Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

Berichte gruppieren und sortieren

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Berichte

Abbildg. 28.24

Eigenschaftenblatt zum ersten Gruppenkopf

Sichtbar

Mithilfe der Eigenschaft Sichtbar bestimmen Sie, ob ein Steuerelement im Ausdruck ausgegeben

wird. Es gibt Felder, die nur für Zwischenrechnungen verwendet werden und die nicht im Bericht

erscheinen sollen. Diese können dann unsichtbar geschaltet werden.

Vergrößerbar und Verkleinerbar

Zwei auf Berichten häufig verwendete Eigenschaften sind Vergrößerbar und Ve rk le i ne r ba r. Aktivieren

Sie Ve rg r öß er b ar, so vergrößert Access während des Ausdrucks die Höhe des Steuerelements in der

Weise, dass die gesamten im Feld auszugebenden Daten gezeigt werden können. Haben Sie bei-

spielsweise ein Textfeld in einer bestimmten Breite vereinbart, in dem nun ein Text ausgegeben wer-

den soll, der länger als die definierte Breite ist, so wird der Text zwei- oder mehrzeilig gedruckt.

Dabei versucht Access, den Zeilenumbruch nach Möglichkeit an einem Leerzeichen durchzuführen.

Wenn Sie für ein Steuerelement die Eigenschaft Vergrößerbar festlegen, setzt

Access automatisch auch die Eigenschaft Vergrößerbar für den Bereich, in dem das Feld liegt.

Die Eigenschaft Ver k le ine r ba r bewirkt, dass die vertikale Höhe des Feldes an die tatsächlich von den

jeweiligen Daten benötigte Höhe angepasst wird.

Diese Eigenschaft wird häufig eingesetzt, um die Ausgabe von unnötigen Leerzeilen zu vermeiden.

Stellen Sie sich vor, Sie haben auf Ihrem Bericht die Felder Straße und Postfach untereinander ange-

geben. Jedes der beiden Steuerelemente steht alleine in seiner Zeile, d.h., links und rechts davon gibt

HINWEIS

Kapitel 28

Berichte gestalten

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es keine anderen Angaben. Jetzt soll die Zeile mit dem Postfach unterdrückt werden, wenn für eine

Adresse kein Postfach angegeben wurde. Das Gleiche gilt für die Straße. Vereinbaren Sie einfach Ve r-

kleinerbar für beide Felder. Ist ein Feld leer, wird dadurch die Höhe des Feldes auf Null gesetzt.

Beachten Sie, dass sich Felder, für die Verkleinerbar oder Vergrößerbar angegeben

ist, nicht überlappen, denn dann kann Access eine Verkleinerung oder Vergrößerung nicht

durchführen.

Zusammenhalten

Ist diese Option aktiviert, bewirkt sie, dass der Bereich, für den sie eingestellt ist, zusammengehalten

wird. Sollte der Text eines Bereichs nicht mehr auf eine Seite unten passen, wird der gesamte zusam-

mengehaltene Bereich auf der nächsten Seite ausgedruckt. Sollte der zusammengehaltene Bereich

länger als eine Seite sein, druckt ihn Access ab der nächsten Seite und setzt das Drucken auf den

folgenden Seiten fort.

Bereich wiederholen

Diese Option bewirkt, dass Gruppenköpfe auf einer neuen Seite wiederholt werden. Das erleichtert

in der Regel die Orientierung.

So wurde im Beispiel sowohl für den Kopfbereich der Kalenderwoche als auch für den der Kinos

und Filmtitel eine Wiederholung definiert. Dadurch erscheint beispielsweise auf jeder Seite die

aktuelle Kalenderwoche, das aktuelle Kino und der aktuelle Filmtitel.

Abbildg. 28.25

Seite 4 mit der Kalenderwoche und der Angabe des Kinos

HINWEIS