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Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage by Melanie Breden, Sven Mönkediek, Egbert Jeschke, Michael Paatz

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Kapitel 2: Listen in Excel
Nachdem Sie sich in Kapitel 1 mit dem Importieren von Listen in Excel befasst haben, erfahren Sie in
diesem Kapitel, wie Sie Listen bereinigen und umbauen – konkret geht es um das Entfernen überflüs-
siger und gegebenenfalls störender Leerzeichen sowie die Aufteilung von Daten in mehrere Spalten.
Dies sind typische Arbeiten nach einem Import, wenn der Listenaufbau nicht ganz den Anforderun-
gen gerecht wird.
Außerdem können Sie sich hier die Grundlagen zum Umgang mit Listen am Bildschirm, beim Dru-
cken und Sortieren aneignen. In einem relativ umfangreichen Abschnitt finden Sie eine Einführung
in die Filtermöglichkeiten von Excel. Doch zunächst sollen die Voraussetzungen für ein erfolgreiches
Arbeiten mit Listen in Excel beleuchtet werden.
Was sind (Datenbank-)Listen?
In diesem Buch dreht sich alles um Listen. Man kann auch sagen, dass es hier im Wesentlichen um
das Thema »Excel als Datenbank« geht. Den Datenbankspezialisten unter Ihnen ist sofort klar, was
damit gemeint ist. Erfahrungsgemäß ist aber die weitaus größere Gruppe der Excel-Benutzer in Teilen
noch nicht für dieses Thema sensibilisiert und macht sich das Leben mit den Listen in Excel unnötig
schwer, weil einige einfache Grundregeln für Listen verletzt werden.
Deshalb sollen zu Beginn dieses Kapitels diese Grundregeln festgehalten werden: Wann ist eine Liste
eine Liste? Wenn Sie die folgenden Hinweise beachten, sollten Sie bei allem, was in diesem Buch folgt,
keine Probleme haben. In Kurzform lauten diese Regeln wie folgt:
Listen haben Spaltenüberschriften.
Listen enthalten keine komplett leeren Zeilen oder Spalten.
Listen weisen keine verbundenen Zellen auf.
Auf der Buch-CD finden Sie die Übungs- und Anschauungsdatei für die folgenden Abschnitte unter
dem Namen Kap02.xls im Ordner \Buch\Kap02.
Listen haben Spaltenüberschriften (Feldnamen)
Diese Grundregel ist streng genommen nicht zwingend, erleichtert aber alle nachstehenden Verfahren
in diesem Buch ungemein. Ob Analysen, Filter oder Sortiervorgänge – mit den Spaltentiteln stehen
Ihnen nicht nur »sprechende« Elemente zur Verfügung. Excel erkennt die Spaltenüberschriften einer
Tabelle und verwendet diese in vielen integrierten Funktionen, z.B. Sortieren, Filtern, Maske, Teil-
ergebnisse und der Listenfunktion, automatisch an. Besonders hilfreich ist es zudem, wenn die Spal-
tenüberschriften anders als die Tabellendaten formatiert sind, z.B. in Fett. Ihre Listen sollten daher in
der ersten Zeile Überschriften für jede Spalte enthalten. Alternativ zum Ausdruck »Spaltenüber-
schrift« spricht man auch häufig von »Feldname«, da eine Listenspalte in der Datenbanksprache auch
als »Feld« bezeichnet wird.
CD-ROM

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