Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage

Komplexe Formeln in allen Mappen verfügbar machen

583

Funktionsargumente anzeigen

Wenn Ihnen während der Eingabe von Formeln die zugehörigen Argumente und ihre Reihenfolge

nicht präsent sind, können Sie diese in der Bearbeitungsleiste anzeigen lassen. Wenn Sie beispiels-

weise die Funktion

SVERWEIS() verwenden wollen, tragen Sie das Gleichheitszeichen und den Text

SVERWEIS sowie eine öffnende Klammer ein. Drücken Sie nun

(Strg)+(ª)+(A), werden die Argu-

mente zu dieser Funktion in die Bearbeitungsleiste eingetragen.

Möchten Sie statt der Argumente den Funktions-Assistenten verwenden, drücken Sie

(Strg)+(A).

Daraufhin wird der Funktions-Assistent für die bereits eingetragene Funktion gestartet.

Komplexe Formeln in allen Mappen verfügbar machen

Möglicherweise haben Sie schon das eine oder andere Mal eine solche Situation erlebt: Sie benötigen in

jeder neuen Mappe einen Satz von aufwendigen Formeln. Um sich Schreibarbeit zu sparen, behelfen Sie

sich mit einer offen gehaltenen Beispielmappe, aus der Sie die entsprechenden Formeln kopieren.

Es gibt aber eine interessante Alternative dazu: das Ablegen der Formeln als AutoKorrektur-Einträge,

wodurch sich die Formeln auf einfache Weise später wieder einfügen lassen. Das eigentliche Einsatzgebiet

der AutoKorrektur-Funktion ist zwar das Korrigieren häufiger Schreibfehler und dürfte Ihnen vermutlich

eher aus Microsoft Word geläufig sein. Dennoch lässt sich die AutoKorrektur auch nutzen, um eine Zei-

chenfolge durch eine Formel ersetzen zu lassen. Das ist besonders dann sinnvoll, wenn es sich um eine

Funktion handelt, die komplexer ist und die vom Aufbau her allgemein verwendet werden kann.

Dazu ein Beispiel: Für das Eingeben der häufig verwendeten Tabellenfunktion

SUMME() stellt Excel ein

eigenes Symbol (AutoSumme) bereit. Über

(Alt)+(ª)+(0) ist die Funktion auch für Anwender, wel-

che die Tastatur bevorzugen, schnell verfügbar. Excel trägt dabei auch gleich einen Zellbezug ein und

geht dabei so vor: Befinden sich oberhalb der aktiven Zelle Zahlen, wird der Bezug in diese Richtung

zeigen. Findet Excel nach oben keine Zahlen, werden die links von der aktiven Zelle liegenden Zellen

durchsucht und der Bezug eingetragen. Wenn Sie häufig den gleichen Tabellenaufbau haben, suchen

Sie vielleicht nach einer Möglichkeit, wie Sie die Summe etwa für die unterhalb liegenden 500 Zellen

schnell erstellen können, ohne lange über den Bezug nachdenken zu müssen.

Die folgende Formel berechnet die Summe der 500 unterhalb der aktiven Zelle liegenden Zellen:

=SUMME(INDIREKT(ADRESSE(ZEILE()+1;SPALTE();4;WAHR);WAHR):

INDIREKT(ADRESSE(ZEILE()+501;SPALTE();4;WAHR);WAHR))

Um diese Formel global zur Verfügung zu stellen und auch schnell eintragen zu können, gehen Sie so vor:

1. Rufen Sie den Menübefehl Extras/AutoKorrektur-Optionen auf. Tragen Sie auf der Registerkarte

AutoKorrektur im Eingabefeld Ersetzen eine Zeichenfolge ein.

Beachten Sie, dass es sich um eine eindeutige Zeichenfolge handeln sollte, die möglichst nicht in ande-

ren Ausdrücken oder Texten vorkommt, zumal die AutoKorrektur-Liste von allen Office-Programmen verwendet wird.

Damit verhindern Sie, dass die Formel in einem anderen Kontext unerwünscht eingefügt wird. Wählen Sie z.B. eine Zei-

chenfolge mit einem Sonderzeichen, das selten verwendet wird. Eine solche Zeichenfolge könnte z.B. _sum500 sein.

WICHTIG