Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Professionelle Schaubilder mit den SmartArts gestalten

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Grafiken und SmartArt

Eine Form durch eine andere ersetzen

Wenn Sie im Nachhinein eine Form ändern möchten – weil Sie beispielsweise anstelle eines einfa-

chen Rechtecks eines mit abgerundeten oder abgeschrägten Ecken brauchen – dann ist das mit

wenigen Mausklick erledigt.

1. Markieren Sie die zu ändernde(n) Form(en).

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Format in der Gruppe Formen einfügen auf die Schaltfläche

Form ändern.

3. Wählen Sie – wie in Abbildung 14.36 gezeigt – im nun aufklappenden Katalog die gewünschte

neue Form per Mausklick aus.

Abbildg. 14.36

Mit wenigen Mausklick eine Form komplett ändern

Professionelle Schaubilder mit den

SmartArts gestalten

Eine der wichtigsten und nützlichsten Neuerungen in Office 2007 sind die so genannten SmartArts.

Sie sind der Nachfolger, besser gesagt die deutlich verbesserte Fortsetzung der seit Office XP (2002)

bekannten Schematische Darstellungen.

Aufgabe der SmartArts ist es, Informationen nicht einfach als Zahlen oder Texte, sondern in visuali-

sierter Form darzustellen. Dazu werden zahlreiche vorgefertigte Layouts angeboten, in die Sie Ihre

Informationen eingeben.

Auf diese Weise können Sie Übersichten, Strukturen, Abläufe, Schaubilder generell mit wenigen

Handgriffen erstellen. Das Ergebnis und der optische Eindruck sind absolut überzeugend. Der Ein-

arbeitungsaufwand in diese neue Funktionalität ist gering, da die Verwendung der einzelnen Befehle

intuitiv und der Funktionsumfang selbst auf ein vernünftiges Maß begrenzt ist. Außerdem macht es

Spaß, mit dieser Funktion zu arbeiten und optisch wie inhaltlich beeindruckende Schaubilder in

kürzester Zeit zu erstellen.

Wie bei den schematischen Darstellungen gibt es jedoch auch bei den SmartArts eine Einschrän-

kung: Allzu viel Individualität bei der Gestaltung und Anordnung der Schaubilder wird nicht unter-

Kapitel 14

Tabellen mit Grafiken und SmartArt aufwerten

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stützt. Das Konzept ist so angelegt, dass Sie in kurzer Zeit zu sehr ansprechenden, aber gestalterisch

vorgefertigten Ergebnissen gelangen.

Wann ist der Einsatz der SmartArts sinnvoll?

Wenn Sie nicht sicher sind, ob Sie SmartArts verwenden sollten, weil Sie Ihre Schaubilder bisher

stets aus einzelnen Formen selbst zusammenstellen, dann finden Sie in der folgenden kurzen Liste

vielleicht eine Antwort. SmartArts sollten Sie einsetzen, wenn Sie

쐍 einfache Sachverhalte visualisieren wollen,

쐍 in kurzer Zeit eine bildhafte Darstellung anfertigen möchten,

쐍 die Funktionen zum Zeichnen kaum kennen und mit wenig technischem Aufwand ein anspre-

chendes Ergebnis erzielen wollen,

쐍 als Ausgangsbasis für ein Schaubild schnell einen Rohentwurf brauchen, den Sie anschließend

individuell weiterbearbeiten.

Daraus folgt, dass die SmartArts nicht dafür konzipiert sind, komplexe Sachverhalte abzubilden und

dass individuelle Wünsche an Farbe, Layout und Größe nur mit einigem Zusatzaufwand zu realisie-

ren sind.

Die verschiedenen SmartArt-Kategorien

Das Angebot an vorgefertigten SmartArt-Grafiken ist beträchtlich. Daher sind diese in sieben ver-

schiedene Kategorien unterteilt:

Abbildg. 14.37

Wählen Sie aus einem Angebot Dutzender vorgefertigter Schaubilder das passende aus

쐍 die Kategorie Liste mit 24 Varianten

쐍 die Kategorie Prozess mit 32 Varianten

Professionelle Schaubilder mit den SmartArts gestalten

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Grafiken und SmartArt

쐍 die Kategorie Zyklus mit 14 Varianten

쐍 die Kategorie Hierarchie mit sieben Varianten

쐍 die Kategorie Beziehung mit 31 Varianten

쐍 die Kategorie Matrix mit drei Varianten und

쐍 die Kategorie Pyramide mit vier Varianten

Manche der Layouts tauchen in mehreren Kategorien auf.

Die Hilfe zur Auswahl des passenden Layouts nutzen

Microsoft hat sich nicht nur bei den verwendeten Layouts, sondern auch bei deren Auswahl stark an

dem Produkt Graphicae der Firma Proof Software LLC orientiert, die schon seit Jahren so genannte

Konzeptdiagramme für den Einsatz in PowerPoint-Präsentationen anbietet. Mehr Informationen

finden Sie im Internet unter http://www.graphicae.com.

Um den Anwendern die Auswahl der geeigneten Darstellung zu erleichtern, gibt es – so wie Abbil-

dung 14.37 zu sehen – im rechten Teil des Dialogfelds immer eine kurze Erläuterung zum gerade

gewählten Layout. Da das Erstellen von Schaubildern eine recht komplexe Angelegenheit ist und die

meisten Anwender dies eher selten machen, ist das eine äußerst nützliche Unterstützung.

Schauen Sie sich ruhig mehrere Layouts an und lesen Sie deren Verwendungs-

zweck, bevor Sie sich für eines der zahlreichen Layouts entscheiden.

Schritt für Schritt: Eine Projektübersicht anlegen

Nach der Theorie nun die Praxis. Erfahren Sie anhand eines Beispiels, wie Sie die Funktion SmartArt

nutzen können, um Ihren Mappen mehr Aussagekraft zu geben. Sie werden sehen, dass die Nutzung

der Funktion tatsächlich weitgehend intuitiv ist und wenig Lernaufwand erfordert.

Um das Beispiel nachzuvollziehen, können Sie die Musterdatei Kap14.xlsx nutzen. Sie ist auf der

CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap14 abgelegt. Nutzen Sie dort die beiden Arbeitsblätter

mit dem Namen SmartArt Projekte.

Das Beispiel

Sie haben die Zahlen für drei verschiedene Projekte in mehreren Tabellen zusammengestellt und

möchten nun der Arbeitsmappe eine Art Deckblatt geben, damit jeder schnell und übersichtlich die

wichtigsten Informationen erhält, bevor es ans Studium der einzelnen Details geht.

In Abbildung 14.38 sehen Sie die fertige Lösung. Sie werden gleich sehen, dass Sie diese in weniger

als zehn Minuten erstellen können.

HINWEIS

TIPP