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Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage by Melanie Breden, Sven Mönkediek, Egbert Jeschke, Michael Paatz

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Zu- und Abgangsliste
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Wenn Sie zum Dialogfeld aus Abbildung 9.12 zurückkehren möchten, platzieren Sie die Einfügemarke innerhalb der
Pivot-Tabelle und wählen den Menübefehl Daten/PivotTable- und PivotChart-Bericht (oder drücken Sie
(Alt)+(N) (P)).
Es erscheint der PivotTable- und PivotChart-Assistent – Schritt 3 von 3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Zurück, woraufhin
Sie sich wieder im Dialogfeld PivotTable- und PivotChart-Assistent – Schritt 2b von 3 befinden.
Das im Rahmen dieses Lösungsweges gezeigte Beispiel finden Sie in der Datei Kopfzahlen_2009_Ver-
lauf.xls im Ordner \Buch\Kap09 auf der CD-ROM zum Buch.
Zu- und Abgangsliste
Eine personenbezogene Darstellung der Beschäftigtenveränderungen innerhalb der Abteilungs- oder
Kostenstellenstruktur eines Unternehmens wird in vielen Aufgabenbereichen benötigt. Solche Über-
sichten werden in der Personalarbeit genutzt, um die Veränderungen der Unternehmenseintritte und
-austritte zu dokumentieren und gegebenenfalls mit anderen Auswertungen abzugleichen. Die Daten
lassen sich ebenfalls als zusätzliche Information in Kopfzahlen- und Fluktuationsstatistiken integrie-
ren, um den Zusammenhang zwischen reinen Zahlen und den Beschäftigten in persona herzustellen.
Die in diesem Abschnitt gezeigte Methode soll Ihnen eine rasche Erstellung einer Zu- und Abgangs-
liste erläutern. Mithilfe von Pivot-Tabellen werden Sie innerhalb kurzer Zeit eine entsprechende Auf-
stellung erstellen, die Sie genauso einfach auch in komplexe Reportingübersichten einbauen können.
Zum Nachstellen des hier gezeigten Lösungsvorschlags können Sie die Datei Kap09_Mitarbeiterliste.txt
als Quelle für den Datenimport verwenden. Zusammen mit der Musterdatei einer Zu- und Abgangsliste mit dem Namen
ZuAbgangsliste.xls finden Sie diese auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap09.
Datenimport
Zunächst gilt es, aus Ihrem HR-System einen Report zu erstellen, der neben den üblichen personen-
bezogenen Daten der Beschäftigten (Personalnummer, Name, Abteilung, Kostenstelle usw.) auch das
Datum des Beschäftigungsbeginns und, soweit vorhanden, das Enddatum des Beschäftigungsverhält-
nisses enthält. Achten Sie darauf, dass Ihr Report nur ein Datum für den Unternehmensaustritt führt.
Falls Ihr HR-System diesen Report nicht direkt als Excel-Liste ausgeben kann, wird der Datenexport
als TXT-Datei empfohlen. Exemplarisch dafür erläutern die nachfolgenden Schritte den Import einer
solchen TXT-Datei. Auch bei einem Report im Excel-Format (Dateiendung .xls) sollten Sie sich an
den hier beschriebenen Weg über den Menübefehl Daten/Externe Daten importieren/Daten importie-
ren halten, da sich damit das Aktualisieren der Datenquelle einfacher gestaltet.
1. Legen Sie eine neue Arbeitsmappe an und wählen Sie im Daten-Menü den Befehl Externe Daten
importieren/Daten importieren. In Excel 2007 rufen Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe
Externe Daten abrufen den Befehl Aus Text auf.
CD-ROM
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