Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Kapitel 12

Optimale Zeitplanung mit dem Kalender

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9. Haben Sie sich für eine Besprechungsanfrage entschieden, wird diese nun für die gewählte Uhr-

zeit erstellt. Geben Sie den Betreff und bei Bedarf zusätzliche Informationen ein, wählen Sie

Zusatzoptionen oder hängen Sie bei Bedarf Dokumente an. Klicken Sie dann auf Senden. Der

Vorgang verläuft nun wie bei Besprechungen. Haben Sie sich hingegen für eine E-Mail-Nach-

richt entschieden, öffnet sich eine neue Nachricht mit dem Namen des Gruppenzeitplans als

Betreff. Empfänger sind außerdem die Gruppenmitglieder. Geben Sie den Nachrichtentext ein

und klicken Sie auf Senden.

10. Wechseln Sie dann zum Dialogfeld des Gruppenzeitplans und klicken Sie auf die Schaltfläche

Speichern & schließen, um Ihre Änderungen zu übernehmen.

Haben Sie eine Besprechungsanfrage für den Gruppenzeitplan versendet, werden

die Ergebnisse nun in Ihrem Posteingang gesammelt. Der angefragte Termin wird außerdem in

Ihren Kalender eingetragen. Öffnen Sie den Termin per Doppelklick und betrachten Sie auf der

Registerkarte Status, wie die eingeladenen Teilnehmer reagiert haben.

Gruppenzeitpläne betrachten

Um einen Gruppenzeitplan zu betrachten, klicken Sie in der Outlook-Symbolleiste auf die Schaltflä-

che Gruppenzeitpläne anzeigen. Im Dialogfeld Gruppenzeitpläne, das sich nun öffnet, markieren Sie

den Gruppenzeitplan und wählen Sie dann die Schaltfläche Öffnen. Der Gruppenzeitplan wird nun

angezeigt. Wählen Sie die Schaltfläche Abbrechen, um ihn wieder zu schließen oder die Schaltfläche

Speichern & schließen, falls Sie Änderungen vorgenommen haben, die Sie übernehmen wollen.

Gruppenzeitpläne löschen

Um einen Gruppenzeitplan zu betrachten, klicken Sie in der Outlook-Symbolleiste auf die Schaltflä-

che Gruppenzeitpläne anzeigen. Im Dialogfeld Gruppenzeitpläne, das sich nun öffnet, markieren Sie

den Gruppenzeitplan und wählen Sie dann die Schaltfläche Löschen. Bestätigen Sie die Abfrage, ob

Sie den Gruppenzeitplan endgültig löschen wollen, mit Ja. Schließen Sie das Dialogfeld Gruppenzeit-

pläne über die Schaltfläche Abbrechen.

Termine suchen und sortieren

In Outlook können Sie Termine nach dem Betreff, dem Ort und für Besprechungen nach den Teil-

nehmern suchen. Reichen Ihnen diese Kriterien nicht aus, können Sie die erweiterte Suche nutzen,

über die Sie den Inhalt jedes Terminfelds als Suchkriterium verwenden können. Die Organisation

von Terminen ist nicht mehr nur auf die Zuordnung zu Kategorien und die Auswahl und Definition

von Ansichten beschränkt, sondern Sie können auch Beschriftungen anbringen. Insbesondere die

Benutzung von Kategorien erweist sich als nützlich, wenn Sie an mehreren Projekten oder überge-

ordneten Dingen arbeiten. Legen Sie für jedes Projekt eine Kategorie an, können Sie bequem alle

Einzeltermine den Kategorien zuordnen und leicht feststellen, welche Fortschritte Sie machen.

Termine, Ereignisse und Besprechungen suchen

Wissen Sie einmal nicht mehr, wann ein bestimmter Termin, eine Besprechung oder ein Ereignis

stattfinden soll, können Sie ihn bequem über die Sofortsuche finden. Gehen Sie dazu wie folgt vor.

HINWEIS

Termine suchen und sortieren

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Termin- und Aufgabenplanung

1. Öffnen Sie den Kalender über die gleichnamige Schaltfläche im Navigationsbereich.

2. Geben Sie dann in das Feld Kalender durchsuchen die komplette Terminbezeichnung oder einen

Teil davon ein und drücken Sie die

(¢)-Taste.

3. Im Kalender werden nun alle Termine und Besprechungen mit dem gesuchten Betreff aufgelistet

(siehe Abbildg. 12.36).

Abbildg. 12.36

Einen Termin über die Suchleiste suchen

4.

Klicken Sie doppelt auf den gewünschten Termin oder auf die Besprechung, um das Element zu

öffnen und die zugehörigen Details zu betrachten. Schließen Sie das Element anschließend wie-

der.

5. Benötigen Sie das Ergebnis der Suche nicht mehr, klicken Sie auf die Schaltfläche Suche löschen

am rechten Feldrand.

Den Abfrage-Generator für die Suche erweitern

Benötigen Sie weitere Felder für die Suche, können Sie den Abfrage-Generator mit einem Mausklick

erweitern. Gehen Sie dazu wie folgt vor:

1. Öffnen Sie den Ordner Kalender mit einem Mausklick auf die gleichnamige Schaltfläche im

Navigationsbereich.

2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abfrage-Generator erweitern rechts neben dem Feld Kalender

durchsuchen.

3. Geben Sie nun den Betreff, den Text oder die Organisation in das jeweils dafür vorgesehene Feld

ein oder wählen Sie über die Abwärtspfeile weitere Kriterien aus. Während der Texteingabe wer-

den alle Suchergebnisse angezeigt, die die eingegebene Buchstabenfolge enthalten.

4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Abfrage-Generator reduzieren, um den Abfrage-Generator wieder

auszublenden und auf Suche löschen, um das Suchergebnis zu löschen.

Termine nach verschiedenen Kriterien

betrachten und sortieren

Wie Sie bereits im Abschnitt »Terminserien planen« weiter vorne in diesem Kapitel gesehen haben,

können Sie auch die Kalenderansicht nach verschiedenen Kriterien anordnen und sich so rasch

einen Überblick über eine bestimmte Art von Terminen verschaffen, den die Tages-/Wochen-/

Monatsansicht nicht bietet.