Microsoft Excel 2010 Expert - Die offizielle Schulungsunterlage (Exam 77-888)

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Berechnungsstrukturen

Die wesentlichste Aufgabe von Excel besteht darin, aus den in einem Ar-

beitsblatt eingegebenen Zahlenwerten neue Zahlenwerte zu berechnen. Wel-

che Hilfsmittel Ihnen zum leichteren Verständnis der dabei verwendeten

Formeln zur Verfügung stehen und welche Optionen Sie dabei berücksichti-

gen können, ist Gegenstand dieser ersten Lektion.

Lernziele

 Formelzusammenhänge verstehen

 Auf Fehlermeldungen reagieren

 Berechnungsoptionen

Wenn Sie die in dieser Lektion beschriebenen Übungen nachvollziehen

wollen, können Sie dafür die Beispieldatei Mappe1.xlsx öffnen.

Beispieldatei:

Mappe1

Formelzusammenhänge verstehen

Bei komplexeren Berechnungen in größeren Tabellen ergeben sich Struktu-

ren, die später – besonders für einen Anwender, der nicht an der Entwick-

lung des Formelwerks beteiligt war – nicht immer einfach nachzuvollziehen

sind. Mit speziellen Werkzeugen können Sie die in einer Tabelle vorhande-

nen Berechnungsstrukturen sichtbar machen. Sie finden die dazugehörenden

Befehle auf der Registerkarte

Formeln – vor allem in der Gruppe Formel-

überwachung

.

Übung 1: Prüfung auf gleiche Formelstruktur

In vielen Fällen weisen die Formeln einer Tabelle gleiche oder ähnliche

Strukturen auf. Wenn Sie beispielsweise in einer Tabelle den Umsatz, die

Kosten und den sich daraus ergebenden Gewinn über mehrere Jahre hinweg

darstellen, muss für jedes Jahr der Gewinn als Differenz zwischen Umsatz

und Kosten des Jahres ermittelt werden. Excel vergleicht in einem solchen

Fall die Struktur der Formel in einer Zelle mit der Struktur der Formeln in

den Nachbarzellen.

Lernziel 2.1

1. Aktivieren Sie Tabelle1 in der Beispieldatei und kontrollieren Sie die

Formeln in der Zeile

4.

2. Markieren Sie die Zelle D4. Hier wurde eine Formel eingegeben, die ei-

nen falschen Bezug verwendet: Statt

=D2-D3 steht hier =C2-D3. Wenn

sich in einer solchen Formelreihe Abweichungen zu den Formeln in den

Nachbarzellen ergeben, wird das automatisch durch einen Indikator in

Form eines kleinen grünen Dreiecks links oben in der betreffenden Zelle

gekennzeichnet.

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3. Nach dem Markieren der Zelle mit dem Indikator wird eine Schaltfläche

angezeigt. Klicken Sie darauf, um die Befehle zur Korrektur anzeigen zu

lassen.

Die Wahl von

Fehler ignorieren

schaltet den

Fehlerindikator ab

4. Wählen Sie hier den Befehl Formel von Links kopieren. Die Struktur der

Formel aus der Zelle

C4 wird dann für die Formel in der Zelle D4 über-

nommen.

Welche Fälle durch einen Indikator gekennzeichnet werden sollen, kön-

nen Sie über das Dialogfeld Excel-Optionen in der Kategorie Formeln

einstellen. Darauf werden wir weiter unten in dieser Lektion noch zu

sprechen kommen.

Tipp: Fehler-

indikator

einstellen

Übung 2: Formelüberwachungsmodus

Um einen Überblick über alle in der Tabelle verwendeten Formeln zu erhal-

ten, können Sie diese – statt der Berechnungsergebnisse – anzeigen lassen.

Lernziel 2.1

1. Wechseln Sie zu Tabelle2.

2. Lassen Sie die Registerkarte Formeln anzeigen und klicken Sie in der

Gruppe

Formelüberwachung auf Formeln anzeigen. Die Formeln im Blatt

werden angezeigt.

Die Breite de

r

Spalten wird

automatisch

vergrößert

3. Zur Anzeige der Berechnungsergebnisse schalten Sie diesen Modus mit

derselben Methode wieder aus.

Übung 3: Formelauswertung verwenden

Die Idee hinter einer Formel ist manchmal nicht einfach auf den ersten Blick

zu verstehen. Das gilt besonders dann, wenn sich eine Formel auf Zellen be-

zieht, die auch wieder Formeln beinhalten. Um eine solche Berechnungskette

schrittweise nachvollziehen zu können, eignet sich die

Formelauswertung.

Lernziel 2.1

12 Kapitel 1

1. Wechseln Sie zu Tabelle3 und markieren Sie am besten zuerst die Zelle

mit der Formel, die am Ende einer Berechnungskette steht. Wählen Sie

hier beispielsweise die Zelle

C4. Darin wird mit =C3/B2 ein Umsatz-

wachstum berechnet. Beachten Sie, dass der Wert in der Zelle

C3 auch

mit

=C2-B2 das Ergebnis einer Berechnung ist.

2. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Formeln in der Gruppe Formel-

überwachung

auf Formelauswertung. Das Dialogfeld Formel auswerten

wird angezeigt.

3. Im Dialogfeld wird unter Bezug die Adresse der markierten Zelle und im

Feld

Auswertung die Formel angezeigt. Ein Element ist unterstrichen.

4. Wenn Sie nachvollziehen wollen, wie diese Formel die im Arbeitsblatt

vorhandenen Zahlenwerte in das Ergebnis umsetzt, klicken Sie mehrmals

auf die Schaltfläche

Auswerten. Nach jedem Klick wird der unterstrichene

Teil durch den Zahlenwert ersetzt, auf den dieser Teil der Formel Bezug

nimmt.

5. In komplexeren Arbeitsblättern können sich Formeln auf Zelladressen

beziehen, die ihrerseits wiederum Formeln beinhalten. Durch einen Klick

auf die Schaltfläche

Einzelschritt können Sie solche Kettenbezüge nach-

einander durchlaufen und die Formeln im Dialogfeld sichtbar machen.

 Nach jedem Klick auf die Schaltfläche werden Informationen zum ge-

rade unterstrichenen Teil geliefert. Diese werden jeweils in einer neuen

Zeile angezeigt. Die unterschiedliche Farbgebung gibt Auskunft dar-

über, wie die einzelnen Teile der so angezeigten Berechnungskette zu-

sammenhängen. Das funktioniert so lange, bis eine Zelle erreicht wird,

die keine Formel, sondern einen konstanten Zahlenwert beinhaltet.

Berechnungsstrukturen 13