Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

494

Kapitel 12: Mitarbeiterumfragen mit Formularen

Unterstützung bei der Formulierung Ihrer Umfragepunkte und weitere Ideen zum Inhalt lassen sich

vielen Fachpublikationen entnehmen. Ein bekanntes Standardwerk in diesem Zusammenhang ist der

»Fragebogen zur Arbeitsanalyse (FAA)«

1

von Ekkehart Frieling.

Zusammenarbeit mit dem Betriebsrat

Die Akzeptanz in der Belegschaft spielt eine entscheidende Rolle für das Gelingen einer Mitarbeiterbefra-

gung. Das Vertrauensverhältnis zwischen Arbeitgeber und -nehmer sollte durch die Umfragemaßnahme

gestärkt werden, drückt sie doch das Interesse an der Meinung der Mitarbeiter aus. Dennoch verkehrt sich

die Wahrnehmung schnell ins Gegenteil, wenn der Sinn der Umfrage und vor allem die Verschwiegenheit

im Umgang mit den gesammelten Informationen in Zweifel gezogen werden. Aus Angst vor Repressalien

ist Anonymität für viele Befragungsteilnehmer daher eine wichtige Grundvoraussetzung, um ihre Ansich-

ten ehrlich kundzutun. Anders als in persönlichen Gesprächen kann die Anonymität durch elektronische

Umfragen leichter erlangt werden. Das nachfolgende Umfragebeispiel berücksichtigt diesen Gedanken

und gibt Ihnen Hilfestellung (siehe Achtung-Kasten auf Seite 515), den Aspekt konsequent durchzuhalten.

Ein weiteres Mittel, die Akzeptanz zu steigern, ist die frühzeitige Einbindung des Betriebsrates. Ano-

nyme Befragungen unterliegen dem Grundsatz nach nicht einer erzwingbaren Mitbestimmung nach

§ 87 Abs. 1 Nr. 1 und 6 BetrVG oder § 94 BetrVG. Im Zweifelsfall sollte jedoch genau geprüft werden,

ob die Fragestellung selbst bei anonymisierten Fragebögen nicht den Charakter eines Personalfrage-

bogens aufweist und damit sehr wohl eine Mitbestimmungspflicht nach § 94 BetrVG vorliegt. Der

Informationspflicht gemäß § 80 Abs. 2 BetrVG ist jedoch auf jeden Fall nachzukommen. Unabhängig

davon ist eine frühzeitige Information des Betriebsrates oder besser seine Einbeziehung ratsam. Die

Kooperation mit dem Betriebsrat hilft in der Regel, Schwachstellen hinsichtlich der Akzeptanz des

Aufbaus und der Fragestellung zu erkennen. Eine gemeinsam getragene Umfrageaktion verdeutlicht

Einigkeit über den Sinn und die Notwendigkeit der Umfragemaßnahme und dokumentiert gleich-

zeitig das Miteinander beim Erreichen gemeinsamer Ziele. Auch bei der Auswertung der erhobenen

Daten steht dem Betriebsrat ein Anspruch auf Auskunft zu, dem nachgekommen werden muss.

Technische Vorbereitungen

Bei der Planung eines elektronischen Fragebogens müssen zunächst die technischen Voraussetzungen

geprüft werden. Notwendig ist zum einen, dass alle an der Befragung teilnehmenden Beschäftigten

Zugang zu einem PC mit Excel sowie eine Verbindung zum Firmennetzwerk haben. Dies ist in den

allermeisten Fällen gegeben oder lässt sich durch die Bereitstellung allgemein zugänglicher PCs an

zentralen Orten im Unternehmen bewerkstelligen.

Daneben sollte für die Befragung eine Vorlagendatei – eine sogenannte XLT-Datei – erstellt und an einem

für alle erreichbaren Ort im Netzwerk gespeichert werden. Eine solche Vorlagendatei kann wie ein Formular

gestaltet werden und lässt sich mit einem Doppelklick wie eine gewöhnliche Excel-Datei öffnen und bear-

beiten. Beim Speichern der veränderten Datei wird der Nutzer allerdings aufgefordert, diese unter einem

neuen Namen mit der herkömmlichen Dateiendung .xls zu speichern. In Kombination mit einem Schreib-

schutz der Vorlagendatei verhindert dies, dass die zentrale Vorlage überschrieben und manipuliert wird.

1

Ekkehart Frieling: »Fragebogen zur Arbeitsanalyse (FAA): Deutsche Bearbeitung des Position Analysis Questionnaire

(PAQ)«: Handbuch, H. Huber, 1978