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Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Book Description

Dieses Buch richtet sich an alle, deren Arbeitsschwerpunkt in den Bereichen Personalwesen und Entgeltabrechnung liegt. Es zeigt Ihnen, wie Sie Aufgaben dort mit Excel lösen.

Table of Contents

  1. Microsoft Excel im Personalwesen
  2. Impressum
  3. Inhaltsverzeichnis (1/2)
  4. Inhaltsverzeichnis (2/2)
  5. Vorwort
  6. Einleitung
    1. Wie ist dieses Buch aufgebaut?
    2. Besondere Kennzeichnungen
    3. Die Autoren
  7. Kapitel 1 - Vor der Analyse: Listenimport
    1. Konvertierungsmöglichkeiten
      1. Textdateiformate
      2. Zwischenablageformate
    2. Öffnen oder Import einer Textdatei?
    3. Textdatei mit Trennzeichen importieren
    4. Textdatei mit fester Datensatzlänge importieren
    5. Eine Liste aus dem Internet oder Intranet importieren (1/2)
    6. Eine Liste aus dem Internet oder Intranet importieren (2/2)
  8. Kapitel 2 - Listen in Excel
    1. Was sind (Datenbank-)Listen?
      1. Listen haben Spaltenüberschriften (Feldnamen)
      2. Listen enthalten keine komplett leeren Zeilen oder Spalten
      3. Listen enthalten keine verbundenen Zellen
    2. Listen bereinigen und umbauen
      1. Text glätten
      2. Text in Spalten
    3. Listen am Bildschirm
      1. Die Überschriften bleiben immer sichtbar
      2. Manueller Datenvergleich
      3. Schnelles Arbeiten in Listen
        1. Tastaturtipps
        2. Maustipps
      4. Die Seitenumbruchvorschau
    4. Listen drucken
      1. Listenüberschriften auf jeder Seite drucken
      2. Druckbereich festlegen
        1. Die Druckreihenfolge
      3. Ausdruck mit Gitternetzlinien spart Speicher
      4. Weitere Druckoptionen auf der Registerkarte Tabelle
      5. Druckbereich, Anzahl Exemplare und Sortierung beim Drucken
    5. Listen sortieren
      1. Einfache Sortierungen
      2. Mehrfachsortierungen
    6. Listen filtern
      1. AutoFilter – Geschwindigkeit ist keine Hexerei
        1. Top 10: Die zehn höchsten Gehälter
        2. Benutzerdefinierte Suchkriterien
      2. Wenn nichts mehr geht: Spezialfilter (1/2)
      3. Wenn nichts mehr geht: Spezialfilter (2/2)
        1. Bedeutung der Optionen zum Spezialfilter
        2. Und/Oder-Verknüpfungen im Kriterienbereich
        3. Textvergleiche
        4. Berechnete Kriterien
        5. Filterergebnis an anderer Stelle ausgeben
  9. Kapitel 3 - Rechnen mit Datum und Uhrzeit
    1. Definition des Datums- und Uhrzeitformats
    2. Zellen mit Datums- oder Uhrzeitformaten
    3. Umrechnen in Uhrzeitformate
    4. Tabellenvorlage Zeiterfassung
    5. Arbeitszeiten in einem Stundenzettel erfassen
      1. Erstellen des Tabellenlayouts
      2. Automatischer Pausenabzug
      3. Vergütungsberechnung
      4. Besondere betriebliche Regelungen – Kappungszeiten
    6. Projektzeiterfassung mit Excel
      1. Hinterlegung der Stammdaten
      2. Erstellen des Tabellenlayouts
      3. Übergabe der Stammdaten in das Arbeitsblatt Zeiten
      4. Optionaler Pausenabzug in der Mehrarbeitsberechnung
      5. Analyse mit dem AutoFilter
      6. Speichern als Tabellenvorlage
  10. Kapitel 4 - Listen in der Personalabteilung
    1. Geburtstagslisten einrichten
      1. Die Geburtstagsliste für dieses Jahr
      2. Die Geburtstagsliste für ein bestimmtes Jahr
      3. Die Geburtstagsliste sortiert nach Monaten und Tagen
