Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Zu- und Abgangsliste

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Wenn Sie zum Dialogfeld aus Abbildung 9.12 zurückkehren möchten, platzieren Sie die Einfügemarke innerhalb der

Pivot-Tabelle und wählen den Menübefehl Daten/PivotTable- und PivotChart-Bericht (oder drücken Sie

(Alt)+(N) (P)).

Es erscheint der PivotTable- und PivotChart-Assistent – Schritt 3 von 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, woraufhin

Sie sich wieder im Dialogfeld PivotTable- und PivotChart-Assistent – Schritt 2b von 3 befinden.

Das im Rahmen dieses Lösungsweges gezeigte Beispiel finden Sie in der Datei Kopfzahlen_2009_Ver-

lauf.xls im Ordner \Buch\Kap09 auf der CD-ROM zum Buch.

Zu- und Abgangsliste

Eine personenbezogene Darstellung der Beschäftigtenveränderungen innerhalb der Abteilungs- oder

Kostenstellenstruktur eines Unternehmens wird in vielen Aufgabenbereichen benötigt. Solche Über-

sichten werden in der Personalarbeit genutzt, um die Veränderungen der Unternehmenseintritte und

-austritte zu dokumentieren und gegebenenfalls mit anderen Auswertungen abzugleichen. Die Daten

lassen sich ebenfalls als zusätzliche Information in Kopfzahlen- und Fluktuationsstatistiken integrie-

ren, um den Zusammenhang zwischen reinen Zahlen und den Beschäftigten in persona herzustellen.

Die in diesem Abschnitt gezeigte Methode soll Ihnen eine rasche Erstellung einer Zu- und Abgangs-

liste erläutern. Mithilfe von Pivot-Tabellen werden Sie innerhalb kurzer Zeit eine entsprechende Auf-

stellung erstellen, die Sie genauso einfach auch in komplexe Reportingübersichten einbauen können.

Zum Nachstellen des hier gezeigten Lösungsvorschlags können Sie die Datei Kap09_Mitarbeiterliste.txt

als Quelle für den Datenimport verwenden. Zusammen mit der Musterdatei einer Zu- und Abgangsliste mit dem Namen

ZuAbgangsliste.xls finden Sie diese auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap09.

Datenimport

Zunächst gilt es, aus Ihrem HR-System einen Report zu erstellen, der neben den üblichen personen-

bezogenen Daten der Beschäftigten (Personalnummer, Name, Abteilung, Kostenstelle usw.) auch das

Datum des Beschäftigungsbeginns und, soweit vorhanden, das Enddatum des Beschäftigungsverhält-

nisses enthält. Achten Sie darauf, dass Ihr Report nur ein Datum für den Unternehmensaustritt führt.

Falls Ihr HR-System diesen Report nicht direkt als Excel-Liste ausgeben kann, wird der Datenexport

als TXT-Datei empfohlen. Exemplarisch dafür erläutern die nachfolgenden Schritte den Import einer

solchen TXT-Datei. Auch bei einem Report im Excel-Format (Dateiendung .xls) sollten Sie sich an

den hier beschriebenen Weg über den Menübefehl Daten/Externe Daten importieren/Daten importie-

ren halten, da sich damit das Aktualisieren der Datenquelle einfacher gestaltet.

1. Legen Sie eine neue Arbeitsmappe an und wählen Sie im Daten-Menü den Befehl Externe Daten

importieren/Daten importieren. In Excel 2007 rufen Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe

Externe Daten abrufen den Befehl Aus Text auf.

CD-ROM

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