Microsoft Excel: Formeln & Funktionen - Das Maxibuch, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Kapitel 1 Probleme mit Funktionen lösen

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Hinweis Schalten Sie für die betreffenden Zellen den Zeilenumbruch ein. Nach einem Rechtsklick mit der Maus

und der Auswahl des Befehls Zellen formatieren im Kontextmenü können Sie auf der Registerkarte

Ausrichtung das Kontrollkästchen Zeilenumbruch aktivieren.

Support-Calls

visualisieren

Für die grafische Darstellung von Zahlen nutzen Sie sicher die Excel-Diagramme. Wenn es

einmal nur eine kleine Darstellung in einer Zelle des Blattes sein soll, muss es jedoch nicht

immer ein Diagramm sein. Mit der Textfunktion WIEDERHOLEN() können Sie, wie die

Abbildung 1.86 zeigt, Ähnliches erreichen.

Abbildung 1.86: Mit der Funktion WIEDERHOLEN() können Sie auch Grafiken erzeugen

In einer Liste sind für die Supportmitarbeiter deren aktuell bearbeitete Anrufe vermerkt. Mit

der Formel

=WIEDERHOLEN("(";B4)

kann die in B4 stehende Zahl 12 in zwölf Telefonsymbole verwandelt werden. Für die For-

melzelle müssen Sie dazu nur die Schriftart »Wingdings« einstellen, denn die öffnende runde

Klammer wird in dieser Schrift als Telefonsymbol dargestellt.

CD-ROM Alle gezeigten Praxisbeispiele finden Sie auf der Buch-CD im Ordner \Buch\Kap01 in den Arbeits-

mappen Text_Daten01.xls (Excel 97-2003) bzw. Text_Daten01.xlsx (Excel 2007/2010).

Logische Funktionen anwenden

Obwohl Logik und die damit zusammenhängenden Funktionen von Excel der Mathematik

zugeschrieben werden müssen und damit naturgemäß nicht zum alltäglichen Handwerkszeug

gehören, haben sie doch bei vielen Excel-Anwendern einen festen Platz im handwerklichen

Repertoire. Mit ihrer Hilfe lassen sich Berechnungsschritte in ihren Verzweigungen teilauto-

matisieren, Auswertungen textlich und farblich anpassen, Daten für Diagramme sachgerecht

aufbereiten und vieles mehr. Bei den textlichen Anpassungen ist es vor allem das Reagieren auf

Fehler, die sich nicht vermeiden, aber erkennen lassen

1

, farbliche Anpassungen sind jene, die

vor allem im Bereich der bedingten Formatierungen zum Zuge kommen.

Für beide Fälle soll das folgende Beispiel den Einstieg liefern. Zum kaufmännischen Rechnen

gehört traditionsgemäß das Problem der Differenzkalkulation für Warenpreise. Die Abbil-

dung 1.87 zeigt den Ablauf, wie er auf einem Arbeitsblatt gestaltet werden kann.

1 Der Durchschnittsverkaufspreis ist eben nicht bestimmbar, wenn nichts verkauft wird. Mathematisch bedeutet dies eine Division

durch Null, was natürlich auch Excel nicht beherrscht.

Logische Funktionen anwenden

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Der Einzelhändler kann zu einem bestimmten Listeneinkaufspreis beim Großhändler ein-

kaufen und bekommt wegen der Stückzahl einen Lieferrabatt. Weil er schnell bezahlen kann,

wird ihm noch ein Skonto gewährt. Der entstehende Bareinkaufspreis wird durch Bezugs-

kosten (etwa Porto) zusätzlich belastet. Da durch den Handel weitere Kosten (etwa für Miete

und Personal entstehen) liegen im Beispiel die Selbstkosten bei 4.482,82 €.

Aus der Sicht des Verkaufs muss dem Kunden ein Ladenpreis angeboten werden, den dieser

durch Rabatt und Skonti mindern kann, wobei ein zwischengeschalteter Vertreter auch zu

seinem Recht kommen muss. Die Differenz zwischen Barverkaufspreis und Selbstkosten ist

der Gewinn, der verbucht werden kann. An diesen werden prozentuale Forderungen gestellt.

Ausgangspunkt dafür ist das Verhältnis zu den Selbstkosten.

Bis hierher konnte Excel bei den Berechnungen effektiv helfen, denn alle eingetragenen

Beziehungen zwischen den hell hinterlegten Zellen wie D4 für den Listeneinkaufspreis, C11

für die prozentualen Handlungskosten oder D19 für den Listenverkaufspreis lassen sich

durch Formeln miteinander verbinden. Und so berechnet sich der Gewinn aus

=D14-D12

und die prozentuale Angabe aus

=D13/D12

Rentabilität

bewerten

Woher aber weiß nun Excel, ob die geforderte Rendite o.k. ist? Nehmen wir an, der Einzel-

händler ist mit 20 % zufrieden. Also schreibt er in die Zelle C21 (die in der Abbildung mit

ihrer Nachbarzelle verbunden wurde) die Formel

=WENN(C13>=20%;"OK";"zu gering")

Abbildung 1.87: Die klassische Differenz-

kalkulation

Kapitel 1 Probleme mit Funktionen lösen

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Was macht die darin enthaltene WENN()-Funktion? Sie schaut nach, ob der Wert in Zelle

C13 größer oder gleich 20 % ist oder nicht. Ist der Wert tatsächlich größer oder gleich der

Vorgabe, erscheint als Ergebnis die Mitteilung OK, andernfalls die Mitteilung zu gering.

Im Beispiel ist es nur eine einfache Bedingung, die geprüft werden soll. Kompliziertere

Abläufe fordern jedoch kompliziertere Formeln. Erleichternd bei diesen sind weitere logische

Funktionen, wie etwa die UND()-Funktion.

Stellen Sie sich vor, der Händler möchte sich seinen Gewinn nicht schmälern lassen, steht

aber unter dem Druck der Mitbewerber und kann Verkaufspreisobergrenzen nicht auswei-

chen. Dieses Verhalten möchte er durch Einfärben der Zelle mit dem prozentualen Gewinn

visualisieren. Unter Excel ab Version 2007 ruft er dazu das Dialogfeld aus Abbildung 1.88 auf.

Die zugehörige Schaltfläche Neue Regel befindet sich auf der Registerkarte Start in der

Gruppe Formatvorlagen unter dem Befehl Bedingte Formatierung

2

.

Die Formel

=UND(($C$13>=20%);($D$19<6500))

prüft, ob zwei Bedingungen erfüllt sind, nämlich

씰

ist der Wert in Zelle C13 größer oder gleich 20 % und

씰

liegt der eingetragene Verkaufspreis unter 6.500 €.

Sind beide Bedingen erfüllt (die UND()-Funktion sorgt für diese Gleichzeitigkeit), wird die

Zelle grün eingefärbt, andernfalls geschieht nichts.

CD-ROM Das gezeigte Praxisbeispiel finden Sie auf der Buch-CD im Ordner \Buch\Kap01 in den Arbeits-

mappen Differenzkalkulation.xls (Excel 97-2003) bzw. Differenzkalkulation.xlsx (Excel 2007/2010).

Tauchen Sie in Kapitel 8 in weitere Geheimnisse der logischen Funktionen ein.

2 Nutzer früherer Excel-Versionen rufen den Menübefehl Format/Bedingte Formatierung auf.

Abbildung 1.88: Bedingte Formatierung und

logische Funktionen