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Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch by Natascha Nicol, Ralf Albrecht

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SharePoint-Listen
909
Access im Internet
Abbildg. 43.4
Die selbsterstellte SharePoint-Website
SharePoint-Listen
Die neu erstellte Teamwebsite (siehe Abbildg. 43.4) stellt die vordefinierten SharePoint-Listen
Ankündigungen, Kalender, Kontakte, Hyperlinks, Aufgaben und Teamdiskussion bereit. Neben den auf
der Teamwebsite in der Schnellstartleiste dargestellten Listen stellt Ihnen SharePoint noch eine Reihe
weiterer vordefinierter Listen zur Verfügung, die Sie für Ihre Website nutzen und anpassen können.
Diese Listen können Sie über Websiteaktionen\Erstellen erreichen. Zusätzlich besteht die Möglich-
keit, eigene benutzerdefinierte Listen zu definieren. Die vordefinierten Listen lassen sich auch als
Grundlage neuer Listen verwenden.
In den folgenden Abschnitten möchten wir Ihnen die verschiedenen vordefinierten Listen kurz vor-
stellen, um dann anschließend die Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit Access zu zeigen.
Alle vordefinierten Listen lassen sich über Websiteaktionen\Erstellen aufrufen,
denn nur ein Teil der Listen ist in der Schnellstartleiste abrufbar.
Alle vordefinierten SharePoint-Listen können zum einen als Basis neuer Listen die-
nen und zum anderen mit wenigen Schritten angepasst werden. So kann jede Liste um die Felder
ergänzt werden, die Sie zur Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen. Zusätzlich lassen sich für alle
SharePoint-Listen Ansichten definieren, mit deren Hilfe die Daten in anderer Zusammenstellung,
Einschränkung und Sortierung angezeigt werden können.
TIPP
TIPP
Kapitel 43
Windows SharePoint Services
910
SharePoint-Liste Ankündigungen
Hiermit lassen sich Informationen bereitstellen, die alle Benutzer der SharePoint-Website lesen
können. Jede Ankündigung kann mit einem Ablaufdatum versehen werden, nach dem die Ankündi-
gung nicht mehr gezeigt wird.
Abbildg. 43.5
SharePoint-Liste Ankündigungen
Um einen neuen Eintrag zu erstellen, wählen Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Neu den
Punkt Neues Element aus, worauf in die entsprechende Maske gewechselt wird. Neue Einträge sind
sofort für alle SharePoint-Benutzer sichtbar.
SharePoint-Liste Kalender
Die Liste Kalender bietet einen Kalender mit Terminplanungsfunktionen an. Es ist möglich, diesen
Kalender mit Microsoft Outlook zu verknüpfen.
Jeder berechtigte Benutzer kann Termine und Ereignisse in den Kalender eintragen.
SharePoint-Listen
911
Access im Internet
Abbildg. 43.6
SharePoint-Liste Kalender
SharePoint-Liste Hyperlinks
Hyperlinks ermöglichen beliebige Verweise auf andere Internet- oder Intranet-Angebote (siehe
Abbildg. 43.4 rechts). Auf diese Weise können Sie beispielsweise alle Verweise bereitstellen, die für
die Mitarbeiter Ihrer Firma von Interesse sind.
SharePoint-Liste Kontakte
Hier lassen sich Adressen mit Telefonnummern usw. speichern. Auch die Kontakt-Liste kann mit
Microsoft Outlook verknüpft werden.
Abbildg. 43.7
SharePoint-Liste Kontakte
Kapitel 43
Windows SharePoint Services
912
SharePoint-Liste Aufgaben
Offene Aufgaben lassen sich für alle SharePoint-Benutzer mit dieser Liste verwalten. Jede Aufgabe
kann einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Zusätzlich kann der Status, die Priorität und gegebe-
nenfalls der Fertigstellungsgrad festgelegt werden.
Abbildg. 43.8
SharePoint-Site Aufgaben
Über die Aufgaben-Liste können Sie beispielsweise eine einfache Projektsteuerung realisieren. Fügen
Sie der SharePoint-Liste dafür die Felder wie beispielsweise Projektbezeichnungen, interne Num-
mern, Budgetzahlen und vieles mehr hinzu. Die Anpassung von SharePoint-Listen erreichen Sie
über Einstellungen\Spalten erstellen in der jeweiligen SharePoint-Liste.
SharePoint-Liste Projekte
Die SharePoint-Liste Projekte ist weitgehend mit der Liste Aufgaben identisch, bietet aber darüber
hinaus einen Kalender an, in dem Zeitraum und Status in einem visualisiert werden.
Abbildg. 43.9
SharePoint-Liste Projekte
SharePoint-Listen
913
Access im Internet
SharePoint-Liste Probleme
Die SharePoint-Liste Probleme bietet, wie der Name schon sagt, eine Möglichkeit der Verwaltung
von Problemen. Auftretende Probleme können priorisiert und kategorisiert sowie Mitarbeitern
zugewiesen werden. SharePoint speichert jede Änderung der Daten eines Problemeintrags und
erlaubt so die Aufstellung einer Historie einer Problemlösung.
Abbildg. 43.10
SharePoint-Liste Probleme
SharePoint-Liste Diskussionen
Mithilfe der SharePoint-Liste Diskussionen können die Benutzer der SharePoint-Website miteinan-
der diskutieren. Jeder Beitrag zu einer Diskussion und alle Antworten darauf werden auf dem Share-
Point-Server gespeichert; jede Diskussion kann so nachvollzogen werden.
Die Darstellung der Diskussionsbeiträge wird standardmäßig als so genannter Diskussionsfaden
gezeigt. Hierbei werden Fragen und Antworten grafisch als Baum aufgezeichnet, so dass sich alle
Beiträge sowohl thematisch als auch zeitlich einordnen lassen.
SharePoint-Liste Umfragen
Mit wenig Aufwand können Sie SharePoint dazu nutzen, eine Umfrage durchzuführen, um bei-
spielsweise die Zufriedenheit mit Ihrer Betriebskantine oder die Stimmungslage vor Weihnachten
abzufragen.
Zuerst müssen die Fragen definiert werden, die in der Umfrage gestellt werden sollen. In SharePoint
können beliebig viele Umfragen angelegt werden. In Abbildg. 43.11 sehen Sie beispielhaft eine
Maske, die ein Teilnehmer einer Umfrage erhalten könnte.
SharePoint protokolliert mit, welcher Benutzer an einer Umfrage teilgenommen hat, so dass kein
Teilnehmer die Fragen mehrfach ausfüllen kann.

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