      4. Eine Liste für jeden Vorgesetzten
        1. Die Variante mit dem AutoFilter
        2. Die Variante mit der Teilergebnis-Funktion
      5. Listen mit stichtagsbezogenem Alter
      6. Runde Geburtstage – Jubilare
        1. Die runden Geburtstage hervorheben
        2. Die runden Geburtstage filtern
    2. Geburtstagslisten ad hoc
      1. Wer hat heute Geburtstag?
        1. AutoFilter-Lösungen
        2. Für Profis: Lösung mit Spezialfilter
      2. Wer hat in diesem Monat Geburtstag?
        1. AutoFilter-Lösungen
        2. Für Profis: Lösung mit Spezialfilter
      3. Wer hat diesen Monat Geburtstag und arbeitet in der Abteilung HR?
        1. AutoFilter-Lösungen
        2. Für Profis: Lösung mit Spezialfilter
      4. Wer wird nächsten Monat 50?
        1. AutoFilter-Lösungen
        2. Für Profis: Lösung mit Spezialfilter
      5. Wer wird diese Woche 50?
        1. AutoFilter-Lösungen
        2. Für Profis: Lösung mit Spezialfilter
      6. Wer wird in den nächsten drei Jahren 65?
        1. AutoFilter-Lösungen
        2. Für Profis: Lösungen mit Spezialfilter
      7. Zum Spaß: Wer ist ein Sonntagskind?
    3. Stufungslisten
      1. Grundlagen bzw. technische Voraussetzungen
      2. Die Datenbasis
      3. Die Stufungstabelle
      4. Die Berechnungslogik
      5. Filtern der Daten
      6. Stufungsliste für das Folgejahr
      7. Aktualisieren der Importdatei
    4. Fazit
  11. Kapitel 5 - Demografische Berechnungen
    1. Eine Altersstrukturanalyse erstellen
      1. Vorbereitungen
      2. Die Altersberechnung
      3. Eine Kopfzahl für die Alterspyramide
      4. Auswertung der Altersstruktur
        1. Altersstruktur mit der Funktion HÄUFIGKEIT()
      5. Altersstruktur als Histogramm
        1. Altersstruktur mit Pivot
        2. Alterspyramide mit PivotChart
      6. Cockpitlösung: Personalbericht Altersstruktur
    2. Eine Betriebszugehörigkeitsanalyse erstellen
      1. Vorbereitungen
      2. Die Häufigkeits- und Anteilsberechnungen
      3. Aussagekräftige Diagramme
        1. Die Dienstalterstruktur
        2. Die kumulierte Betriebszugehörigkeit
    3. Den Rentenzugang berechnen
      1. Vorbereitungen
        1. Rente mit 67 systematisch
        2. Namen für die Spaltenindizes und die Liste
      2. Die Berechnungen erstellen (1/2)
      3. Die Berechnungen erstellen (2/2)
        1. Suchwert »Jahrgang«
        2. Hilfsspalte »PlusMonat«
        3. Rentenbeginn ohne Abschläge
        4. Ausnahme (Beginn ohne Abschläge)
        5. Im Alter von (Beginn ohne Abschläge)
        6. Frühester Rentenzugang
        7. Ausnahme (frühester Zugang)
        8. Im Alter von (frühester Zugang)
      4. Wer geht in den nächsten drei Jahren in Rente (Nachfolgeplanung)?
    4. Ein Mitarbeiterdatenblatt erstellen
      1. Einschub: Die Excel-Datenmaske
        1. Grundlegende Datenmaskenfunktionen
        2. Zwischen gefilterten Datensätzen navigieren
      2. Das Datenblatt Schritt für Schritt
        1. Namen für die Spaltenindizes
        2. Nur gültige Personalnummern zulassen
        3. Die Formeln zur Datenauswahl
    5. Fazit
  12. Kapitel 6 - Abschlussarbeiten und unterjährige Berechnungen
    1. Ansätze und Grundlagen
    2. Ermittlung von Entgeltkennzahlen
      1. Importieren der Daten
      2. Berechnen der zusätzlich benötigten Spalten
      3. Berechnen der Entgeltkennzahlen
