Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Kapitel 30

Excel und die anderen Office-Anwendungen

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Abbildg. 30.7

Diagramm-Objekte von Excel in Word und PowerPoint verwenden die gleichen Vorlagen

Ein Doppelklick auf das Objekt verrät später, dass es sich um ein Relikt aus Zeiten vor 2007 Office

System handelt und eine Konvertierung empfohlen wird.

Der Partner fürs Leben – Access

Nicht alle Anwendungen ergänzen sich so ideal wie Excel und Access. Das liegt vor allem an der

Gemeinsamkeit, Informationen in tabellarischen Strukturen aufzubewahren. Access tut das in einer

Datenbank mit so genannten Tabellen als Grundlage, aus denen heraus durch Abfragen eine flexible

Zusammenstellung von Informationen zu deren Bearbeitung bzw. Auswertung möglich ist. Auch

kann Access mit diesen Informationen (Stichwort: statistische Aggregat-Funktionen) rechnen –

doch Excel hat hier eher die Nase vorn. Das liegt auch daran, dass es für die meisten Nutzer beque-

mer (weil gewohnter) ist, ein Tabellenkalkulationsprogramm einzusetzen. Andererseits kennt Excel

Tabellen (im Sinne von Listen), in denen sich – ähnlich wie in Access – Datensätze anlegen lassen.

Jedoch besitzt Excel keinerlei Mechanismen (es sei denn, man erfindet mittels VBA das Rad neu) zur

flexiblen, effektiven und sicheren Verwaltung größerer Datenbestände. In einem solchen Fall ist

Access ein Muss.

Datenimport durch Abfragen

Die Aufbewahrung von Datensätzen in einer oder mehreren Tabellen von Access sperrt diese keines-

falls in dessen Umgebung ein. Sie können bequem auf solche Informationen (die auch in einem Fir-

mennetz liegen können) zugreifen, ohne Access am eigenen Arbeitsplatz installiert zu haben. Dieser

Zugriff kann, muss aber nicht, über Microsoft Query (eine Anwendung, die schon sehr lange

gemeinsam mit Excel ausgeliefert wird und auf Wunsch installiert werden kann) erfolgen.

Der Partner fürs Leben – Access

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Datenaustausch mit anderen

Anwendungen

Die nächsten Erläuterungen beziehen sich auf den Zugriff auf die Nordwind-Datenbank. Diese

Datenbank wird wohl nicht mehr in der bekannten Form mit Office ausgeliefert, sondern muss

unter Access aus der vorhandenen Vorlagendatei erstellt werden.

Haben Sie Access nicht installiert, können Sie eine kleine Datenbank namens Kap30_Adressen.accdb

nutzen, die Sie auf der CD-ROM zu diesem Buch im Ordner \Buch\Kap30 finden.

Beginnen Sie auf einem (möglichst) leeren Tabellenblatt Ihrer Wahl. Der Zugriff auf externen Daten

erfolgt über Befehle auf der Registerkarte Daten der Gruppe Externe Daten abrufen. Sie stellt drei

Varianten zur Auswahl:

쐍 Sie können sich für Aus Access entscheiden und bekommen nach Auswahl der entsprechenden

Datenbankdatei deren Tabellen und gespeicherte Abfragen aufgelistet (wie in der folgenden

Abbildung),

Abbildg. 30.8

Es werden Abfragen und Tabellen aus einer Access-Datenbank-Datei zur Nutzung angeboten

쐍 Sie können sich für Aus anderen Quellen und die damit verbundenen Zugriffsoptionen (die

unter anderem den Zugriff auf Access mittels Microsoft Query erlauben) entscheiden oder

쐍 Sie wählen eine bereits vorhandene Datenquellenverbindung aus.

Im ersten Fall ist es notwendig, dass alle Zugriffsmöglichkeiten bereits in der Datenbank selbst

geschaffen werden müssen.

Im zweiten Fall müssen Sie zwischen

쐍 Vom Datenverbindungs-Assistenten bzw.

쐍 Von Micros oft Query entscheiden.

Verbindungen, die der Datenverbindungsassistent erstellt, sind die, die im dritten Fall der Zugriffs-

varianten als vorhandene Datenquellenverbindungen gelistet werden.

Der Datenverbindungs-Assistent arbeitet im Falle von Access 2007 in folgenden Schritten, die für

andere Datenbankformate weitestgehend ähnlich verlaufen:

1. Im zuerst erscheinenden Dialogfeld (Abbildung 30.9) wählen Sie im Listenfeld den Eintrag Wei-

tere/erweiterte und gelangen dann zu einem Dialogfeld, welches zur Auswahl des so genannten

Providers, das ist ein Schnittstellendienst, der die Verbindungsaufnahme zwischen Excel und der

Datenquelle ermöglicht.

Kapitel 30

Excel und die anderen Office-Anwendungen

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Abbildg. 30.9

Die Wahl des Datenquellentyps erlaubt für Access neben dem »modernen« OLEDB auch das

»klassische« ODBC

2.

Dieses zweite Dialogfeld (Abbildung 30.10) hält auf der Registerkarte Provider den auf Access 12

zugeschnittenen Eintrag bereit, jedoch muss der Pfad zur Datenbank auf der Registerkarte Ve r-

bindung mit der Hand eingetragen werden.

Der beschriebene Weg ist nicht der einzige. So können Sie in Abbildung 30.9 bzw. in

Abbildung 30.10 auch den Dienst für ODBC-Treiber in Anspruch nehmen, der dann für MS Access

Databases den weiteren Weg zur Datenbank über Verbindungszeichenfolgen einstellen lässt.

Abbildg. 30.10

Die Qual der Wahl – Zugriffsdienste auf Datenbanken. Hier machen Übung und Erfahrung den

Meister.

HINWEIS

Der Partner fürs Leben – Access

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Datenaustausch mit anderen

Anwendungen

3. Wiederum wird eine Liste von Abfragen und Tabellen angeboten, von denen Sie eine für spätere

Zugriffe permanent auswählen können.

4. Sie werden gebeten, den Namen der Verbindung sowie eine eventuelle Erklärung hinzuzufügen

(Abbildung 30.11).

Abbildg. 30.11

Datenverbindungen werden in speziellen Dateien (Endung .odc für Office Data Connection)

hinterlegt, was einen komfortablen wiederholten Zugriff auf Datenbestände erlaubt

5.

Nach Fertigstellung der Verbindung müssen Sie im Dialogfeld Daten importieren (Abbildung

30.12) klären, wo und in welcher Form (Tabelle, PivotTable) die Daten »zu Papier« gebracht

werden sollen.

Abbildg. 30.12

Form und Platzierung externer Daten festlegen

Und »wie von Geisterhand« füllt sich das Blatt.