Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Kapitel 16

Abfragen mit berechneten Feldern

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Da viele Access-Funktionen

NULL

-Werte besonders behandeln, ist es notwendig, diese Werte entspre-

chend zu berücksichtigen. Nun wäre es aber mühsam, alle

NULL

-Werte mit

Wenn()

abzufragen, wie

im Absatz oben gezeigt. Damit durch die

NULL

-Werte keine Fehler auftreten, bietet Ihnen Access die

Funktion

Nz()

.

Nz()

wandelt

NULL

-Werte in den Wert 0, die leere Zeichenkette "" oder einen von Ihnen festgelegten

Wert um. Wann ist der Einsatz der Funktion sinnvoll? Stellen Sie sich vor, Sie errechnen einen

Inventurwert, indem Sie die Anzahl der Artikel mit dem Einkaufspreis multiplizieren, also

Inventurwert: [Anzahl] * [Einkaufspreis]

. Ist jetzt für einen Artikel keine Anzahl angegeben, hat

also die Anzahl den Wert

NULL

, so ist das Ergebnis der Multiplikation ebenfalls

NULL

. Möchten Sie

dies vermeiden und erreichen, dass das Ergebnis in diesem Fall als Wert 0 ausgegeben wird, so

modifizieren Sie die Formel zu:

Inventurwert: Nz([Anzahl]) * [Einkaufspreis]

.

Sie können

Nz()

mit einem zweiten, optionalen Parameter aufrufen. Dieser zweite Parameter gibt

an, welchen Wert

Nz()

in dem Fall zurückgeben soll, wenn der erste Parameter den Wert

NULL

auf-

weist. Mit

Inventuranzahl: Nz([Anzahl];"Keine Anzahl angegeben!")

wird immer dann der Text

"Keine Anzahl angegeben!"

gezeigt, wenn Anzahl

NULL

ist.

Zum Umgang mit Datumswerten

Wir möchten Ihnen in diesem Abschnitt die Access-Funktionen vorstellen, die Ihnen das Rechnen

mit Datumswerten erleichtern.

Beachten Sie für alle Berechnungen mit Datumswerten, dass Access-intern Datumswerte und Zeiten

mithilfe so genannter serieller Zahlen dargestellt werden. Jedem Tag, beginnend mit dem

31.12.1899, wird eine ganze Zahl zugeordnet. Der 31.12.1899 hat den Wert 1, während 39400 für

den 14.11.2007 steht. Uhrzeiten werden durch Nachkommastellen beschrieben, d.h., für jeden Tag

lässt sich die Zeit als Bruchteil darstellen. Für 12:00 Uhr wird beispielsweise 0,5 gespeichert.

Das heutige Datum finden

Mit der Funktion

Datum()

ermitteln Sie das aktuelle Systemdatum, also das Datum Ihres PCs.

Sie möchten die Titel aller Filme auflisten, die in den letzten 100 Tagen gezeigt wurden. In der in

Abbildg. 16.18 gezeigten Abfrage wird die Funktion

Datum()

zur Lösung der Aufgabe eingesetzt.

Benötigen Sie nicht nur das aktuelle Datum, sondern auch die aktuelle Systemzeit, so setzen Sie

dazu die Funktion

Jetzt()

ein.

PROFITIPP

Jahreszahlen werden bei Datumswerten standardmäßig nur mit zwei Stellen ausgegeben. Möch-

ten Sie eine vierstellige Darstellung, so schalten Sie sie ein: Verwenden Sie dazu die Office-Schalt-

fläche und die Schaltfläche Access-Optionen. Wählen Sie links Erweitert aus, so finden Sie rechts

in der Kategorie Allgemein die Möglichkeit Vierstellige Jahreszahlenformatierung in der aktuellen

Datenbank oder in allen Datenbanken einzustellen.

