Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Kapitel 21

Daten filtern

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Zur Auswertung bzw. Analyse von Datenbeständen werden selten alle Informationen einer Liste

benötigt. Häufig ist es völlig ausreichend, nur einen bestimmten Teil der Daten zur Verfügung zu

haben. Mit Microsoft Excel können Sie auf einfache Weise und im Handumdrehen spezifische

Informationen aus einer Liste herausfiltern. Unter Zuhilfenahme der Funktion AutoFilter werden

Positionen und Umfang der Liste automatisch ermittelt und die Spaltenüberschriften (Feldbezeich-

ner) mit Dropdown-Pfeilen versehen. Sobald Sie mit der Maus auf den Dropdown-Pfeil klicken,

werden die Elemente des Dialogfelds angezeigt. Aus dieser Liste wählen Sie dann gezielt das Element

aus, dessen Einträge Sie herausfiltern bzw. anzeigen wollen.

Mit Excel 2007 können Sie:

쐍 Im Handumdrehen Informationen aus einer Liste herausfiltern und anzeigen

쐍 Die Sicht auf wesentliche Daten begrenzen, um besser urteilen zu können

쐍 Daten mit Filtern auswählen und kopieren oder löschen

쐍 Daten mit Vorgaben vergleichen und in eine separate Liste übertragen

쐍 Komplexe Suchkriterien verwenden, um Daten aus einer Liste auszulesen

Der Blick aufs Wesentliche – Datensätze

filtern

Als Datenbasis für die Beispiele können Sie die Dateien Kap21_1.xlsx und Kap21_2.xlsx, die Sie

beide auf der CD-ROM zum Buch im Ordner \Buch\Kap21 finden, heranziehen.

Beim Filtern von Daten werden aus der gesamten Liste die Zeilen, die nicht angezeigt werden sollen,

ausgeblendet. Excel bietet Ihnen zur Handhabung folgende Möglichkeiten an:

쐍 Automatisches Filtern

쐍 Eingrenzendes Filtern

쐍 Filtern und löschen

쐍 Sortieren und filtern

쐍 Spezialfilter

Automatisches Filtern

Sie möchten wissen, welche Wertpapiere im Depot am Börsenplatz B (Feld Börse) notiert sind und

das Ergebnis als Liste anzeigen. Sie kommen rasch zur Lösung, wenn Sie folgendermaßen vorgehen:

1. Öffnen Sie die Datei Kap21_1.xlsx und aktivieren Sie das Arbeitsblatt Depot.

2. Markieren Sie innerhalb der Excel-Liste eine beliebige Zelle.

3. Klicken Sie in der Multifunktionsleiste auf der Registerkarte Start in der Gruppe Bearbeiten auf

den Befehl Sortieren und Filtern.

Automatisches Filtern

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Listenmanagement

Abbildg. 21.1

Der Befehl Sortieren und Filtern in der Registerkarte Start

4. Wählen Sie dann den Befehl Filtern. An alle Feldnamen (Spaltenüberschriften) werden jetzt

Dropdown-Pfeile angehängt (vgl. Abbildung 21.3).

Den Befehl zum Filtern von Daten finden Sie alternativ auch auf der Registerkarte

Daten in der Befehlsgruppe Sortieren und Filtern.

Abbildg. 21.2

Der Befehl Filtern auf der Registerkarte Daten

Abbildg. 21.3

Spaltenüberschriften mit Dropdown-Pfeilen (Ausschnitt)

5.

Klicken Sie jetzt auf den Dropdown-Pfeil im Feld Börse, damit alle Elemente dieser Spalte ange-

zeigt werden (Abbildung 21.4 linker Teil).

6. Dann wählen Sie als einzige aktive Auswahl den Buchstaben B. Die Auswahl geht am schnellsten,

wenn Sie zuerst (Alles auswählen) deaktivieren und danach das Häkchen in das Kontrollkästchen

vor dem Buchstaben B setzen (vgl. Abbildung 21.4 rechter Teil).

7. Nach einem Klick auf die Schaltfläche OK sehen Sie das Ergebnis in der gefilterten Liste.

Eine gefilterte Liste erkennen Sie immer an den unvollständigen Zeilennummern

und der Anzeige der Zeilenziffern in blauer Farbdarstellung. Das aktiv gefilterte Feld wird durch

ein kleines Filtersymbol auf der Schaltfläche des Dropdown-Pfeils gekennzeichnet.

HINWEIS

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