    3. Rückstellungsberechnung für Resturlaub
      1. Importieren der Daten
      2. Hinterlegen der Parameter
      3. Verknüpfen der importierten Daten
      4. Berechnen des Rückstellungsbetrags
    4. Rückstellungsberechnung für Gleitzeitsalden
      1. Importieren der Daten
      2. Verknüpfen der importierten Daten
      3. Berechnen des Rückstellungsbetrags
      4. Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge
      5. Datenanalyse
      6. Entpersonalisierte Weitergabe der Daten
      7. Auswerten der Daten mit Pivot-Tabellen (1/2)
      8. Auswerten der Daten mit Pivot-Tabellen (2/2)
      9. Visualisieren der PivotTable mit PivotChart
    5. Unverfallbare Anwartschaften bei Betriebsrenten
      1. Importieren der Daten
      2. Berechnung der unverfallbaren Anwartschaft
      3. Einbeziehung der Ein- und Austritte
    6. Unterjährige Berechnung des Weihnachtsgeldes
      1. Importieren der Daten
      2. Vorbereitende Berechnung
      3. Hinterlegen der Parameter
      4. Berechnen des Weihnachtsgeldes
    7. Unterjährige Berechnung einer zusätzlichen Urlaubsvergütung
      1. Importieren der Daten
      2. Vorbereitende Berechnung
      3. Hinterlegen der Parameter
      4. Berechnen der zusätzlichen Urlaubsvergütung
      5. Gruppieren mit verschachtelten Teilergebnissen
      6. Entpersonalisierte Weitergabe der Daten
    8. Allgemeine Auswertungen aus der Zeitwirtschaft
      1. Importieren der Daten
      2. Verknüpfen der importierten Daten
      3. Auswerten der Daten mit Pivot-Tabellen
  13. Kapitel 7 - Personalkostenplanung
    1. Jahreswertebezogene Personalkostenplanung
      1. Vorbereitung der Datenquelle
      2. Aufbau der Excel-Datei
      3. Import der Daten
      4. Vorbereitung der Excel-Datei
        1. Tabellenblatt Daten
        2. Tabellenblatt Parameter
      5. Berechnung der Lohnarten pro Mitarbeiter (1/2)
      6. Berechnung der Lohnarten pro Mitarbeiter (2/2)
        1. Grundentgelt
        2. Leistungszulage
        3. Freiwillige Zulage
        4. Urlaubs- und Weihnachtsgeld
        5. Tarifliche Einmalzahlung
        6. Gesamtentgelt
        7. Arbeitgeberanteil zur Sozialversicherung
        8. Bruttoentgelt je Mitarbeiter
      7. Auswertung
        1. Personalbudget
        2. Headcount
    2. Szenarioanalyse im Rahmen der jahreswertebezogenen Personalkostenplanung
      1. Vorbereitungen
        1. Erstellung der Ergebniszellen
        2. Vergabe der Namensbereiche
      2. Einrichten des Szenario-Managers
      3. Analyse mit dem Szenario-Manager
      4. Berücksichtigung von Planstellen
    3. Monatswertebezogene Personalkostenplanung
      1. Vorbereitung der Datenquelle
      2. Import der Daten
      3. Vorbereitung der Excel-Datei
        1. Tabellenblatt Stammdaten
        2. Tabellenblatt Parameter
        3. Tabellenblatt Plandaten
      4. Berechnung der Lohnarten
        1. Grundentgelt
      5. Tariferhöhung (1/3)
      6. Tariferhöhung (2/3)
      7. Tariferhöhung (3/3)
        1. Berechnung Grundentgelt
        2. Berücksichtigung von Ein- und Austritten
        3. Berechnung Leistungszulage
        4. Volumen der Tariferhöhung
        5. Freiwillige Zulage
        6. Sozialversicherungsarbeitgeberanteil (laufende Bezüge)
        7. Urlaubsgeld
        8. Weihnachtsgeld
        9. Bonus-AT
        10. Sozialversicherungsarbeitgeberanteil (Einmalzahlungen)
      8. Plan Headcount
