O'Reilly logo

Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch by Natascha Nicol, Ralf Albrecht

Stay ahead with the world's most comprehensive technology and business learning platform.

With Safari, you learn the way you learn best. Get unlimited access to videos, live online training, learning paths, books, tutorials, and more.

Start Free Trial

No credit card required

Kapitel 16
Abfragen mit berechneten Feldern
314
Nachdem wir im vorangegangenen Kapitel einfache Abfragen erläutert haben, möchten wir Sie in
diesem Kapitel mit den Möglichkeiten von Access vertraut machen, innerhalb von Abfragen zu
rechnen und Auswertungen durchzuführen.
Was sind »Dynasets« und »Snapshots«
Bevor wir die Rechenmöglichkeiten besprechen, sollen zunächst zwei neue Begriffe eingeführt
werden: Dynasets und Snapshots.
Wenn Sie eine Abfrage ausführen, so erhalten Sie eine Ergebnismenge, die eine Anzahl von 0 bis n
Ergebniszeilen, also Datensätze, enthalten kann. Die Inhalte der Ergebnismengen, die Sie im vorhe-
rigen Kapitel erhalten haben, ließen sich bearbeiten, Sie konnten Änderungen an den Datensätzen
vornehmen, auch wenn die ermittelten Ergebniszeilen nur einen Teil der Datensätze und -spalten
umfassten, die die Tabelle enthielt. Sie konnten trotzdem die Daten ändern.
Bearbeitbare Ergebnismengen werden in Access als Dynasets bezeichnet. Access versucht nach Mög-
lichkeit immer, Ergebnismengen bearbeitbar zu halten. Hier liegt eine der großen Stärken von
Access: In Access sind Ergebnismengen bearbeitbar, die in vielen anderen Datenbankprogrammen
nur als Snapshot, also als nicht bearbeitbare Ergebnismenge, darstellbar sind.
Andere Abfragen hingegen, in denen berechnete Felder oder Auswertungen vorkommen, sind
Snapshots, wie Sie in diesem Kapitel sehen werden.
Einfache Ausdrücke
Mit den Inhalten der Felder kann in Access-Abfragen einfach gerechnet werden, wobei wir im
Folgenden unter Rechnen auch verstehen, wenn beispielsweise Textteile aneinandergehängt werden.
Einfache Berechnungen können sowohl für Spalten als auch für Bedingungen vorgenommen werden.
Berechnete Ergebnisspalten
Wie immer beginnen wir mit einem kleinen Beispiel: In unseren Kinos kalkulieren wir eine Zeit-
spanne von mindestens 45 Minuten zwischen den Vorstellungen ein, damit das Publikum den Kino-
saal verlassen kann, das Personal kurz aufräumt und die neuen Zuschauer ihre Plätze einnehmen
können.
Wir möchten nun eine Abfrage erstellen, die uns die Filmtitel, die Länge des Films in Minuten und
die Länge zuzüglich der Turnaround-Zeit von 45 Minuten darstellt.
Schreiben Sie dazu die entsprechende Formel
Länge+45
einfach in die Zeile Feld im unteren Abfrage-
bereich (Abbildg. 16.1).
Einfache Ausdrücke
315
Abfragen
Abbildg. 16.1
Eingabe der Rechenvorschrift
Wenn Sie den Cursor nach Ihrer Eingabe in ein anderes Feld platzieren, wandelt Access Ihre Rechen-
vorschrift zu
Ausdr1: [Länge]+45
um. Der Feldname wird in eckige Klammern eingeschlossen.
Verschreiben Sie sich bei den Namen der Felder, so denkt Access, Sie möchten
einen Parameter verwenden. Achten Sie daher auf die genaue Schreibweise. Parameter wurden
