Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Sortieren nach benutzerdefinierten Kriterien

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Listenmanagement

Benutzerdefinierte Listen können nur auf der Basis eines Wertes, das sind Zahlen,

Datum, Uhrzeit oder Text, erstellt werden; Zellfarben, Schriftfarbe oder Symbole werden nicht

beachtet.

Sortieren nach benutzerdefinierten Kriterien

Wir verwenden im nächsten Arbeitsschritt die zuvor erstellte benutzerdefinierte Liste, um die Sor-

tierung in der dort festgelegten Reihenfolge vorzunehmen:

1. Wählen Sie die betreffende Datenspalte aus oder markieren Sie eine Zelle in der entsprechenden

Ta be l le ns pa lte .

2. Klicken Sie dann auf die Registerkarte Start und dort in der Gruppe Bearbeiten auf den Befehl

Sortieren und Filtern.

3. Wählen Sie die Option Benutzerdefiniertes Sortieren. Es öffnet sich das Dialogfeld Sortieren.

4. Wählen Sie im Listenfeld Sortieren nach die gewünschte Spalte aus.

5. Klicken Sie auf das Auswahlfeld Reihenfolge und den Eintrag Benutzerdefinierte Liste.

6. Im Dialogfeld Benutzerdefinierte Listen markieren Sie die in der Tabelle erstellte Liste und bestä-

tigen dann zweimal mit der Befehlschaltfläche OK.

Sie erhalten nun die gewünschte Sortierung (siehe Abbildung 20.11 und Abbildung 20.13).

Praxisbeispiel: Sortieren von Daten in einer Gliederung

In der Arbeitsmappe Kap20.xlsx befindet sich das Arbeitsblatt KonsGrpe. Hier finden Sie eine konso-

lidierte, aber noch unsortierte Umsatztabelle mit automatischer Gliederung.

Abbildg. 20.14

Die konsolidierte und gegliederte Ausgangstabelle

HINWEIS

Kapitel 20

Daten sortieren

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Sie wollen die konsolidierten und gruppierten Daten in eine alphabetisch, aufsteigende Reihenfolge

bringen. Mit wenigen Handgriffen ist das erledigt.

1. Markieren Sie die Zelle B13 des Arbeitsblattes KonsGrpe und klicken Sie zunächst auf die Regis-

terkarte Start, dann in der Gruppe Bearbeiten auf den Befehl Sortieren und Filtern.

2. Wählen Sie dann Benutzerdefiniertes Sortieren und ergänzen folgende Angaben im Dialogfeld

Sortieren (siehe Abbildung 20.15):

Abbildg. 20.15

Die Einstellungen im Dialogfeld Sortieren

3.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche OK erfolgt die Sortierung in der Reihenfolge von A nach Z.

Sollte Groß- und Kleinschreibung bei der Sortierung beachtet werden, müssten Sie noch die ent-

sprechende Einstellung im Dialogfeld Sortieroptionen vornehmen.

Übrigens: Beim Sortieren von Zeilen, die Teil eine Gliederung sind, werden die

Gruppen der höchsten Ebene so sortiert, dass gruppierte Zeilen oder Spalten zusammengehal-

ten werden.

Sie wollen nun die Reihenfolge der Wochentage in der Umsatzliste von Montag bis Samstag umkeh-

ren, sodass der Samstag die erste Umsatzspalte darstellt. Gehen Sie dazu folgendermaßen vor:

1. Markieren Sie die Umsatzliste von D9 bis I41.

2. Klicken Sie auf die Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf den Befehl Sortieren und Fil-

tern und dort auf den Eintrag Benutzerdefiniertes Sortieren.

3. Klicken Sie auf die Schaltfläche Optionen, legen Sie die Orientierung Spalten sortieren fest und

bestätigen Sie mit OK.

4. Im Dialogfeld Sortieren ergänzen Sie dann folgende Angaben (siehe Abbildung 20.16):

PROFITIPP

Geben Sie grundsätzlich nur einzeilige Feldbeschriftungen ein. Wenn Sie zwingend mehrzeilige

Feldbeschriftungen (Überschriften) benötigen, fügen Sie in der Zeile einen Zeilenumbruch ein.

TIPP

PROFITIPP

Beim Sortieren innerhalb einer Gliederung schließen Sie die Überschrift gezielt von der Sortie-

rung aus. Standardmäßig wird sie in der Liste eingeschlossen und mitsortiert.

Sortieren nach benutzerdefinierten Kriterien

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Listenmanagement

Abbildg. 20.16

Die Einstellungen im Dialogfeld Sortieren für das Ändern der Wochentagsreihenfolge

5.

Klicken Sie anschließend noch einmal auf die Schaltfläche OK, um die Sortierung auszulösen.

Sortieren nach Zellenfarbe

Wenn Sie einen Tabellenbereich bzw. eine Tabellenspalte manuell oder durch bedingte Formatie-

rung nach Zellen- bzw. nach Schriftfarben farblich darstellen, haben Sie zusätzlich die Möglichkeit

auf der Basis dieser Farben eine Sortierung vorzunehmen.

1. Wählen Sie dazu einen Zellbereich aus (beispielsweise in der Übungstabelle Farbe).

2. Klicken Sie dann auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf Sortieren und Filtern

und danach auf den Befehl Benutzerdefiniertes Sortieren,

3. und ergänzen Sie folgende Angaben im Dialogfeld Sortieren (siehe Abbildung 20.17).

Abbildg. 20.17

Die Einstellungen im Dialogfeld Sortieren für das Sortieren nach Zellenfarbe

Nach dem Öffnen des Dialogfeldes wird die Zeile Sortieren nach angezeigt. Zuerst wählen Sie die

Spalte, dann den Sortiertyp und anschließend die Reihenfolge der Farben aus. Über die Schalt-

fläche Ebene hinzufügen fügen Sie so viele Zeilen im Dialogfeld ein, wie Sie Farben in den Daten

sortieren wollen. Achten Sie darauf, in jeder neuen Ebene die gleiche Auswahl für die Spalte und

die Reihenfolge (Oben/Unten) vorzunehmen. Sie können das ganz einfach erreichen, indem Sie

die Schaltfläche Ebene kopieren anklicken und für die neue Sortierebene lediglich die Farbe für

die Reihenfolge ändern.

4. Schließen Sie das Dialogfeld über die Schaltfläche OK.