sie auch Daten aus Access-Datenbanken in anderen Anwendungen

weiterverarbeiten.

Übung 1: Eine Tabelle nach Microsoft Excel exportieren

Nach Microsoft Excel können Sie aus Access heraus Tabellen, Abfragen und

Formulare exportieren. Das sollten Sie am Beispiel des Exports einer Tabelle

nach Microsoft Excel einmal ausprobieren. Gehen Sie dazu in den folgenden

Schritten vor:

Lernziel 1.1

1. Markieren Sie im Navigationsbereich die Tabelle, deren Daten exportiert

werden sollen. Benutzen Sie für diese Übung Tabelle1.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportie-

ren auf Excel. Das Dialogfeld Exportieren - Excel-Tabelle wird geöffnet.

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3. Legen Sie den Dateinamen und den Speicherort fest. Sie können es bei

der Voreinstellung belassen oder diese editieren. Es empfiehlt sich, den

Ordner Aufgaben innerhalb des Ordners der Beispieldateien zu benutzen.

4. Geben Sie im Feld Dateiformat an, als was das markierte Objekt gespei-

chert werden soll. Wenn Sie beispielsweise die Daten in einer Excel 2010-

Datei weiterverarbeiten wollen, wählen Sie Excel-Arbeitsmappe (*.xlsx).

5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Exportieren von Daten mit Formatie-

rung und Layout. Wenn die entsprechende Excel-Version auf Ihrem

Rechner installiert ist, können Sie außerdem das Kontrollkästchen Öffnen

der Zieldatei nach Abschluss des Exportvorgangs aktivieren.

6. Bestätigen Sie über die Schaltfläche OK.

7. Sie werden abschließend gefragt, ob Sie die Exportschritte speichern

wollen. Wenn Sie diese Option aktivieren, ersparen Sie sich bei einer spä-

teren Wiederholung des Exports die Eingabe bestimmter Informationen

(siehe hierzu weiter hinten).

8. Klicken Sie auf Schließen.

Die so erstellte Datei kann anschließend in Excel geöffnet werden bzw. wird

automatisch in Excel angezeigt.

Die Tabellendaten

als Excel-Datei

138 Kapitel 9

Übung 2: Eine Abfrage als Textdatei exportieren

Ein weiterer typischer Fall besteht darin, die Inhalte eines geeigneten Access-

Objekts so zu exportieren, dass Sie sie als Textdatei weiterverarbeiten kön-

nen. Exportiert werden können praktisch alle Typen von Access-Objekten.

Lernziel 1.1

1. Markieren Sie Abfrage1 im Navigationsbereich.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportie-

ren auf Textdatei. In dem dann angezeigten Dialogfeld Exportieren - Text-

datei geben Sie im Feld Dateiname den Pfad und den Namen der zu

erstellenden Datei an.

3. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen Exportieren von Daten mit Formatie-

rung und Layout und Öffnen der Zieldatei nach Abschluss des Export-

vorgangs und klicken Sie dann auf OK.

4. Sie müssen nun noch eine Entscheidung über die zu verwendende Codie-

rung treffen. Belassen Sie es bei der Voreinstellung und klicken Sie

abschließend auf OK.

Die Daten werden in eine Textdatei exportiert; diese wird dann angezeigt.

In eine andere Datenbank übernehmen

Interessant ist auch die Möglichkeit, ein Datenbankobjekt in eine andere

Datenbank zu exportieren.

Lernziel 1.1

 Markieren Sie im Navigationsbereich das Objekt, das Sie exportieren

wollen.

 Klicken Sie auf der Registerkarte Externe Daten in der Gruppe Exportie-

ren auf Access.

 Legen Sie den Dateinamen und den Speicherort der Datenbank fest, in

die das Objekt exportiert werden soll. Bestätigen Sie über OK.

 Anschließend müssen Sie angeben, unter welchem Namen das Objekt in

der Zieldatenbank geführt werden soll. Ist dort ein Objekt dieses Namens

schon vorhanden, wird es überschrieben. Ein Klick auf OK führt den

Export durch.

Die Liste zur Schaltfläche Weitere in der Gruppe Exportieren liefert eine

Vielzahl von weiteren Formaten für den Export.

Tipp: Weitere

Exportformate

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