in Kapitel 15, »Einfache Abfragen«, im vorletzten Abschnitt beschrieben.
Vor der Formel hat Access
Ausdr1
als Abkürzung für »Ausdruck 1« eingefügt. Weitere Formeln wer-
den mit
Ausdr2
usw. hochgezählt. Der Text vor dem Doppelpunkt, hier also
Ausdr1
, wird als Über-
schrift über der Tabellenspalte in der Datenblattansicht verwendet.
Abbildg. 16.2
Umwandlung der Rechenvorschrift durch Access
Wir haben die Spaltenüberschrift von
Ausdr1
zu
Mit
Turnaround
geändert. In Abbildg. 16.3 sehen Sie
das Ergebnis der Abfrage.
HINWEIS
Kapitel 16
Abfragen mit berechneten Feldern
316
Abbildg. 16.3
Ergebnismenge mit errechnetem Feld
Die Daten in den Spalten Filmtitel und Länge lassen sich weiterhin bearbeiten, während die Spalte
Mit Turnaround ein Rechenergebnis anzeigt, das natürlich nicht verändert werden kann.
Das nächste Beispiel zeigt eine Verkettung von Textfeldern. Wir greifen dazu auf die Tabelle Adressen-
liste zurück. Beispielsweise sollen für den Druck von Adressaufklebern zusammengesetzte Spalten aus
Anrede/Vorname/Nachname und PLZ/Ort erstellt werden, wobei die einzelnen Datenfelder durch
Leerzeichen voneinander getrennt werden sollen. In Abbildg. 16.4 ist die Definition der Spalten
dargestellt.
Abbildg. 16.4
Abfrage der Adressenliste
PROFITIPP
Sie können die Überschriften von Spalten verändern, indem Sie dem Feldnamen einen Text
durch Doppelpunkt getrennt voranstellen, beispielsweise
Titel des Films: [Filmtitel]
.
Einfache Ausdrücke
317
Abfragen
Wir haben für die Verkettung der Felder den Verkettungsoperator »&« eingesetzt. Sie könnten auch
einfach ein
+
-Zeichen zur Verkettung nehmen, allerdings gibt es zwischen beiden Operatoren einen
entscheidenden Unterschied. Verketten Sie zwei Textfelder mit dem
&
-Operator und weist eines der
beiden Felder den Wert
NULL
auf, so wird dieses Feld als leere Zeichenkette (
"")
behandelt, d.h., das
Ergebnis der Verkettung ist der Inhalt des zweiten Textfeldes.
Verknüpfen Sie die Textfelder mit dem
+
-Operator, so sehen Sie keinen Unterschied bis auf die
Behandlung von
NULL
-Werten. Weist eines der beiden Textfelder den Wert
NULL
auf, so ist das Ergeb-
nis der Verkettung ebenfalls
NULL
.
In Abbildg. 16.5 ist das Ergebnis der Abfrage mit den verketteten Textfeldern dargestellt.
Abbildg. 16.5
Zwei zusammengesetzte Ergebnisspalten
Tabelle 16.1 zeigt die Operatoren, die Sie für Ihre Berechnungen einsetzen können. Neben den
Grundrechenarten stehen Ihnen zusätzliche Operatoren für ganzzahlige Divisionen, Potenzierung
und Modulo-Rechnung zur Verfügung.
PROFITIPP
Reicht die Breite der Spalte nicht für Ihre Formel aus, so dass Sie immer nur Teile Ihrer Formel
sehen, können Sie entweder, wie in Abbildg. 16.4 zu sehen, die Spalte verbreitern oder mit
(ª)+(F2) ein so genanntes Zoom-Fenster auf den Bildschirm holen, in dem Sie Ihre Formel
bequem editieren können.
Tabelle 16.1
Operatoren
Operator Bedeutung Bemerkung
+ Addition
- Subtraktion
* Multiplikation
/ Division

With Safari, you learn the way you learn best. Get unlimited access to videos, live online training, learning paths, books, interactive tutorials, and more.

Start Free Trial

No credit card required