Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Erstellung der Umfrage mit Excel

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Erstellung der Umfrage mit Excel

Das Umfrageformular wird mithilfe von Formularen realisiert, die in einer Arbeitsmappe enthalten

sind. Diese Arbeitsmappe wird als Mustervorlage, zu erkennen an der Dateiendung .xlt, allen Umfra-

geteilnehmern in einem gemeinsamen Ordner im Netzwerk zur Verfügung gestellt. Die Mitarbeiter

speichern den ausgefüllten Bogen, auf Wunsch anonymisiert, in dem vereinbarten Ordner im Netz-

werk. So haben Sie auch die Möglichkeit, die Ergebnisse nach Eingang aller Antworten einfach und

unkompliziert auszuwerten.

Das zu erstellende Formular soll so gestaltet werden, dass es als technische Basis für weitere Umfragen

dient. Daher sollte es generell auch als Muster für andere, inhaltlich abweichende Umfragen und

deren Auswertungen ausgelegt sein.

Einrichten des Arbeitsblattes INI

Fangen Sie mit dem Arbeitsblatt an, welches die Kerndaten, wie das Thema, den Ort oder die zu ver-

wendenden Listen, zur Verfügung stellt. Abbildung 12.1 zeigt einen beispielhaften Aufbau.

Abbildung 12.1 Das Blatt INI stellt Stammdaten zur Verfügung

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Kapitel 12: Mitarbeiterumfragen mit Formularen

Schreiben Sie die Überschriften sowie die Inhalte wie gezeigt auf das Tabellenblatt. Natürlich arbeiten

Sie mit Namen. Die Abbildung zeigt es bereits: Die Zelle B4 trägt z.B. den Namen Thema. Tabelle 12.1

zeigt alle direkt einzugebenden Namen für Zellen oder Zellbereiche.

Die Informationen in Zeile vier werden später bei der Zusammenfassung des Fragebogens übergeben. Das

Feld Ort soll Ihnen die Möglichkeit geben, dieselbe Umfrage an unterschiedlichen Standorten durchzu-

führen. Die Angabe ID kann als Zähler genutzt werden, wenn die Umfrage in gewissen Abständen wieder-

holt wird. Beide Werte dienen dem Vergleich der Umfrageergebnisse. Während der Ort die Möglichkeit

eröffnet, räumliche Unterschiede auswertbar zu machen, kann mithilfe der ID die zeitliche Entwicklung

und etwa die Veränderung in Hinblick auf getroffene Maßnahmen sichtbar gemacht werden.

Die Namen lassen sich am schnellsten festlegen, indem Sie die Zelle bzw. die Zellen markieren, dann

den Namen in das Namenfeld links oben neben der Bearbeitungsleiste eingeben und die Eingabe mit

(¢) abschließen.

Der Bereich Skala zeigt, dass es sich bei dem Formular um einen Ankreuzbogen, neudeutsch »Multi-

ple Choice«, handelt. In Abhängigkeit von der Frage- oder Aufgabenstellung sind hier Abstufungen

der Art »gut«, »mittel, »schlecht« oder »stimmt«, »stimmt teilweise«, »stimmt nicht« zu wählen. Diese

Umfrage arbeitet nicht mit Fragen, sondern mit Aussagen, die der Mitarbeiter bewerten soll. Daher

werden in dieser Skala die Bewertungsoptionen »trifft zu«, »trifft teilweise zu«, »trifft nicht zu« ver-

wendet. Sollen Fragen gestellt werden, ändert sich die Vorgehensweise nicht, die Antwortvorgaben in

der Bewertungsskala bedürfen allerdings einer inhaltlichen Anpassung auf die möglichen Antworten.

Die in Abbildung 12.1 gezeigte Teamliste im Bereich von A8:A26 sollte ebenso mit einem Namen ver-

sehen werden. Damit Sie nicht bei jeder Erweiterung oder Verkürzung der Liste den Namen für die

Liste anpassen müssen, soll er berechnet werden. Das bedeutet, dass der Bezugswert des Namens kein

Zellbezug wie bei den Beispielen in der Tabelle 12.1 ist, sondern direkt als Formel eingetragen wird.

Basis dieser Formel ist die Matrixfunktion

BEREICH.VERSCHIEBEN(). Zum Anlegen eines Namens, dessen

Bezug berechnet wird, gehen Sie folgendermaßen vor:

1. Wählen Sie den Menübefehl Einfügen/Namen/Definieren oder verwenden Sie in Excel 2007 den

Namens-Manager in der Gruppe Definierte Namen auf der Registerkarte Formeln.

2. Schreiben Sie in das Eingabefeld Namen in der Arbeitsmappe den Namen MAT_Liste.

3. Tragen Sie in das Eingabefeld Bezieht sich auf die folgende Formel ein:

=BEREICH.VERSCHIEBEN(MAT_Start;1;0;ANZAHL2(INI!$A:$A)-5;1)

Zelle/Zellbereich Name

A4 Ort

B4 Thema

E4 ID

A7 MAT_Start

D8:E10 Skala

Tabelle 12.1 Namen und die dazugehörigen Zellbezüge auf dem Blatt INI

TIPP