Microsoft Office Excel 2007 - Das Handbuch

Kapitel 8

Daten bei der Eingabe prüfen

342

Werte aus einer Liste verwenden

Auch die Verwendung einer Liste für die Überprüfung auf Gültigkeit ist möglich. Eine Liste kann

dabei

쐍 in Form einer Reihe von Werten, die jeweils durch ein Semikolon getrennt werden. Beispiel: mit

dem Eintrag Euro;Dollar;Yen können Sie aus einer Liste von Währungen auswählen.

쐍 als Bezug auf einen einzeiligen Bereich mit mehreren Spalten, z.B. =$B$5:$G$5

쐍 als Bezug auf einen einspaltigen Bereich mit mehreren Zeilen, z.B. =$A$1:$A$10

eingetragen werden.

Sollen nur wenige Werte für die Liste verwendet werden, ist das Eintragen im Feld Quelle sicher eine

gute Möglichkeit. Bequemer für die Erfassung und Pflege der Liste ist allerdings die Verwaltung in

einer Tabelle.

Zellbereich als Liste verwenden

Wenn Sie die Liste mit gültigen Werten in einer Tabelle verwalten, so hat dies einige Vorteile. Diese

Vorgehensweise ermöglicht Ihnen z.B.

쐍 eine unkomplizierte Pflege der Liste,

쐍 eine einfache Erweiterung und Änderung einzelner Werte,

쐍 die Möglichkeit der Verwendung von importierten Daten,

쐍 die Möglichkeit der Verwendung beliebiger Funktionen.

Hierzu ein Beispiel: Legen Sie für den Eingabebereich B3:B12 eine Datenüberprüfung fest. Die Liste

gültiger Werte steht bereits im Bereich D3:D6 (vgl. Abbildung 8.12). Zeigen Sie eine Fehlermeldung

für fehlerhafte Daten und eine Eingabemeldung an.

Das gezeigte Beispiel finden Sie in der Tabelle Liste in der Beispieldatei Kap08.xlsx im Ordner

\Buch\Kap08 auf der CD-ROM zum Buch.

Um eine Liste für die Datenüberprüfung festzulegen, sind folgende Schritte durchzuführen:

1. Markieren Sie den Bereich, für den die Datenüberprüfung durchzuführen ist, also B3:B12.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Daten in der Gruppe Datentools auf die Schaltfläche Datenüber-

prüfung.

3. Wechseln Sie im nun angezeigten Dialogfeld zur Registerkarte Einstellungen und wählen Sie im

Listenfeld Zulassen den Eintrag Liste.

4. Klicken Sie in das Eingabefeld Quelle und markieren Sie den Listenbereich in der Tabelle (siehe

Abbildung 8.11).

5. Wechseln Sie zur Registerkarte Eingabemeldung und geben Sie die Eingabemeldung ein.

6. Wechseln Sie zur Registerkarte Fehlermeldung und geben Sie eine aussagekräftige Fehlermeldung

ein.

7. Beenden Sie die Definition mit der Schaltfläche OK.

Werte aus einer Liste verwenden

343

Daten und Formeln eingeben

Abbildg. 8.11

Werte einer Liste für die Datenüberprüfung verwenden

Wenn Sie das Kontrollkästchen Zellendropdown aktivieren, können Sie die Dateneingabe vereinfa-

chen. Ist dieses Kontrollkästchen aktiviert, kann die Dateneingabe über ein Auswahlfeld erfolgen,

das geöffnet werden kann, wenn die Zelle aktiviert wird. Sie wählen hier den gewünschten Eintrag

mit einem Mausklick aus. Die maximale Anzahl von 32.767 Elementen, die im Zellendropdown

angezeigt werden können, sollte ausreichen. Wohlgemerkt, eine Liste mit gültigen Daten kann auch

mehr Werte enthalten.

Abbildg. 8.12

Ist die Zelle ausgewählt, kann aus dem Dropdown-Feld ein Wert ausgewählt werden

PROFITIPP

Wenn es Ihnen lediglich um die bequeme Auswahl von Einträgen über eine Liste geht, aber auch

Werte zugelassen sein sollen, die nicht in der Liste stehen, schließen Sie zusätzlich eine Leerzelle

in den Listenbereich ein. Im Beispiel aus Abbildung 8.12 wäre das der Bereich D3:D9. Im Gegen-

satz zur Dropdown-Auswahlliste (bei der oberhalb eingetragene Werte aufgelistet werden, vgl.

Kapitel 4) können Sie damit jedoch die Auswahl selbst festlegen.