      9. Auswertung und Analyse (1/2)
      10. Auswertung und Analyse (2/2)
        1. Monatliche Entwicklung der Gesamtkosten pro Kostenstelle
        2. Monatliche Aufstellung der Einzelkosten
        3. Erstellung einer Kopfzahlenstatistik mit Köpfen und FTE
        4. Erstellung einer Buchungsliste für die Finanzbuchhaltung
      11. Individuelle Anpassung der Planwerte
    4. Planungsszenarien im Rahmen der monatswertebezogenen Personalkostenplanung (1/2)
    5. Planungsszenarien im Rahmen der monatswertebezogenen Personalkostenplanung (2/2)
    6. Übersicht der verwendeten Namen
      1. Namen der jahreswertebezogenen Planung
      2. Namen der monatswertebezogenen Planung
  14. Kapitel 8 - Datenmasken
    1. Die Excel-Datenmaske
      1. Der Funktionsaufruf in Excel 2007
      2. Grundlegende Datenmaskenfunktionen
      3. Zwischen gefilterten Datensätzen navigieren
    2. Datenformulare selbst gebaut
      1. Vorbereitungen: Namen und Hilfsliste
      2. Variante 1: Datenanzeige für die Personalnummer
        1. Nur gültige Personalnummern zulassen
        2. Die Formeln zur Datenauswahl
      3. Variante 2: Datenanzeige für die laufende Nummer
        1. Laufende Nummer mit Mausklick schalten
        2. Die Formeln zur Datenauswahl
    3. Programmierte Verbesserungen
      1. Dialogfeld zur Mitarbeiterauswahl
        1. Das Formular
        2. Der Formularcode
        3. Die Prozedur zum Starten des Formulars
      2. Seriendruckausgabe
        1. Das Formular
        2. Der Formularcode
        3. Die Prozedur zum Starten des Formulars
      3. Makrosicherheit
        1. Einstellen der Makrosicherheit in Excel 2007
  15. Kapitel 9 - Kopfzahlenstatistik
    1. Die einfache Kopfzahlenstatistik
      1. Datenimport
      2. Erstellung von Hilfsspalten
      3. Erstellung der Auswertung mit einer Pivot-Tabelle
      4. Kopfzahlen differenziert nach Tariftyp
    2. Die Kopfzahlenentwicklung (1/2)
    3. Die Kopfzahlenentwicklung (2/2)
    4. Zu- und Abgangsliste
      1. Datenimport
      2. Der Betrachtungszeitraum (1/2)
      3. Der Betrachtungszeitraum (2/2)
        1. Umschalten mit Optionsfeldern
        2. Berechnung des Betrachtungszeitraums als Name
      4. Erweiterung der importierten Informationen
      5. Darstellen mit Pivot-Tabellen (1/2)
      6. Darstellen mit Pivot-Tabellen (2/2)
  16. Kapitel 10 - Datencockpit – Kennzahlen für die Geschäftsleitung
    1. Zielstellungen für das Kennzahlencockpit
    2. Die Vorbereitungsarbeiten für das Cockpit
      1. Alle notwendigen Daten importieren
      2. Der Hauptliste notwendige Berechnungen hinzufügen
        1. Die Eingabe des Stichtagdatums
        2. Die Berechnung des Lebensalters
        3. Die Berechnung der Betriebszugehörigkeit
        4. Die Berechnung FTE – Full Time Equivalent
        5. B2-Schlüssel
        6. Krank ohne Nachweis
        7. Krank mit Nachweis
        8. Schulungen
        9. Betriebliche Altersvorsorge
    3. Das Cockpit einrichten
      1. Die Altersstruktur berechnen
        1. Anzahlberechnung auf Basis der FTE
        2. Berechnung der Anteilswerte
        3. Berechnung des kumulierten Anteils
      2. Die Betriebszugehörigkeitsstruktur berechnen
        1. Anzahlberechnung auf Basis der FTE
        2. Berechnung der Anteilswerte
        3. Berechnung des kumulierten Anteils
      3. Qualifikationsstruktur wiedergeben
        1. Anzahlberechnung auf Basis der FTE
