Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Beispiele, Beispiele, Beispiele …

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Tabellen und Daten

formatieren

Abbildg. 12.7

Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an und machen Sie die Befehle für die bedingte

Formatierung verfügbar

Beispiele, Beispiele, Beispiele …

An einigen Beispielen sollen jetzt die Möglichkeiten der bedingten Formatierung demonstriert werden.

Am Wochenende wird's bunt

Enthält eine Liste Datumswerte, dann kommt ganz schnell der Wunsch auf, Wochenenden hervor-

zuheben. Die bedingte Formatierung kann diese Aufgabe lösen. Sie können zusätzlich sogar arbeits-

freie Tage hervorheben.

Samstag und Sonntag farbig hervorheben

Eine der Aufgaben, für die Excel immer wieder herangezogen wird, ist das Erstellen von Kalender-

übersichten. Häufig besteht dabei auch die Anforderung, die Wochenenden von den Arbeitstagen

optisch abzuheben. Natürlich ließe sich diese Aufgabe lösen, indem man alle Wochenend-Zellen

markiert und ihnen eine spezielle Füllfarbe zuweist. Das kann zu einem recht aufwändigen Unter-

fangen werden, wenn man beispielsweise ein Quartal oder gar ein ganzes Jahr darzustellen hat. Viel

schneller und komfortabler geht es unter Zuhilfenahme der Funktion Bedingte Formatierung.

Kapitel 12

Bedingte Formatierung und Scorecards einsetzen

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Wochenenden, Feiertage und arbeitsfreie Tage

hervorheben lassen

Farbig hervorgehobene Wochenenden in Kalenderübersichten sind gut, aber viele Anwender wer-

den sofort fragen: »Und was ist mit den Tagen, an denen ebenfalls nicht gearbeitet wird – den Feier-

tagen, den so genannten Brückentagen im Umfeld von Feiertagen und Wochenenden oder

bestimmten firmenintern festgelegten arbeitsfreien Tagen?« Möglicherweise besteht sogar darüber

hinaus ein Bedarf, andere wichtige Tage automatisch hervorheben zu lassen, wenn diese auf ein

bestimmtes Datum oder einen bestimmten Wochentag fallen – etwa Termine für bestimmte Über-

weisungen, Liefertermine, Wartungstermine, monatliche oder quartalsweise Berichtstermine usw.

In jedem Fall werden solche Termine in Listen erfasst und können damit von Excel berücksichtigt

werden.

Dieses Beispiel und das darauf folgende finden Sie auf dem Arbeitsblatt Wochenende 3 in der

Datei Kap12.xlsx im Ordner \Buch\Kap12 auf der CD-ROM zu diesem Buch.

Weitere Beispiele zum Formatieren von Wochentagen finden Sie auf den Arbeitsblättern

Wochenende 1 und Wochenende 2 in der Datei Kap12.xlsx im Ordner \Buch\Kap12 auf der CD-

ROM zu diesem Buch.

In unserem Beispiel sollen neben den Wochenenden zwei weitere Anforderungen abgearbeitet

werden: Feiertage und andere arbeitsfreie Tage. Damit müssen insgesamt vier Zustände abgeprüft

werden:

쐍 Samstage

쐍 Sonntage

쐍 Feiertage

쐍 Weitere arbeitsfreie Tage

Für diese Lösung werden Sie neben der nun bereits bekannten Funktion WOCHENTAG noch die

Funktionen VERGLEICH, ISTZAHL sowie ODER einsetzen.

Mit ODER die Prüfung der beiden Wochenend-Tage in einer Formel

zusammenfassen

Es bietet sich an, die Suche nach Datumsangaben, die auf einen Samstag oder Sonntag fallen, in nur

einer Formel zu verknüpfen, und zwar mit Hilfe einer ODER-Funktion. In Abbildung 12.8 sehen Sie

eine Vorschau auf die fertige Lösung. Im Beispiel werden die Monate April und Mai im Jahr 2007

genommen, da dort einige Feiertage liegen. In Spalte F sind die Feiertage für das Jahr und in Spalte

H weitere arbeitsfreie Tage aufgelistet.

Beispiele, Beispiele, Beispiele …

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Tabellen und Daten

formatieren

Abbildg. 12.8

In diesem Beispiel führt die bedingte Formatierung einen Vergleich mit einer Liste durch

Um die Lösung Schritt für Schritt aufzubauen, gehen Sie wie folgt vor:

1. Markieren Sie den Bereich B3:B32 und rufen Sie den Befehl Bedingte Formatierung/Neue Regel

auf.

2. Wählen Sie den Regeltyp 6 und tragen Sie eine Formel für die erste Bedingung ein, die mit Hilfe

von ODER prüft, ob ein Datum auf einen Samstag oder Sonntag fällt. Sie lautet:

3. Wechseln Sie anschließend über die Schaltfläche Formatieren auf die Registerkarte Ausfüllen und

legen Sie dort z.B. die Farbe Hellgrün fest (Abbildung 12.8). Bestätigen Sie die Eingabe des For-

mats und die Definition der Bedingung jeweils mit Klick auf OK.

=ODER(WOCHENTAG(B3)=1;WOCHENTAG(B3)=7)

Kapitel 12

Bedingte Formatierung und Scorecards einsetzen

480

Abbildg. 12.9

Mit der Funktion ODER wird die Wochenendprüfung in einer Bedingung zusammengefasst

Notwendige Vorarbeit: Namen vergeben

Die Daten für Feiertage und arbeitsfreie Tage sind in zwei getrennten Listen einzugeben. Die Abbil-

dung 12.8 zeigt Inhalt und Position beider Listen. Übernehmen Sie diese in Ihr Arbeitsblatt. Die

Inhalte selbst sind an dieser Stelle nebensächlich.

Um nun diese beiden Bereiche in den kommenden Formeln leichter ansprechen zu können, emp-

fiehlt es sich, sie mit Namen zu versehen.

Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Markieren Sie den Bereich von F2:F14 und betätigen Sie die Tastenkombination (Strg)+(ª)+

(F3). Damit rufen Sie das Dialogfeld Namen aus Auswahl erstellen auf, mit dem Sie blitzschnell

Namen auf der Basis vorhandener Spalten- oder Zeilenüberschriften erstellen können.

2. Bestätigen Sie die vorgeschlagene Option, den Namen für diesen Bereich aus der obersten Zeile

der Markierung zu entnehmen (Abbildung 12.10). Damit erhält der Zellbereich F3:F14 den

Namen Feiertage (die Zelle F2 mit dem Namen selbst gehört nicht zu dem Bereich).

3. Wiederholen Sie diese Schritte für den Bereich arbeitsfrei, also H2:H8. Der Name des Bereichs

H3:H8 lautet anschließend arbeitsfrei.

Abbildg. 12.10

Aus der obersten Zeile der Markierung wird ein Namen für den darunter liegenden Bereich erstellt

Näheres zu Namen lesen Sie in Kapitel 19.