Zum Umgang mit Datumswerten

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Abfragen

Abbildg. 16.18

Filmtitel der letzten 100 Tage

Tag, Monat, Jahr, Stunde, Minute und Sekunde

Möchten Sie nur den Tag, den Monat oder das Jahr eines Datumswerts ermitteln, so stehen Ihnen

dafür die Funktionen

Tag()

,

Monat()

oder

Jahr()

zur Verfügung. Die Funktionen geben einen ent-

sprechenden Zahlenwert zurück, beispielsweise ergibt

Jahr(#31.12.2007#)

das Ergebnis

2007

. Für

Zeitwerte stellt Ihnen Access

Stunde()

,

Minute()

und

Sekunde()

bereit.

Den Wochentag, auf den ein bestimmtes Datum fällt, ermitteln Sie mithilfe der Funktion

Wochentag()

.

Die Funktion gibt 1 für Sonntag, 2 für Montag usw. zurück. Für

Wochentag(#1.1.2007#)

erhalten Sie als

Ergebnis den Wert 1, d.h., der erste Tag des Jahres 2007 war ein Sonntag.

Datumsberechnungen

Für Rechnungen mit Datumswerten möchten wir Ihnen die Funktionen

DatTeil()

,

DatAdd()

,

DatDiff()

,

DatWert()

und

DatSeriell()

vorstellen.

Die Funktion DatTeil()

DatTeil()

ergänzt die im vorangegangenen Abschnitt »Tag, Monat, Jahr, Stunde, Minute und

Sekunde« beschriebenen Funktionen. Allgemein lautet

DatTeil(Intervall;

Datumswert)

. Für den

Parameter

Intervall

geben Sie einen der in Tabelle 16.2 aufgeführten Werte in Anführungszeichen an.

Der Rückgabewert der Funktion ist eine ganze Zahl.

Tabelle 16.2

Intervallangaben für Datumsfunktionen

Einstellung Beschreibung

jjjj Jahr

q Quartal

m Monat

Kapitel 16

Abfragen mit berechneten Feldern

328

Sie möchten beispielsweise ermitteln, für welche Filme das Bundesstartdatum im ersten Quartal lag.

So geben Sie als Bedingung für das Bundesstartdatum die folgende Formel an:

Addieren von Datumswerten

Die Funktion

DatAdd(Intervall; Nummer; Datumswert)

addiert Zeitintervalle zu einem Datumswert.

Möchten Sie beispielsweise auf Ihren Rechnungen ein Zahlungsziel von 30 Tagen angeben, so könn-

ten Sie

DatAdd("t"; 30; [Rechnungsdatum])

dafür einsetzen. Die möglichen Werte für den Parameter

Intervall

finden Sie in Tabelle 16.2.

Differenz zweier Datumswerte

Mithilfe der Funktion

DatDiff(Intervall; Datumswert1; Datumswert2)

ermitteln Sie den Abstand

zwischen zwei Datumswerten, wobei der Abstand in dem mit dem Parameter

Intervall

bestimmten

Wer t angegeben wird. Die für

Intervall

gültigen Werte sind in Tabelle 16.2 aufgeführt.

Mit

DatDiff("ww"; [Bundesstartdatum]; Jetzt())

bestimmen Sie die Anzahl der Wochen, die vom

Start des Films bis heute vergangen sind.

Konvertierung zu Datumswerten

Die Funktion

DatWert(Datumszeichenfolge)

konvertiert ein Datum, das als Zeichenkette, d.h. als

Text vorliegt, in einen Datumswert. Beispielsweise würde

DatWert("2. Februar 2007")

als Datums-

wert für den 2.2.2007 umgesetzt werden.

Zusammensetzen von Datumswerten

Mithilfe der Funktion

DatSeriell(Jahr; Monat; Tag)

können Sie aus drei Zahlenwerten einen

Datumswert generieren. Mit

DatSeriell(2007; 2; 2)

erzeugen Sie den Datumswert, also die von

Access intern verwendete serielle Zahl für den 2. Februar 2007.

j Tag des Jahres

t Ta g

w Wochentag

ww Woche

h Stunde

n Minute

s Sekunde

Tabelle 16.2

Intervallangaben für Datumsfunktionen

(Fortsetzung)

Einstellung Beschreibung

DatTeil("q";[Bundesstartdatum])=1