Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Listen in SharePoint veröffentlichen

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Zum Vergleichen bzw. zum Testen finden Sie die Arbeitsmappe mit der XML-Zuordnung unter dem

Namen Rohdaten_mit_XML-Zuordnung.xls im Ordner \Buch\Kap13 auf der Buch-CD. Im Unterordner \Buch\Kap13

\Exporte ist die exportierte XML-Datei Rohdaten_XML-Daten.xml enthalten.

Listen in SharePoint veröffentlichen

Die Entwicklungen in einem modernen Unternehmen verlangen nach schnellen Entscheidungen und

kurzen Kommunikationswegen zwischen allen Beteiligten. Firmenintranets haben diesbezüglich in

den letzten Jahren bereits eine große Rolle gespielt. Heute werden an elementare Kommunikations-

instrumente hohe Anforderungen gestellt. Neben einer schnellen Integration und Implementierung

kommen auch dem benutzerfreundlichen Aufbau und einer einfachen Bedienung große Bedeutun-

gen zu. Die »Windows SharePoint Services« des Windows Server 2003 machen dies alles möglich und

bilden gleichzeitig die Basis für effizientes Arbeiten im Team.

Mit SharePoint Services können Sie zentrale Webseiten als Anlaufstellen für Kontakte, Absprachen

und die Arbeit an gemeinsamen Dokumenten einrichten. Sie sind damit in der Lage, sowohl den

internen Dialog mit Team und Mitarbeitern als auch extern mit Kunden zu optimieren.

Die Windows SharePoint Services sind eine Komponente von Windows Server 2003, die einzelne

Mitarbeiter, Projektgruppen und große Teams bei der Zusammenarbeit unterstützt. Projektleiter

erhalten mit SharePoint ein universelles Werkzeug, um die Teamarbeit im Unternehmen zu managen,

Aufgaben zuzuweisen und sensible Informationen je nach Zuständigkeit und Berechtigung gezielt

einem bestimmten Mitarbeiterkreis zur Verfügung zu stellen.

Mit SharePoint Team Services erstellen Sie schnell und unkompliziert zentrale Webseiten, auf die

wahlweise alle Teammitglieder oder nur ein bestimmter Personenkreis Zugriff haben. An diesem zen-

tralen Ort stehen die beispielsweise für ein Projekt notwendigen Informationen zur Verfügung.

Ebenso können hier Ankündigungen gemacht werden, die auf der Homepage des Intranets erschei-

nen. Auch der Meinungsaustausch in Diskussionsforen ist möglich.

In den Dokument- und Bildbibliotheken werden alle wichtigen Unterlagen abgelegt. Dabei kann es sich

um Word- oder Excel-Dokumente, aber auch um Grafiken und Videos handeln. Office-Dokumente

können mit Office 2003-Anwendungen direkt auf dem SharePoint bearbeitet und gespeichert werden,

wobei dank der Versionskontrolle jeder Zugriff festgehalten wird und somit nachvollziehbar ist.

Excel 2003 verfügt außer der Möglichkeit, Dateien auf dem SharePoint Server zu speichern, auch über

eine Funktion, sich mit den Listen in SharePoint zu verknüpfen bzw. solche erst zu veröffentlichen.

Die in SharePoint Services enthaltenen Listen können also auch eine Datenschnittstelle darstellen.

Deshalb soll die Möglichkeit, die Rohdatenliste in einem SharePoint-Arbeitsbereich zu veröffentli-

chen, hier behandelt werden.

Die folgende Übung können Sie nur nachvollziehen, wenn Ihnen Excel in der Version 2003 und eine

SharePoint-Webseite zur Verfügung stehen.

CD-ROM

HINWEIS

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Kapitel 13: Daten exportieren

Voraussetzung ist die Qualifizierung der zu veröffentlichenden Liste als Listenbereich. Deshalb kön-

nen Sie die Arbeitsmappe mit der XML-Zuordnung aus der vorigen Übung verwenden. Diese enthält

bereits einen Listenbereich. Gehen Sie wie folgt vor:

1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe Rohdaten_mit_XML-Zuordnung.xls. Positionieren Sie die Markie-

rung in die Datenliste auf dem Blatt Liste. Wählen Sie in der Liste-Symbolleiste den Menübefehl

Liste/Liste veröffentlichen (siehe Abbildung 13.25).

In Excel 2007 entschieden sich die Office-Entwickler nicht nur dafür, die Bezeichnung der Liste-

Funktion in Tabelle zu ändern, sondern ersetzten außerdem den Begriff »veröffentlichen« durch

»exportieren«. Sie erreichen diese Funktion, indem Sie eine Zelle im Tabellenbereich markieren

und innerhalb der daraufhin angezeigten Registerkarte Tabellentools/Entwurf in der Gruppe

Externe Tabellendaten den Befehl Exportieren/Tabelle in SharePoint-Liste exportieren auswählen.

Inhaltlich hat sich der in zwei Schritten unterteilte Assistent zum Exportieren einer Tabelle in eine

SharePoint-Liste im Vergleich zu Excel 2003 nicht verändert.

Abbildung 13.26 Auf der Registerkarte Tabel len tools/ Ent wur f findet sich der Befehl, um in Excel 2007 eine Tabelle in eine

SharePoint-Liste zu exportieren

2. In Schritt 1 des Dialogfeldes zum Veröffentlichen tragen Sie die Adresse ein, das heißt die URL der

SharePoint-Teamseite, auf der Sie die Liste veröffentlichen möchten. Vergeben Sie des Weiteren

Abbildung 13.25 Der Befehl zum Veröffentlichen

der Liste

Listen in SharePoint veröffentlichen

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einen Namen und notieren Sie die Beschreibung der Liste (siehe Abbildung 13.27). Klicken Sie

dann auf Weiter.

3. Sollten Sie sich nicht in derselben Netzwerkdomäne befinden oder Ihr Windows-Anmeldekonto

nicht genügend Benutzerrechte im SharePoint-System aufweisen, erscheint ein Anmeldedialog-

feld. Geben Sie in diesem Fall den entsprechenden Benutzernamen und das dazugehörige Pass-

wort an (siehe Abbildung 13.28).

4. Sie sind mit dem SharePoint-Server verbunden. In Schritt 2 nehmen Sie zur Kenntnis, welche Fel-

der veröffentlicht werden (siehe Abbildung 13.29). Sollte etwas nicht korrekt sein, brechen Sie den

Vorgang an dieser Stelle ab. Ansonsten klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen.

Abbildung 13.27 Schritt 1 des Dialogfeldes

zum Veröffentlichen der Liste auf einer

SharePoint-Seite

Abbildung 13.28 Bei ungenügenden Benutzerrechten erfolgt

die Abfrage eines berechtigten Benutzers