        2. Berechnung der Anteilswerte
        3. Berechnung des kumulierten Anteils
        4. Alternative Zusammenfassung der Qualifikationsgruppen
      4. Die einzelnen Kennzahlen berechnen
        1. Anzahl Mitarbeiter
        2. Anzahl FTE
        3. Teilzeitquote
        4. Ausbildungsquote
        5. HR-Betreuungsquote
        6. Jährliche Schulungsquote
        7. Krankenquote
        8. Abwesenheitsquote
        9. Durchschnittlicher Restjahresurlaub
        10. Betriebliche Altersvorsorgequote
        11. Schwerbehindertenquote
    4. Die Grafiken gestalten
      1. Die Altersstrukturgrafik
      2. Die Altersstrukturgrafik mit Excel 2007
      3. Die Betriebszugehörigkeitsstrukturgrafik
      4. Die Betriebszugehörigkeitsstrukturgrafik mit Excel 2007
    5. Die Aktualisierung des Cockpits
    6. Fazit
  17. Kapitel 11 - Kennzahlenanalyse
    1. Fluktuationsbericht
      1. Basisdaten (1/2)
      2. Basisdaten (2/2)
        1. Datenimport
        2. Festlegen der Variablen
        3. Berechnung zusätzlicher Informationen
      3. Kennzahlenberechnung mit Datenbankfunktionen (1/2)
      4. Kennzahlenberechnung mit Datenbankfunktionen (2/2)
      5. Fluktuationsstatistik
      6. Grafische Auswertung
      7. Aktualisieren der Datenbasis
    2. Verlaufsanalyse
      1. Hintergrund und Voraussetzungen
      2. Import der Reportdateien
      3. Erweiterung der Reportdaten
      4. Erstellen von Filtern
        1. Filter für die Datenbankfunktionen
        2. Frei wählbare Zeiträume
      5. Berechnung des Verlaufs
      6. Dynamische Tabellen mit bedingter Formatierung
      7. Grafische Darstellung des Verlaufs (1/2)
      8. Grafische Darstellung des Verlaufs (2/2)
        1. Dynamische Diagramme
        2. Diagramme mit zwei Ordinaten
  18. Kapitel 12 - Mitarbeiterumfragen mit Formularen
    1. Mitarbeiterzufriedenheit
      1. Fragebögen als Gradmesser
      2. Definition der Zielsetzung
        1. Themenauswahl
        2. Teilnehmerkreis
        3. Fragestellung
        4. Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat
      3. Technische Vorbereitungen
    2. Erstellung der Umfrage mit Excel
      1. Einrichten des Arbeitsblattes INI
      2. Einrichten des Umfrageformularblattes Umfrage (1/2)
      3. Einrichten des Umfrageformularblattes Umfrage (2/2)
    3. Die Auswertung der Umfrage
      1. Zusammenfassen der Umfragebewertung
      2. Tabellen für die Grafikauswertung (1/2)
      3. Tabellen für die Grafikauswertung (2/2)
        1. Bedingte Formatierung
        2. Die Grafik auf dem Umfragebogen
        3. Grafiken mit Excel 2007
      4. Eine Gesamtauswertung erstellen (1/3)
      5. Eine Gesamtauswertung erstellen (2/3)
      6. Eine Gesamtauswertung erstellen (3/3)
        1. Erstellen der Mustervorlage
        2. Die Mappe mit der Gesamtauswertung
    4. Zusammenfassende Auswertung mit einem Makro
      1. Erweiterung der Zellbezüge
      2. Erstellen des Importmakros (1/2)
      3. Erstellen des Importmakros (2/2)
    5. Fazit
  19. Kapitel 13 - Daten exportieren
    1. Listen im Textformat exportieren
      1. Tabstopp-getrennte Listen
      2. Trennzeichen-getrennte Listen
      3. Leerzeichen-getrennte Listen (feste Breite)
    2. Listen im HTML-Format
    3. Listen im XML-Format (1/2)
    4. Listen im XML-Format (2/2)
    5. Listen in SharePoint veröffentlichen
    6. Fazit
