Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Kapitel 10

Mit eigenen Zahlenformaten Tabellen übersichtlicher gestalten

414

Die im linken Teil von Abbildung 10.3 dargestellte Anzeige der Zahlen erhalten Sie, wenn Sie die

vorgefertigten Zahlenformate von Excel verwenden. Negative Zahlen erscheinen lediglich mit einem

Minuszeichen und bestenfalls mit Tausender-Trennzeichen. Die Gefahr, dass negative Werte, die so

angezeigt werden, in langen Zahlenkolonnen untergehen, ist relativ hoch.

Im rechten Teil der Abbildung sehen Sie, was der Einsatz benutzerdefinierter Zahlenformate bewir-

ken kann:

쐍 Zunächst wurde das Minuszeichen um eine Leertaste von der Zahl entfernt. Es »klebt« damit

nicht mehr direkt an der Zahl und ist so besser wahrzunehmen.

쐍 Darunter wurde das einfache Minuszeichen durch einen längeren Strich ersetzt (den so genann-

ten »halben Geviertstrich«).

쐍 In der letzten Zeile wurde das benutzerdefinierte Zahlenformat um die Anweisung ergänzt,

negative Werte automatisch in roter Schriftfarbe anzuzeigen.

Sie sehen, es bedarf nur weniger Handgriffe, um benutzerdefinierte Zahlenformate anzulegen, die

Ihre Zahlen lesbarer und aussagefähiger machen.

Nach diesem kleinen Beispiel können Sie in den folgenden Abschnitten lesen, wie ein benutzerdefi-

niertes Zahlenformat aufgebaut ist. Mit diesem Wissen ausgerüstet können Sie dann daran gehen,

eigene Zahlenformate anzulegen.

Den Aufbau benutzerdefinierter

Zahlenformate kennen und verstehen

Wenn Sie mit der Tastenkombination (Strg)+(1) das Dialogfeld zum Formatieren von Zellen öff-

nen und auf der Registerkarte Zahlen die Kategorie Benutzerdefiniert auswählen, können Sie sich

rechts in der Liste die bereits eingebauten, so genannten integrierten Zahlenformate ansehen. Diese

Liste ist zwar verhältnismäßig lang – sie reicht aber dennoch bei weitem nicht aus, um alle denkba-

ren unterschiedlichen Formatierungswünsche von Anwendern verschiedener Berufsgruppen zu

erfüllen.

Um einen ersten Blick hinter die Kulissen der Zahlenformate zu werfen, sollten Sie folgende Schritte

durchführen:

쐍 Klicken Sie in dem Dialogfeld Zellen formatieren links in der Liste Kategorie auf den Eintrag

Währung und wählen Sie die Einstellungen wie in Abbildung 10.4 links gezeigt.

쐍 Klicken Sie nun wieder unten links auf den Eintrag Benutzerdefiniert. Sie sehen nun rechts unter

Typ ein Repertoire an Währungsformaten (siehe Abbildung 10.4 rechts).

Sie werden feststellen, dass das von Ihnen festgelegte Zahlenformat in diesem Fall aus zwei

Abschnitten besteht, die durch ein Semikolon getrennt sind. Der erste Abschnitt bestimmt das Aus-

sehen von positiven Werten, der zweite ist für die Darstellung negativer Werte zuständig. Im Fall von

Währungsangaben sind wir es gewohnt, dass negative Zahlen zumindest mit einem Minuszeichen

erscheinen, besser noch in der Farbe Rot. Und genau das wird im zweiten Abschnitt – dem für nega-

tive Werte – definiert: [Rot]-#.##0,00

€.

Den Aufbau benutzerdefinierter Zahlenformate kennen und verstehen

415

Tabellen und Daten

formatieren

Abbildg. 10.4

Wenn Sie wie links gezeigt in der Kategorie Währung das unterste Format wählen, können Sie – wie

rechts gezeigt – in der Kategorie Benutzerdefiniert sehen, wie der Formatcode zusammengesetzt ist

Alternativ können Sie das Dialogfeld Zellen formatieren so aufrufen:

쐍 Auf der Registerkarte Start über die Befehlsfolge Format/Zellen formatieren

쐍 Über das Kontextmenü (rechte Maustaste) mit dem Befehl Zellen formatieren

Die Einteilung von Zahlenformaten in Abschnitte

Neben dieser Möglichkeit, unterschiedliche Darstellungsoptionen für positive und negative Zahlen

festzulegen, können Sie außerdem auch für Nullwerte sowie für Texte bestimmen, wie diese ange-

zeigt werden sollen.

Somit können Sie für die Darstellung von Zellinhalten maximal vier Formatvarianten vordefinieren:

쐍 Für positive Werte

쐍 Für negative Werte

쐍 Für Nullwerte

쐍 Für Text

Dazu lässt sich ein Zahlenformat in maximal vier Abschnitte unterteilen. Abbildung 10.5 zeigt dazu

ein Beispiel:

쐍 Oben stehen die tatsächlichen Eingaben

쐍 In der Mitte sehen Sie das angezeigte Ergebnis

쐍 Unten steht die erforderliche Formatanweisung, der so genannte Formatcode