Microsoft Excel: Formeln & Funktionen - Das Maxibuch, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Kapitel 3 Formeln und Funktionen

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Tipps & Tricks

Zum Abschluss dieses Kapitels wollen wir Ihnen noch drei Tipps bzw. Tricks im Zusammen-

hang mit der Eingabe von Funktionen vermitteln. Wir nutzen die beschriebenen Verfahren

seit Jahren und möchten sie Ihnen nicht vorenthalten.

Argumente anzeigen

Wenn Sie bei der Eingabe von Formeln die zugehörigen Argumente vergessen haben, können

Sie diese in der Bearbeitungsleiste anzeigen lassen. Wenn Sie beispielsweise die Funktion SVER-

WEIS() verwenden wollen, tragen Sie das Gleichheitszeichen und den Text SVERWEIS sowie

eine öffnende Klammer ein. Drücken Sie nun die Tastenkombination

(Strg)+(ª)+(A), wer-

den die Argumente zu dieser Funktion in die Bearbeitungsleiste eingetragen.

Wollen Sie statt der Argumente den Funktions-Assistenten verwenden, drücken Sie die Tasten-

kombination

(Strg)+(A). Daraufhin wird der Funktions-Assistent für die bereits eingetragene

Funktion gestartet.

Hinweis Seit Excel 2002 werden die Argumente zur eingetragenen Funktion auch selbständig in einer Quick-

Info angezeigt (siehe die Abbildung 3.6 auf Seite 163). Voraussetzung dafür ist, dass in den Excel-

Optionen das Kontrollkästchen QuickInfos für Funktionen anzeigen aktiv ist.

Eine komplexe Formel in allen Mappen verfügbar machen

Vielleicht haben Sie das schon erlebt: Sie benötigen in jeder neuen Mappe einen Satz von auf-

wendigen Formeln. Um sich Schreibarbeit zu sparen, halten Sie in solchen Fällen eine Bei-

spielmappe offen, um aus dieser die benötigten Formeln zu kopieren.

Sie können aber auch die Formeln unter Verwendung der AutoKorrektur speichern. Das

eigentliche Einsatzgebiet des AutoKorrektur-Features ist das Korrigieren häufiger Schreibfehler

und dürfte Ihnen vermutlich eher aus Microsoft Word geläufig sein. Nutzen Sie die Auto-

Korrektur, um eine Zeichenfolge durch eine Formel ersetzen zu lassen. Das ist besonders dann

sinnvoll, wenn es sich um eine Funktion handelt, die komplexer ist und die vom Aufbau her all-

gemein verwendet werden kann.

Für das Eingeben der häufig verwendeten Tabellenfunktion SUMME() stellt Excel ein eige-

nes Symbol (AutoSumme) bereit. Über die Tastenkombination

(Alt)+(ª)+(=) ist die Funk-

tion auch für Tastaturfreunde schnell verfügbar. Excel trägt dabei auch gleich einen Zellbezug

ein und geht dabei so vor: Befinden sich oberhalb der aktiven Zelle Zahlen, wird der Bezug in

diese Richtung zeigen. Findet Excel nach oben keine Zahlen, werden die links von der aktiven

Zelle liegenden Zellen durchsucht und der Bezug eingetragen. Wenn Sie häufig den gleichen

Tabellenaufbau haben, suchen Sie vielleicht nach einer Möglichkeit, wie Sie die Summe für

die unterhalb liegenden 500 Zellen schnell erstellen können, ohne lange über den Bezug

nachdenken zu müssen.

Tipps & Tricks

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Die folgende Formel berechnet die Summe der 500 unterhalb der aktiven Zelle liegenden

Zellen:

=SUMME(INDIREKT(ADRESSE(ZEILE()+1;SPALTE();4;WAHR);WAHR):INDIREKT(ADRESSE(ZEILE()+501;

SPALTE();4;WAHR);WAHR))

Um diese Formel global zur Verfügung zu stellen und auch schnell eintragen zu können,

gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie in Excel 2003 den Menübefehl Extras/AutoKorrektur-Optionen auf. In Excel

2007/2010 wählen Sie in den Excel-Optionen die Kategorie Dokumentprüfung und klicken

auf die Schaltfläche AutorKorrektur-Optionen. Tragen Sie auf der Registerkarte AutoKor-

rektur im Eingabefeld Ersetzen eine Zeichenfolge ein.

WichtigBeachten Sie, dass es sich um eine eindeutige Zeichenfolge handeln sollte, da die AutoKorrektur-

Liste von allen Office-Programmen verwendet wird. Wählen Sie z.B. eine Zeichenfolge mit einem

Sonderzeichen, das selten verwendet wird. Eine solche Zeichenfolge könnte z.B. _sum500 sein.

2. Im Eingabefeld Durch tragen Sie die oben gezeigte Formel ein. Achten Sie darauf, dass im

Eingabefeld Durch ein Gleichheitszeichen vor die Zeichenfolge geschrieben werden muss!

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen und schließen Sie mit OK ab.

Abbildung 3.20: Eine Formel über die AutoKorrektur schnell verfügbar machen

Wurde der AutoKorrektur-Eintrag richtig festgelegt, müssen Sie nicht einmal mehr ein

Gleichheitszeichen eingeben, die Eingabe der Zeichenfolge _sum500 genügt.

Kapitel 3 Formeln und Funktionen

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Teilberechnungen in Formeln

Bei der Analyse komplexerer Formeln und bei der Fehlersuche können Sie einzelne Bestand-

teile der Formel, z.B. Funktionsargumente in Form von Bezügen oder geschachtelten Funk-

tionsaufrufen, ausrechnen lassen. Anstelle des Bezuges oder des Funktionsaufrufs steht dann

der Wert. Und das geht so:

1. Öffnen Sie die Formelzelle mit

(F2) oder per Doppelklick zum Bearbeiten.

2. Markieren Sie den Teilbereich der Formel, dessen Ergebnis berechnet werden soll.

3. Drücken Sie nun die

(F9)-Taste. Excel ersetzt den markierten Teil der Formel durch das

Ergebnis.

Auf diese Art und Weise können Sie beispielsweise eine Formel schrittweise auflösen und

anhand der Teilschritte die Formel analysieren.

Hinweis Natürlich berechnet Excel das Ergebnis nur dann, wenn der Inhalt der Markierung berechenbar ist.

Ansonsten werden anstelle der Markierung die entsprechenden Fehlermeldungen notiert. Wenn Sie

nichts markieren und nur die Einfügemarke in der geöffneten Formel blinkt, ersetzt Excel die gesamte

Formel durch das Ergebnis.

Achtung Im Regelfall brechen Sie diese Änderungen in der Formel mit (Esc) ab, da Sie die Formel nicht

verändern wollen. Sollen die Werte anstelle der Rechenausdrücke in der Formel stehen, müssen Sie

mit der (¢)-Taste abschließen.