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Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch by Natascha Nicol, Ralf Albrecht

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Kapitel 28
Berichte gestalten
618
Überschrift zur Telefonliste
Die Telefonliste soll nun noch eine Überschrift erhalten, die über die gesamte Seitenbreite reicht.
Definieren Sie im Seitenkopf ein Bezeichnungsfeld, das Sie beliebig formatieren können und das Sie
so breit ziehen, wie Ihre Spalten, zusammen mit dem Abstand zwischen den Spalten, breit sind.
Abbildg. 28.37
Telefonliste mit Überschrift
Rechnen in Berichten
Müssen Sie in Ihren Berichten Berechnungen vornehmen, können Sie beliebige Formeln angeben
und Aggregatfunktionen nutzen, wie dies in Teil D für Formulare beschrieben wurde. Beachten Sie
dabei, dass Sie Berechnungen nicht nur im Bericht, sondern auch schon in der Abfrage, die dem
Bericht zugrunde liegt, durchführen können.
Erzeugen Sie Berichte mit dem Berichts-Assistenten, so können Sie dort über die
Schaltfläche Zusammenfassungsoptionen Berechnungen mit Aggregatfunktionen vereinbaren.
Als Beispiel soll im Folgenden monatsweise eine Aufstellung der Umsätze der am Kinokiosk ver-
kauften Artikel angefertigt werden.
1. Zunächst wurde eine Abfrage erzeugt, die sowohl die Artikelnummern, die Bezeichnungen und
das Datum aufführt als auch die Umsätze berechnet.
HINWEIS
Rechnen in Berichten
619
Berichte
Abbildg. 28.38
Die Abfrage, auf der der neue Bericht basieren soll
2.
Erzeugen Sie einen neuen Bericht in der Entwurfsansicht und verbinden Sie über das Eigen-
schaftenblatt und die Eigenschaft Datensatzquelle den Bericht mit der Abfrage qryArtikelum-
sätzeErweitert.
3. Ziehen Sie nun die Felder Datum, Artikelnummer, Bezeichnung und Umsatz auf den Berichtsent-
wurf und löschen Sie die Bezeichnungsfelder.
4. Gruppieren Sie das Datum nach Monaten und legen Sie sowohl einen Gruppenkopf als auch
einen Gruppenfuß an.
5. Auch die Artikelnummer soll gruppiert werden und zwar nach dem Gesamtwert. Für die Artikel-
nummer soll nur ein Gruppenfuß definiert werden. Zudem soll jeweils für jede Artikelnummer
die Summe über den jeweiligen Umsatz bestimmt und im Gruppenfuß angezeigt werden. Die
benötigte Definition sehen Sie in Abbildg. 28.39.
Abbildg. 28.39
Hier soll die Summe über alle im angegebenen Monat verkauften Artikel einer
Artikelnummer berechnet werden
In der Entwurfsansicht ziehen Sie die Felder aus dem Detailbereich in den Artikelnummer-Grup-
penfuß, wie es Abbildg. 28.40 zeigt. Dort sehen Sie auch das von Access angelegte Textfeld mit dem
Steuerelementinhalt
=Summe([Umsatz]).
Kapitel 28
Berichte gestalten
620
Abbildg. 28.40
Der Berichtsentwurf mit der Summe über den Umsatz
Die Angabe der Monate über der Aufstellung der Artikel soll in der Form »Mai 2007«, »Juni 2007«
usw. erfolgen.
1. Markieren Sie das Textfeld.
2. Wählen Sie auf dem Eigenschaftenblatt die Registerkarte Format aus und definieren Sie das
Format für das Datum mit mmmm jjjj.
Weiterhin sollen die Zahlen der Aufstellung mit Tausenderpunkt, zwei Nachkommastellen und
dem Euro-Währungssymbol versehen werden.
3. Wählen Sie das Textfeld im Entwurf aus.
4. Definieren Sie dann das Zahlenformat #.##0,00 .
Damit sieht die monatliche Aufstellung aus, wie in Abbildg. 28.41 gezeigt.
Abbildg. 28.41
Monatliche Aufstellung der Umsätze des Kinokiosks
Rechnen in Berichten
621
Berichte
Neben der Summe über alle Artikel soll zudem der Nettopreis aller Artikel und die Mehrwertsteuer
errechnet werden.
1. Beginnen Sie damit, das Textfeld, in dem die Summe über alle Umsätze einer Artikelnummer
berechnet wurde, mit txtUmsatz zu benennen.
2. Erstellen Sie dann die Berechnung des Nettoumsatzes in einem Textfeld mit dem Inhalt
=[txtUmsatz]/1,19
. Benennen Sie das Textfeld mit txtNetto.
3. Errechnen Sie die Mehrwertsteuer im Textfeld txtMwst aus den beiden Textfeldern durch die
Differenz:
=[txtUmsatz]-[txtNetto]
.
Abbildg. 28.42
Berechnung des Nettopreises und der Mehrwertsteuer
Zum Schluss soll unter den Spalten der Artikelumsätze eine zusammenfassende Zeile definiert wer-
den, die die Spalten pro Monat addiert, wie Sie es in Abbildg. 28.43 sehen können.
Kapitel 28
Berichte gestalten
622
Abbildg. 28.43
Monatsweise addierte Umsätze
1.
Dazu verwenden Sie den Fußbereich des Datums. Das Textfeld txtSummeBrutto mit dem Inhalt
=Summe([Umsatz])
addiert über alle innerhalb der Gruppe Datum aufgeführten Umsätze. Damit
summieren Sie alle Umsätze aller aufgeführten Artikel.
2. Die beiden anderen Summen lassen sich dann wieder aus der ersten berechnen.
3. Um das Textfeld zu gestalten, fügen Sie beispielsweise
="Gesamt für " & Format([Datum];"mmmm
jj")
ein.
Abbildg. 28.44
Der neue Datums-Fußbereich

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