O'Reilly logo

Microsoft Excel 2010 - Das offizielle Trainingsbuch by Curtis D. Frye

Stay ahead with the world's most comprehensive technology and business learning platform.

With Safari, you learn the way you learn best. Get unlimited access to videos, live online training, learning paths, books, tutorials, and more.

Start Free Trial

No credit card required

Mit Kollegen zusammenarbeiten
370
14
Wenn Sie Dateien häufiger mit Kolleginnen und Kollegen innerhalb und außerhalb
des Unternehmens austauschen, können Sie mithilfe digitaler Signaturen sicher-
stellen, dass Ihre Arbeitsmappen und alle darin enthaltenen Makros von einer
vertrauenswürdigen Quelle stammen.
Und für den Fall, dass Sie die Informationen aus einer Arbeitsmappe auf einer
Website veröffentlichen möchten, gibt es noch die Option, die Arbeitsmappe als
Webseite zu speichern. Ihre Kolleginnen und Kollegen können die Arbeitsmappe
dann zwar nicht bearbeiten, aber sie können die Daten einsehen und Ihnen per
E-Mail oder Telefon Rückmeldung geben.
In diesem Kapitel erfahren Sie, wie Sie Arbeitsmappen für die gemeinsame Nutzung
freigeben, wie Sie einzelne Zellen in einer Arbeitsmappe kommentieren und wie Sie
nachvollziehen können, welche Änderungen Ihre Kolleginnen und Kollegen vorge-
nommen haben. Außerdem lesen Sie, wie Sie Arbeitsmappen und Arbeitsblätter
schützen, wie Sie Arbeitsmappen digital signieren und wie Sie Arbeitsmappen für die
Veröffentlichung im Web aufbereiten.
WICHTIG Bevor Sie die Übungen in diesem Kapitel nachvollziehen können,
müssen Sie die Beispielsammlung von der Microsoft Press-Site herunterladen und
extrahieren. Die Übungsdateien zu diesem Kapitel finden Sie dann im Ordner
Kapitel14. Einzelheiten hierzu sowie eine vollständige Auflistung der Übungsdateien
finden Sie im Abschnitt »Die Übungsdateien zum Buch« am Anfang dieses Buchs.
Arbeitsmappen gemeinsam bearbeiten
Damit mehrere Benutzer gleichzeitig an einer Arbeitsmappe arbeiten können, müssen
Sie die Unterstützung für die gemeinsame Nutzung aktivieren. Für Unternehmen wie
Vereinigte Kurierdienste GmbH, deren Mitarbeiter darauf angewiesen sind, dass sie
Kundeninformationen, Liefernummern und detaillierte Angaben zu falschen
Zustellungen einsehen können, ist die gemeinsame Nutzung eine perfekte Lösung.
Um die Unterstützung für das gemeinsame Arbeiten an einer Arbeitsmappe zu
aktivieren, wechseln Sie zur Registerkarte Überprüfen und klicken in der Gruppe
Änderungen auf Arbeitsmappe freigeben. Auf der Registerkarte Status des
daraufhin erscheinenden Dialogs Arbeitsmappe freigeben aktivieren Sie dann das
Kontrollkästchen Bearbeitung von mehreren Benutzern zur selben Zeit
zulassen. Anschließend können Sie auf der Registerkarte Weitere die Optionen
auswählen, die Sie für die gemeinsame Bearbeitung der aktiven Arbeitsmappe
nutzen wollen.
Arbeitsmappen gemeinsam bearbeiten
371
14
ACHTUNG Arbeitsmappen, die eine Excel-Tabelle enthalten, können nicht gemein-
sam genutzt werden. Um sie freigeben zu können, müssen Sie die Excel-Tabelle zuvor
in einen normalen Zellenbereich umwandeln. Klicken Sie dazu in die Excel-Tabelle,
wechseln Sie zur Registerkarte Entwurf und klicken Sie in der Gruppe Tools auf die
Schaltfläche In Bereich konvertieren. Es erscheint ein Dialogfeld, in dem Sie Ihre Ent-
scheidung noch einmal mit Ja bestätigen müssen.
Zwei Einstellungen auf der Registerkarte Weitere des Dialogfelds Arbeitsmappe
freigeben sind besonders interessant. Da wäre zum einem die Entscheidung, ob
Excel Änderungen an der Arbeitsmappe protokollieren soll und, falls ja, über welchen
Zeitraum diese Aufzeichnungen gehen sollen. Die Standardeinstellung sieht vor, dass
Excel die Änderungen der letzten 30 Tage speichert. Sie können aber auch jeden
anderen Zeitraum (in Tagen) eingeben. Wenn Sie Ihre Arbeitsmappe regelmäßig
aufrufen und bearbeiten, ist die Protokollierung sämtlicher Änderungen über einen
Zeitraum von 180 Tagen in der Regel ein vernünftiger Wert. Für Arbeitsmappen, die
seltener bearbeitet werden, kann es erforderlich sein, die Änderungen über einen
Zeitraum von 365 Tagen (ein Jahr) aufzuzeichnen, damit eine sinnvolle Nachverfol-
gung und Rechnungsprüfung möglich ist. Protokolleinträge zu Änderungen, die
weiter zurückliegen als der von Ihnen eingestellte Wert, werden von Excel gelöscht.
TIPP Erkundigen Sie sich, ob es in Ihrem Unternehmen eine offizielle Richtlinie
zur Datenspeicherung gibt, und passen Sie gegebenenfalls den Zeitraum für die
Protokollierung an diese Richtlinie an.

With Safari, you learn the way you learn best. Get unlimited access to videos, live online training, learning paths, books, interactive tutorials, and more.

Start Free Trial

No credit card required