Microsoft Office Outlook 2007 - Das Handbuch

Kapitel 15

Notizen und Journal

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Im Ordner Notizen können Sie alles sammeln, was sich nicht als Aufgabe festlegen lässt, was Sie

jedoch nicht vergessen wollen. Viele Leute bringen zu diesem Zweck bunte Haftnotizen an Ihrem

Computermonitor an. Diese können jedoch abfallen und verloren gehen. Dasselbe Schicksal kann

auch andere Formen von Notizen ereilen, die Sie auf irgendwelchen Zetteln auf Ihrem Schreibtisch

vornehmen, die dann auf mysteriöse Weise verschwinden. Die Outlook-Notizen sind zwar nicht

weniger »unordentlich« als Notizzettel aus Papier, sie gehen jedoch nicht verloren, solange sie nicht

explizit gelöscht werden.

Im Journal werden Aktivitäten, die Sie mit Outlook durchführen, auf einer Zeitskala zum Zeitpunkt

ihres Auftretens erfasst. Dazu gehören jedoch nicht nur Termine, Aufgaben und empfangene und

gesendete E-Mail-Nachrichten, sondern Sie können auch Aktivitäten im Zusammenhang mit Kon-

takten und Office-Dokumenten aufzeichnen lassen.

Notizen erstellen

Sind Sie ein Freund von Haftnotizen, werden Sie von der Funktion »Notizen« begeistert sein. Im

Ordner Notizen können Sie alles sammeln, was sich nicht als Aufgabe festlegen lässt, was Sie jedoch

nicht vergessen wollen.

Notizen erfassen

Notizen können Sie in jedem Ordner erfassen. Sie werden jedoch im Ordner Notizen gesammelt.

Gehen Sie wie folgt vor, um eine neue Notiz zu erfassen.

1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Notizen, um den gleichnamigen Ordner

zu öffnen. Im Gegensatz zu allen übrigen Ordnern erwartet Sie hier ein leeres Feld.

2. Erstellen Sie nun eine neue Notiz über die Schaltfläche Neu in der Outlook-Symbolleiste. Es öff-

net sich ein gelbes Dialogfeld, das einer Haftnotiz ähnlich sieht (siehe Abbildg. 15.1). Diese gelbe

Notiz ist zunächst leer. Geben Sie die Notiz direkt ein. Sinnvoll ist es, in der ersten Zeile einen

kurzen Betreff einzugeben.

Abbildg. 15.1

Eine neue Notiz erstellen

Am unteren Rand sehen Sie das Datum und die Uhrzeit. Über die Schaltfläche in

der rechten oberen Ecke können Sie die Notiz schließen und über die Schaltfläche in der linken

oberen Ecke die Notiz speichern, drucken und Ähnliches.

TIPP

Notizen erstellen

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Nützliche Zusatzfeatures

3. Drücken Sie bei Bedarf die (¢)-Taste und geben Sie weiteren Text ein. Eine Notiz kann auch

mehrere Textabsätze enthalten. Sie sollten jedoch keine Romane schreiben.

4. Wollen Sie die Notiz einer Kategorie zuweisen, klicken Sie auf die Schaltfläche in der linken obe-

ren Ecke, zeigen Sie im Systemmenü auf Kategorisieren und wählen Sie die gewünschte Kategorie

aus.

5. Um eine Notiz einem Kontakt zuzuweisen, klicken Sie auf die Schaltfläche in der linken oberen

Ecke und wählen im Systemmenü den Befehl Kontakte aus. Geben Sie den Kontakt in das Dia-

logfeld Kontakte für Notiz ein oder wählen Sie ihn über die Schaltfläche Kontakte aus und bestä-

tigen Sie Ihre Auswahl mit einem Mausklick auf die Schaltfläche Schließen.

6. Klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche in der rechten oberen Ecke, um die Notiz zu schließen

und dabei zu speichern (siehe Abbildg. 15.2).

Abbildg. 15.2

Die fertige Notiz im Ordner Notizen

Schließen Sie eine Notiz, bevor Sie Text eingegeben haben, bleibt der Ordner

Notizen leer.

Notizen in einem beliebigen Ordner erfassen

Da es sich bei Notizen in der Regel um Dinge handelt, die Ihnen während der Arbeit durch den Kopf

gehen, und die möglicherweise mit der aktuellen Tätigkeit nichts zu tun haben, ist es etwas langwie-

PROFITIPP

Die geöffnete Notiz können Sie beliebig am Bildschirm verschieben und wie Haftnotizen in

eine Ecke des Bildschirms »kleben«. Klicken Sie dazu auf den blauen Balken am oberen Rand

und ziehen Sie die Notiz mit gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Zielposition.

HINWEIS