Microsoft Office Access 2007 - Das Handbuch

SharePoint-Listen

909

Access im Internet

Abbildg. 43.4

Die selbsterstellte SharePoint-Website

SharePoint-Listen

Die neu erstellte Teamwebsite (siehe Abbildg. 43.4) stellt die vordefinierten SharePoint-Listen

Ankündigungen, Kalender, Kontakte, Hyperlinks, Aufgaben und Teamdiskussion bereit. Neben den auf

der Teamwebsite in der Schnellstartleiste dargestellten Listen stellt Ihnen SharePoint noch eine Reihe

weiterer vordefinierter Listen zur Verfügung, die Sie für Ihre Website nutzen und anpassen können.

Diese Listen können Sie über Websiteaktionen\Erstellen erreichen. Zusätzlich besteht die Möglich-

keit, eigene benutzerdefinierte Listen zu definieren. Die vordefinierten Listen lassen sich auch als

Grundlage neuer Listen verwenden.

In den folgenden Abschnitten möchten wir Ihnen die verschiedenen vordefinierten Listen kurz vor-

stellen, um dann anschließend die Möglichkeiten der Zusammenarbeit mit Access zu zeigen.

Alle vordefinierten Listen lassen sich über Websiteaktionen\Erstellen aufrufen,

denn nur ein Teil der Listen ist in der Schnellstartleiste abrufbar.

Alle vordefinierten SharePoint-Listen können zum einen als Basis neuer Listen die-

nen und zum anderen mit wenigen Schritten angepasst werden. So kann jede Liste um die Felder

ergänzt werden, die Sie zur Erledigung Ihrer Aufgaben benötigen. Zusätzlich lassen sich für alle

SharePoint-Listen Ansichten definieren, mit deren Hilfe die Daten in anderer Zusammenstellung,

Einschränkung und Sortierung angezeigt werden können.

TIPP

TIPP

Kapitel 43

Windows SharePoint Services

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SharePoint-Liste Ankündigungen

Hiermit lassen sich Informationen bereitstellen, die alle Benutzer der SharePoint-Website lesen

können. Jede Ankündigung kann mit einem Ablaufdatum versehen werden, nach dem die Ankündi-

gung nicht mehr gezeigt wird.

Abbildg. 43.5

SharePoint-Liste Ankündigungen

Um einen neuen Eintrag zu erstellen, wählen Sie nach einem Klick auf die Schaltfläche Neu den

Punkt Neues Element aus, worauf in die entsprechende Maske gewechselt wird. Neue Einträge sind

sofort für alle SharePoint-Benutzer sichtbar.

SharePoint-Liste Kalender

Die Liste Kalender bietet einen Kalender mit Terminplanungsfunktionen an. Es ist möglich, diesen

Kalender mit Microsoft Outlook zu verknüpfen.

Jeder berechtigte Benutzer kann Termine und Ereignisse in den Kalender eintragen.

SharePoint-Listen

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Access im Internet

Abbildg. 43.6

SharePoint-Liste Kalender

SharePoint-Liste Hyperlinks

Hyperlinks ermöglichen beliebige Verweise auf andere Internet- oder Intranet-Angebote (siehe

Abbildg. 43.4 rechts). Auf diese Weise können Sie beispielsweise alle Verweise bereitstellen, die für

die Mitarbeiter Ihrer Firma von Interesse sind.

SharePoint-Liste Kontakte

Hier lassen sich Adressen mit Telefonnummern usw. speichern. Auch die Kontakt-Liste kann mit

Microsoft Outlook verknüpft werden.

Abbildg. 43.7

SharePoint-Liste Kontakte

Kapitel 43

Windows SharePoint Services

912

SharePoint-Liste Aufgaben

Offene Aufgaben lassen sich für alle SharePoint-Benutzer mit dieser Liste verwalten. Jede Aufgabe

kann einem Mitarbeiter zugeordnet werden. Zusätzlich kann der Status, die Priorität und gegebe-

nenfalls der Fertigstellungsgrad festgelegt werden.

Abbildg. 43.8

SharePoint-Site Aufgaben

Über die Aufgaben-Liste können Sie beispielsweise eine einfache Projektsteuerung realisieren. Fügen

Sie der SharePoint-Liste dafür die Felder wie beispielsweise Projektbezeichnungen, interne Num-

mern, Budgetzahlen und vieles mehr hinzu. Die Anpassung von SharePoint-Listen erreichen Sie

über Einstellungen\Spalten erstellen in der jeweiligen SharePoint-Liste.

SharePoint-Liste Projekte

Die SharePoint-Liste Projekte ist weitgehend mit der Liste Aufgaben identisch, bietet aber darüber

hinaus einen Kalender an, in dem Zeitraum und Status in einem visualisiert werden.

Abbildg. 43.9

SharePoint-Liste Projekte

SharePoint-Listen

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Access im Internet

SharePoint-Liste Probleme

Die SharePoint-Liste Probleme bietet, wie der Name schon sagt, eine Möglichkeit der Verwaltung

von Problemen. Auftretende Probleme können priorisiert und kategorisiert sowie Mitarbeitern

zugewiesen werden. SharePoint speichert jede Änderung der Daten eines Problemeintrags und

erlaubt so die Aufstellung einer Historie einer Problemlösung.

Abbildg. 43.10

SharePoint-Liste Probleme

SharePoint-Liste Diskussionen

Mithilfe der SharePoint-Liste Diskussionen können die Benutzer der SharePoint-Website miteinan-

der diskutieren. Jeder Beitrag zu einer Diskussion und alle Antworten darauf werden auf dem Share-

Point-Server gespeichert; jede Diskussion kann so nachvollzogen werden.

Die Darstellung der Diskussionsbeiträge wird standardmäßig als so genannter Diskussionsfaden

gezeigt. Hierbei werden Fragen und Antworten grafisch als Baum aufgezeichnet, so dass sich alle

Beiträge sowohl thematisch als auch zeitlich einordnen lassen.

SharePoint-Liste Umfragen

Mit wenig Aufwand können Sie SharePoint dazu nutzen, eine Umfrage durchzuführen, um bei-

spielsweise die Zufriedenheit mit Ihrer Betriebskantine oder die Stimmungslage vor Weihnachten

abzufragen.

Zuerst müssen die Fragen definiert werden, die in der Umfrage gestellt werden sollen. In SharePoint

können beliebig viele Umfragen angelegt werden. In Abbildg. 43.11 sehen Sie beispielhaft eine

Maske, die ein Teilnehmer einer Umfrage erhalten könnte.

SharePoint protokolliert mit, welcher Benutzer an einer Umfrage teilgenommen hat, so dass kein

Teilnehmer die Fragen mehrfach ausfüllen kann.