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Microsoft Excel im Personalwesen, 2., aktualisierte und erweiterte Auflage by Melanie Breden, Sven Mönkediek, Egbert Jeschke, Michael Paatz

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Kapitel 4: Listen in der Personalabteilung
6. Schreiben Sie in die Zelle I4 die Berechnungsformel für die stichtagsbezogene Altersberechnung
des ersten Mitarbeiters:
=DATEDIF(Geburtstag;Stichtag;"Y")
7. Schließen Sie die Eingabe mit
(¢) ab. Zum schnellen Kopieren der Formel in der Spalte nach
unten doppelklicken Sie auf das Ausfüllkästchen der Formelzelle I4.
Abbildung 4.16 Die stichtagsbezogene Altersberechnung mit der Funktion DATEDIF()
Testen Sie durch Änderung des Stichtages die taggenaue Umschaltung der Altersberechnung. Für den
Stichtag »05.09.2009« erhalten Sie für den ersten in der Abbildung 4.16 gezeigten Beschäftigten mit
dem Geburtstag »06.09.1946« noch das Alter »62«. Ändern Sie den Stichtag auf das Datum
»06.09.2009«, ergibt sich ein Alter von »63«.
Sie haben in diesem Abschnitt eine neue Methode der Benennung von Zellbereichen kennengelernt:
das Erstellen von Namen aus den vorhandenen Beschriftungen. Durch die Verwendung von Namen werden die Formeln
besser lesbar.
Die Namen wirken wie absolute Bezüge. Sie müssen sich daher beim Kopieren der Formel nach unten keine weiteren
Gedanken machen (ohne den Namen müsste der Bezug $D$1 lauten).
In Excel 2007 erreichen Sie das Dialogfeld zur Erstellung von definierten Namen aus vorhandenen
Beschriftungen über die Registerkarte Formeln, Gruppe Definierte Namen und einem Klick auf die Befehlsschaltfläche
Aus Auswahl erstellen.
Die Geburtstagsliste mit der stichtagsbezogenen Altersberechnung finden Sie zum Vergleich in der
Arbeitsmappe GebListe7.xls auf der Buch-CD im Ordner \Buch\Kap04.
Runde Geburtstage – Jubilare
Vielleicht haben Sie in den Listen schon die Jubilare entdeckt: die Beschäftigten mit einem runden
Geburtstag, also die Geburtstagskinder, die ein Alter mit einer »0« am Ende erreichen (zusätzlich
könnten auch die Geburtstage mit einer »5« am Ende berücksichtigt werden). Wenn es bei Ihnen
auch üblich ist, die Jubilare besonders zu würdigen, dann sind die folgenden Lösungen für Sie sicher
von Interesse.
HINWEIS
EXCEL 2007
CD-ROM
Geburtstagslisten einrichten
121
Die runden Geburtstage hervorheben
Sehen Sie sich zunächst die Möglichkeit an, die Jubilare in einer Liste hervorzuheben, etwa durch eine
farbliche Kennzeichnung. Microsoft Excel verfügt über eine Funktion, die für diese Zwecke sehr gut
geeignet ist – die bedingte Formatierung. Diese ermöglicht das Definieren von bis zu drei Bedingun-
gen sowie das Festlegen von besonderen Formatierungen für die Fälle, welche die Bedingungen erfül-
len.
Bevor Sie jedoch die Hervorhebung der Jubilare in der berechneten Spalte Alter vornehmen, müssen
Sie überlegen, wie ermittelt werden kann, dass jemand einen runden Geburtstag feiert. Angenom-
men, es sollen die vollen Zehner bestimmt werden. Eine Möglichkeit, dies zu ermitteln, besteht darin,
das Alter durch 10 zu teilen und den Rest der Division zu betrachten. Ist dieser gleich null (0), haben
Sie es mit einem Jubilar zu tun.
Um diese Prüfung in einer Formel vorzunehmen, machen Sie das folgende kleine, vorbereitende
Experiment in einem leeren Tabellenblatt:
1. Notieren Sie zwei Altersangaben in den Zellen B3 und B4, z.B. 34 und 40.
2. Schreiben Sie in der Zelle C3 die Formel =REST(B3;10) und kopieren Sie diese Formel auch in die
Zelle C4. Sie erhalten die in Abbildung 4.17 gezeigten Ergebnisse, nämlich den Rest der Division
durch 10.
3. Nun müssen Sie das Ergebnis der Berechnung nur noch mit dem Wert Null (0) vergleichen, dann
haben Sie den Formelausdruck, den Sie in der bedingten Formatierung einsetzen können. Ergän-
zen Sie dazu die Formel in C3 wie folgt:
=REST(B3;10)=0
4.
Kopieren Sie auch diese Formel nach unten.
Es gibt nur zwei Ergebnisse beim Vergleich des Restes mit dem Wert Null (0):
WAHR oder FALSCH. Die
Bedingung ist erfüllt oder nicht. Nun verfügen Sie über das Rüstzeug, um die Jubilare in der Geburts-
tagsliste hervorzuheben. Mit diesen Schritten erstellen Sie die Lösung:
1. Öffnen Sie die Arbeitsmappe GebListe7.xls aus dem Ordner \Buch\Kap04 auf der Buch-CD.
Abbildung 4.17 Die Funktion REST() gibt den Rest
einer Division zurück
Abbildung 4.18 Die Formel zur Ermittlung der Jubilare

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