  20. Kapitel 14 - Tipps & Tricks
    1. Formelansicht ein/aus
    2. Mehrere Zellen gleichzeitig füllen
    3. Anzeigen aller Formelzellen
    4. Formeln kopieren und verschieben
      1. Markieren mit der Tastatur
      2. Markieren mit der Maus
      3. Formelzellen verschieben
        1. Verschieben mithilfe der Zwischenablage
        2. Verschieben mit der Maus
      4. Formelzellen kopieren
        1. Kopieren über die Zwischenablage
        2. Kopieren mit der Maus
        3. Kopieren mit der Ausfüllen-Funktion
    5. Formelergebnisse in Festwerte umwandeln
    6. Schnelle Formatierungsänderung
    7. Schnelle Umrechnung vorhandener Werte
    8. Formeln schützen
    9. Formeln verstecken
    10. Formelüberwachung
      1. Symbolleiste Formelüberwachung
    11. Fehlersuche mit der Formelüberwachung
      1. Die Fehlerüberprüfung
      2. Fehlerüberprüfung im Hintergrund
      3. Das Überwachungsfenster
    12. Verwenden des Funktions-Assistenten
    13. Funktionsargumente anzeigen
    14. Komplexe Formeln in allen Mappen verfügbar machen
    15. Teilberechnungen in Formeln
    16. Dubletten finden
      1. Dubletten finden mittels einer Tabellenblattfunktion
      2. Dubletten farbig hervorheben
      3. Dubletten finden mithilfe einer Pivot-Tabelle
      4. Doppelte Einträge mit Excel 2007 löschen
    17. Liste aller vorhandenen Ausprägungen
    18. AutoAusfüllen mit benutzerdefinierten Listen
    19. Zellen formatfrei kopieren
    20. In welchem Quartal liegt ein Datum?
    21. Top-10-Listen
      1. AutoFilter
      2. Pivot-Tabelle
      3. Den Rang eines Wertes berechnen
    22. Dateinamen mit Pfadangaben im Arbeitsblatt ausgeben
      1. In der Kopf- oder Fußzeile
      2. Als Zelle auf dem Arbeitsblatt
    23. BEREICH.VERSCHIEBEN() überprüfen
    24. Listen auf Vollständigkeit prüfen
    25. AutoFilter in der Symbolleiste
    26. Umgang mit Arbeitsblättern
      1. Arbeiten mit Durchschlag
      2. Registerfarben ändern
      3. Übersicht aller Registerkarten anzeigen
      4. Standardanzahl der Arbeitsblattregister einstellen
      5. Reihenfolgeänderung
    27. Automatische Neuberechnung einstellen
    28. Pivot-Tabellen automatisch aktualisieren
    29. Spalteneinträge zusammenführen
    30. Tariftabellen mit Gruppe und Stufe
    31. Neuerungen in Excel 2007
      1. Neue Dateiformate
        1. Dateien in andere Dateiformate konvertieren
      2. Multifunktionsleiste ersetzt Symbolleisten
        1. Interaktives Referenzhandbuch
      3. Mehr Zeilen und Spalten
      4. Office-Designs
      5. Verwenden von Formatvorlagen
      6. Zellenformatvorlagen
      7. Bedingte Formatierung
      8. Verbesserte Sortier- und Filteroptionen
      9. Bereichsnamen mit dem Namens-Manager verwalten
  21. Anhang A - Tastenkombinationen
  22. Anhang B -Inhalt der CD-ROM (1/2)
  23. Anhang B -Inhalt der CD-ROM (2/2)
  24. Glossar
    1. Arbeitsblatt
    2. Arbeitsmappe
    3. Ausfüllkästchen
    4. Bezug
    5. Drag & Drop
    6. Drehfeld
    7. Dropdown-Feld
    8. Kontextmenü
    9. Kontrollkästchen
    10. Liste
    11. Listenfeld
    12. Name
    13. Namenfeld
    14. Optionsfeld
    15. Optionsschaltfläche
    16. Pivot-Tabelle
    17. QuickInfo
    18. Tabellenblatt
    19. Zelle
    20. Zellbereich
    21. Zellbezug
    22. Ziehen und Ablegen
  25. Stichwortverzeichnis (1/3)
  26. Stichwortverzeichnis (2/3)
  27. Stichwortverzeichnis (3/3)